OJT là gì? Các bước triển khai và cách áp dụng OJT hiệu quả

Với các doanh nghiệp, việc phát triển nguồn lực đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. OJT hay còn gọi là đào tạo tại chỗ, là một phương pháp đào tạo hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng để nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên ngay tại nơi làm việc. Bài viết này sẽ đi sâu tìm hiểu về OJT là gì? Quy trình thực hiện và cách áp dụng hiệu quả để mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp và nhân viên.

OJT là gì?

Định nghĩa

OJT là gì? OJT là viết tắt của cụm từ “On-the-Job Training” hay còn gọi là đào tạo tại chỗ, là một phương pháp đào tạo nhân viên trực tiếp tại nơi làm việc. Trong OJT, nhân viên sẽ được học hỏi và thực hành dưới sự hướng dẫn, giám sát của những người có kinh nghiệm, giúp họ nhanh chóng nắm bắt kiến thức, kỹ năng và áp dụng vào công việc thực tế một cách hiệu quả.

 So sánh giữa OJT và Internship

OJT (On-the-Job Training) và Internship (Thực tập) là hai hình thức đào tạo thực tế phổ biến, nhưng lại có những đặc điểm riêng biệt. OJT thường tập trung vào việc đào tạo các kỹ năng thực tế cho nhân viên mới hoặc nhân viên cần nâng cao năng lực, trong khi Internship hướng đến việc cung cấp cho sinh viên và người mới ra trường cơ hội trải nghiệm môi trường làm việc thực tế. Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai hình thức này, bạn có thể tham khảo bảng so sánh chi tiết dưới đây.

Phân loại OJT

Đào tạo tại chỗ (On-the-job Training – OJT) được chia thành nhiều loại khác nhau, giúp doanh nghiệp đa dạng hóa phương pháp đào tạo và đáp ứng nhu cầu học tập của từng cá nhân. Có thể phân loại OJT thành hai nhóm chính và bốn loại cơ bản như sau:

Nhóm OJT liên quan đến cấu trúc

Đào tạo tại chỗ (OJT) có thể được chia thành hai hình thức chính: OJT có cấu trúc và OJT không cấu trúc. Mỗi hình thức này có những đặc điểm riêng biệt, phù hợp với từng mục tiêu đào tạo và đối tượng nhân viên khác nhau.

• Structured OJT – OJT có cấu trúc: là một chương trình đào tạo có kế hoạch chi tiết và được quản lý chặt chẽ. Với Structured OJT, quá trình học tập của nhân viên sẽ được định hướng rõ ràng, đảm bảo hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Unstructured OJT – OJT không cấu trúc: là hình thức đào tạo linh hoạt, nơi nhân viên mới được học hỏi trực tiếp từ những người có kinh nghiệm trong công việc. Thay vì theo một kế hoạch chi tiết, việc đào tạo diễn ra một cách tự nhiên, dựa trên nhu cầu thực tế và tình hình công việc. Nhờ đó, nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt được các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc.

Nhóm OJT liên quan đến sự kết hợp

Để phù hợp với từng nhu cầu đào tạo, OJT được chia thành hai hình thức chính: OJT độc lập và OJT kết hợp. Mỗi hình thức mang đến những ưu điểm riêng biệt và phù hợp với các đối tượng học viên khác nhau.

• OJT độc lập – Standalone OJT: là một hình thức đào tạo tại chỗ mà nhân viên chủ động học hỏi và thực hành công việc một cách tự lập. Thay vì được hướng dẫn trực tiếp bởi một người cố vấn, nhân viên sẽ tự mình tìm hiểu thông qua việc quan sát đồng nghiệp, tham khảo tài liệu hoặc thực hành trực tiếp trên công việc.
• OJT kết hợp – Blended learning OJT: là phương pháp đào tạo linh hoạt kết hợp giữa đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc (OJT truyền thống) và các hình thức học tập trực tuyến hoặc qua tài liệu. Điều này có nghĩa là nhân viên không chỉ được hướng dẫn trực tiếp bởi đồng nghiệp hoặc quản lý mà còn được cung cấp các tài liệu học tập, video hướng dẫn, hoặc tham gia các khóa học trực tuyến để bổ sung kiến thức và kỹ năng.

Mục tiêu của OJT là gì?

OJT mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Mục tiêu chính của OJT bao gồm:

Nâng cao kiến thức và kỹ năng thực tế cho nhân viên

OJT giúp nhân viên học hỏi và áp dụng kiến thức, kỹ năng trực tiếp vào công việc, nâng cao hiệu quả làm việc và nhanh chóng hòa nhập môi trường mới. Nhân viên có cơ hội thực hành kỹ năng mới, tự tin hơn và hoàn thành tốt nhiệm vụ. OJT cũng phát triển kỹ năng tư duy phản biện, giải quyết vấn đề và giao tiếp trong công việc.

Tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Nhân viên có đầy đủ kiến thức và kỹ năng làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và lãng phí, góp phần nâng cao năng suất doanh nghiệp. OJT giảm thời gian đào tạo, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Nhân viên có kỹ năng tốt tạo ra sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh.

Cách quản lý nhân viên tăng năng suất cao mà nhà quản lý nên biết

Nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn kết của nhân viên

OJT giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và phát triển, nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn kết với doanh nghiệp. Nhân viên hài lòng với công việc và có động lực cống hiến nhiều hơn. Môi trường làm việc tích cực và gắn kết thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp.

