Một cuộc khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên được thiết kế tốt sẽ cung cấp một cái nhìn chính xác về tâm trạng và tinh thần tổng thể của mọi người trong công ty của bạn. Các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên là loạt các câu hỏi cung cấp thông tin chi tiết về cách mọi người trải nghiệm môi trường làm việc của họ và cảm nhận tích cực của họ về bức tranh toàn cảnh của công ty. Mục tiêu chính của cuộc khảo sát là tìm hiểu và cải thiện trải nghiệm của nhân viên tại công ty. Điều này cho phép bạn xác định bất kỳ vấn đề nào và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để giữ cho nhân viên của bạn hài lòng.
Hoạt động khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên là gì?
Hoạt động khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên chính là quá trình tập hợp, ghi chép, phân tích các ý kiến của nhân viên đối với một số vấn đề có liên quan đến công ty thông qua bảng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.
Tương tự như các nhân viên khảo sát thị trường, doanh nghiệp xem người lao động chính là khách hàng quan trọng của mình. Doanh nghiệp luôn muốn tìm hiểu và phân tích các vấn đề có liên quan đến họ, từ đó có những sự điều chỉnh các chính sách, chế độ sao cho phù hợp hơn.
Hoạt động khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên sẽ được thực hiện thông qua bảng khảo sát với bộ câu hỏi liên quan đến trải nghiệm với môi trường làm việc mà họ đang làm việc.
Tầm quan trọng của việc khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
Bộ câu hỏi về mức độ hài lòng của nhân viên là bước đầu quan trọng để hình thành hiểu biết đầy đủ hơn về đội nhóm của bạn, nó có thể đóng một vai trò quan trọng trong cách bạn điều hành công việc kinh doanh hàng ngày. Một cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên được cân nhắc kỹ lưỡng có thể giải quyết nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:
- Giữ chân nhân viên
- Phát triển sự nghiệp
- Tập huấn
- Văn hóa công ty
Mặc dù nhân viên hài lòng không có nghĩa là họ sẽ chuyển sang làm việc ở mức hiệu suất cao hơn, nhưng một cuộc khảo sát về mức độ hài lòng có thể giúp bạn hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, họ đang cảm thấy thế nào khi làm việc tại đây, họ có kỳ vọng gì về công ty hoặc về sự nghiệp cá nhân, v.v… Từ đó, bạn có thể xem xét các phương hướng để phát huy những điểm đã tốt và cải thiện những điểm chưa ổn tại doanh nghiệp.
Tổng quan về bảng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
Bảng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên chính là bảng câu hỏi sử dụng bộ câu hỏi được thiết kế riêng với mục đích giúp nhà quản lý có thể đo lường cảm giác trọn vẹn công việc của nhân viên. Đó có thể là:
- Chế độ lương thưởng
- Mức độ cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Quản lý môi trường làm việc tại công ty
- Mối quan hệ xung quanh giữa đồng nghiệp và xếp,…
Sử dụng bảng khảo sát chính là cách hiệu quả để công ty có thể thu thập phản hồi từ nhân viên. Từ đó, giúp họ có thể hiểu được những gì đang hoạt động cũng như cần phải cải thiện để duy trì hoặc tăng mức độ hài lòng của nhân viên mình. Và sẽ có những cải thiện tích cực trong môi trường làm việc, mang lại nhiều lợi ích.
Cách lập bảng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
Xác định mục tiêu
Để có thể xây dựng bảng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, đầu tiên chúng ta cần phải xác định được mục tiêu của việc làm này. Có nghĩa là bạn cần đặt mục tiêu cụ thể mà mình muốn đạt được thông qua bảng khảo sát.
Một số mục tiêu phổ biến của các cuộc khảo sát như:
- Đo lường mức độ gắn kết của nhân viên
- Đánh giá sự hài lòng trong công việc
- Xác định lĩnh vực cần cải thiện theo dõi các thay đổi theo thời gian,…
Bằng cách xác định rõ ràng những mục tiêu như thế này, thì bạn có thể tạo cho mình một cuộc khảo sát giải quyết các mối quan tâm cụ thể và cung cấp dữ liệu hữu ích. Đồng thời, bạn nên xem xét rõ về phạm vi khảo sát. Ví dụ: khảo sát tất cả nhân viên hay chỉ một bộ phận hoặc vai trò công việc nhất định. Như vậy, bạn có thể tạo ra một cuộc khảo sát tập trung hơn, phù hợp với mục tiêu cụ thể của mình.
Chọn hình thức khảo sát
Khi bạn đã xác định mục tiêu của mình rõ ràng. Tiếp theo, bạn cần lựa chọn phương pháp khảo sát. Sẽ có một số hình thức khảo sát khác nhau gồm: trực tuyến, khảo sát trên giấy, qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp.
- Khảo sát trực tuyến là phương pháp phổ biến nhất vì sự thuận tiện và dễ dàng phân phối cho số lượng nhân viên. Bạn cũng có thể tùy chỉnh nhiều loại câu hỏi khác nhau, chẳng hạn như trắc nghiệm, câu trả lời mở, thang đo Likert,…
- Khảo sát trên giấy là lựa chọn để phân phối và thu thập thông tin nhưng tiêu tốn nhiều thời gian hơn.
- Khảo sát qua điện thoại ít phổ biến hơn nhưng có thể hữu ích để thu thập dữ liệu với những nhân viên không có quyền truy cập thường xuyên.
- Phỏng vấn trực tiếp có thể cung cấp nhiều dữ liệu chuyên sâu hơn nhưng có thể tốn nhiều thời gian và chi phí hơn.
Chuẩn bị phần câu hỏi
Bước tiếp theo chính là chuẩn bị câu hỏi. Những câu hỏi sẽ phụ thuộc vào mục tiêu của cuộc khảo sát và loại thông tin mà bạn đang thu thập. Bạn nên tập trung vào việc tạo ra các câu hỏi rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
Bạn cần tránh các câu hỏi thiên vị hoặc mang tính dẫn dắt có thể ảnh hưởng đến câu hỏi trả lời của nhân viên. Để có thể làm được điều này thì cần đảm bảo các câu hỏi bạn được diễn đạt một cách khách quan, tránh câu hỏi nước đôi về nhiều chủ đề cùng một lúc.
Thiết kế bảng khảo sát
Sau khi đã chuẩn bị các câu hỏi, bạn sẽ tiến hành thiết kế bảng khảo sát. Bạn cần tạo một cuộc khảo sát hấp dẫn, trực quan về dễ dàng điều hưởng. Bạn nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, tránh sử dụng các biệt ngữ kỹ thuật hoặc thuật ngữ khó hiểu.
Cần xem xét độ dài bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên. Một cuộc khảo sát quá dài có thể khiến nhân viên mệt mỏi hay mất hứng thú. Bạn cần chú ý đến trình tự của câu hỏi. Bạn nên bắt đầu với những câu hỏi dễ, sau đó chuyển sang những câu hỏi phức tạp hơn.
Lựa chọn công cụ khảo sát
Hiện nay, có nhiều công cụ khác nhau để bạn có thể lựa chọn và tạo cho mình bảng câu hỏi khảo sát với mức độ hài lòng của nhân viên như: Typeform, SurveyMonkey, Google Forms và Qualtrics.
Mỗi công cụ sẽ có những ưu và nhược điểm riêng, nhằm hỗ trợ bạn có thể tạo các khảo sát rõ ràng, chi tiết, thuận tiện trong việc thu thập thông tin.
- Typeform có giao diện thân thiện với người dùng, cung cấp nhiều tùy chọn. Bạn có thể thêm hình ảnh, video, GIF vào các câu hỏi của mình. Điều này giúp cuộc khảo sát thú vị hơn.
- SurveyMonkey là công cụ để tạo khảo sát trực tuyến. Nó như thư viện lớn để lựa chọn và cung cấp nhiều loại câu hỏi. Bao gồm các câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi mở, thang đánh giá. Đây là công cụ miễn phí và thân thiện với người dùng.
- Qualtrics là một công cụ khảo sát nâng cao được sử dụng tại các doanh nghiệp và nhà nghiên cứu. Nó cung cấp nhiều tính năng nâng cao như logic phân nhánh,… Tuy nhiên, nó cũng phức tạp và cần thời gian để học.
Triển khai khảo sát
Bước này cần thực hiện quá trình triển khai bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên. Nó có sự liên quan đến việc xác định đối tượng mục tiêu và chọn phương pháp khảo sát phù hợp và thiết lập thời gian hoàn thành khảo sát.
Điều quan trọng là cần xem xét đối tượng mục tiêu và cách tiếp cận một cách hiệu quả như email, mạng xã hội, web công ty. Bạn cũng có thể thiết lập kế hoạch khuyến khích hoặc phần tương lai khi hoàn thành khảo sát giúp tăng tỷ lệ phản hồi và tham gia từ nhân viên.
Phân tích kết quả
Sau khi đã tiến hành khảo sát và lấy ý kiến thì cuối cùng chính là quá trình phân tích kết quả đã khảo sát. Cần xem xét và giải thích dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên. Từ đó, xác định được xu hướng và mô hình cũng như việc rút ra kết luận dựa trên dữ liệu.
Dữ liệu khảo sát có thể được phân tích bằng các phương pháp thống kê khác nhau như mô tả, suy luận và các công cụ trực quan hóa dữ liệu. Việc phân tích nhằm mục đích trả lời những câu hỏi và mục tiêu nghiên cứu đã được thiết lập trước đó.
Cần xem xét mọi hạn chế hoặc sai lệch trong dữ liệu được thu thập để đảm bảo kết quả chính xác và có ý nghĩa. Quá trình phân tích hoàn thành, những phát hiện có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định hoặc khuyến nghị sáng suốt cho công ty.
Việc lập bảng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của đội ngũ nhân sự. Qua đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các chính sách tuyển dụng và phúc lợi để giữ chân nhân tài, đặc biệt tại các khu vực có thị trường lao động cạnh tranh như tuyển dụng Gò Vấp, tuyển dụng Nha Trang, việc làm Phú Quốc, việc làm Quận 7, và việc làm Vũng Tàu. Một bảng khảo sát chi tiết và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động.
Các câu hỏi phổ biến để khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
Câu hỏi thông tin chung
- Tuổi tác
- Giới tính
- Trình độ học vấn
- Thời gian gắn bó với công ty
- Bộ phận hoặc chức danh công việc
- Địa điểm làm việc
Câu hỏi khảo sát
Một số câu hỏi khảo sát có thể tham khảo như:
- Bạn có cảm thấy khối lượng công việc của mình có thể quản lý được không?
- Bạn có cơ hội phát triển nghề nghiệp của mình không?
- Bạn có cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa không?
- Bạn có cảm thấy ý kiến và quan điểm của mình được đánh giá cao và được cân nhắc không?
- Bạn có hài lòng với mức độ giao tiếp trong nhóm và với cấp trên của mình?
- Bạn có cảm thấy công việc hiện tại phù hợp với kỹ năng và năng lực của mình không?
- Bạn có cảm thấy mình cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống cá nhân không?
- Bạn có hài lòng với chế độ lương thưởng và phúc lợi của mình không?
- Bạn có cảm thấy được hỗ trợ bởi người quản lý của mình hay không?
- Nhóm của bạn làm việc cùng nhau và giao tiếp tốt như thế nào?
Hình thức trả lời câu hỏi trong bảng khảo sát
Có hai hình thức trả lời câu hỏi thường được áp dụng cho mẫu khảo sát sau:
Hình thức trả lời tự do
Nhân viên sẽ được viết theo suy nghĩ của mình, chỉ giới hạn số chữ. Cách trả lời này có ưu điểm là giúp doanh nghiệp hiểu rõ về người lao động. Tuy nhiên, hình thức này rất khó số hóa cũng như lập biểu đồ phân tích.
Hình thức trả lời theo lựa chọn
Đây là hình thức trả lời câu hỏi được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi sự đơn giản trong việc tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả khảo sát. Cách trả lời này gồm 2 dạng là yes/no và đánh giá theo thang điểm Likert.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên cũng như cách lập bảng chi tiết. Hy vọng bài viết đã mang đến bạn những thông tin thú vị, giúp ích được bạn trong việc quản lý, xây dựng doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé!
Xem thêm: Quản lý hiệu quả hơn bằng 17 cách thức gắn kết nhân viên
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