Phát triển nguồn nhân lực bền vững

OJT là phương pháp đào tạo hiệu quả và tiết kiệm chi phí, giúp doanh nghiệp phát triển nguồn nhân lực bền vững. Doanh nghiệp chủ động đào tạo nhân viên theo nhu cầu công việc, đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu thị trường. OJT nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài.

Mục tiêu của OJT

Quy trình thực hiện OJT – On the job training

Để thực hiện OJT hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau:

Xác định nhu cầu đào tạo

Phân tích nhu cầu đào tạo dựa trên mục tiêu chiến lược, yêu cầu công việc, và năng lực hiện tại của nhân viên. Xác định rõ đối tượng, nội dung cụ thể và thời gian đào tạo phù hợp. Chọn phương pháp OJT phù hợp với mục tiêu và đối tượng đào tạo.

Lập kế hoạch đào tạo

Xác định mục tiêu cụ thể cho chương trình OJT. Lập kế hoạch chi tiết bao gồm:

• Nội dung đào tạo: Phân chia thành các chủ đề nhỏ, cụ thể.
• Phương pháp giảng dạy: Sử dụng hướng dẫn trực tiếp, thực hành, thảo luận nhóm,…
• Tài liệu đào tạo: Chuẩn bị tài liệu rõ ràng, dễ hiểu.
• Lịch trình đào tạo: Lập lịch trình cụ thể, chi tiết.
• Ngân sách đào tạo: Dự trù chi phí tài liệu, giáo trình,…
• Phân công nhiệm vụ: Phân công cho các bên liên quan.

Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp

Chọn người có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và kỹ năng truyền đạt tốt. Người hướng dẫn cần truyền cảm hứng, tạo động lực, có thái độ tích cực, kiên nhẫn và sẵn sàng hỗ trợ.

Xác định những công cụ cần thiết

Để quá trình đào tạo tại chỗ diễn ra hiệu quả, việc chuẩn bị đầy đủ các công cụ, tài liệu và trang thiết bị là vô cùng quan trọng. Từ những tài liệu hướng dẫn chi tiết, bài giảng sinh động đến các công cụ thực hành chuyên dụng, tất cả đều đóng vai trò then chốt trong việc truyền đạt kiến thức và kỹ năng cho nhân viên.

Thực hiện đào tạo

Tạo môi trường học tập thoải mái, khuyến khích đặt câu hỏi. Sử dụng đa dạng phương pháp giảng dạy để tăng hiệu quả. Theo dõi tiến độ học tập của nhân viên, cung cấp hỗ trợ kịp thời và đánh giá hiệu quả đào tạo thường xuyên.

Đánh giá hiệu quả đào tạo

Sử dụng phương pháp đa dạng như bài kiểm tra, khảo sát, đánh giá của người hướng dẫn và tự đánh giá của học viên. Phân tích kết quả để xác định điểm mạnh, điểm yếu của chương trình và đề xuất giải pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả đào tạo.

Quy trình thực hiện OJT

Các phương pháp OJT phổ biến

Dưới đây là các phương pháp OJT phổ biến hiện nay

Đào tạo trực tiếp (job shadowing)

Nhân viên mới theo dõi và học hỏi từ người có kinh nghiệm khi họ thực hiện công việc hàng ngày. Phương pháp này giúp nhân viên nắm bắt nhanh chóng quy trình và kỹ năng thực tế.

Đào tạo bằng cách hướng dẫn (coaching)

Người hướng dẫn trực tiếp kèm cặp, cung cấp chỉ dẫn và phản hồi cho nhân viên. Phương pháp coaching tập trung vào việc phát triển kỹ năng cụ thể và khuyến khích sự tự tin, cải thiện hiệu suất làm việc.

Đào tạo bằng cách giao nhiệm vụ (project-based learning)

Nhân viên được giao thực hiện các dự án thực tế để phát triển kỹ năng và kiến thức. Phương pháp này khuyến khích sự sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng làm việc độc lập.

Đào tạo trực tuyến (e-learning)

Nhân viên học tập thông qua các khóa học trực tuyến, video hướng dẫn, và tài liệu điện tử. Phương pháp này linh hoạt về thời gian và địa điểm, phù hợp với nhân viên có lịch trình bận rộn hoặc làm việc từ xa.

Ưu điểm và nhược điểm của OJT là gì? 

OJT là một phương pháp đào tạo hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng những ưu điểm và nhược điểm của OJT trước khi áp dụng để đảm bảo hiệu quả đào tạo và tránh những rủi ro tiềm ẩn.

Ưu điểm của OJT

• Hiệu quả: Giúp nhân viên học tập và áp dụng kiến thức, kỹ năng một cách trực tiếp vào thực tế công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới.
• Tiết kiệm chi phí: So với các phương pháp đào tạo khác, OJT thường có chi phí thấp hơn do không tốn kém chi phí di chuyển, cơ sở vật chất và giáo trình.
• Linh hoạt: OJT có thể được điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và từng nhân viên.
• Tăng cường gắn kết: OJT giúp tạo dựng mối quan hệ gắn kết giữa nhân viên và cấp trên, đồng nghiệp, góp phần nâng cao tinh thần làm việc và sự trung thành của nhân viên.
• Phát triển kỹ năng thực tế: OJT giúp nhân viên phát triển các kỹ năng thực tế cần thiết cho công việc, chẳng hạn như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, …
• Tăng cường khả năng thích nghi: OJT giúp nhân viên học kĩ năng thích nghi với những thay đổi của môi trường làm việc và thị trường.

Ưu điểm của OJT

Xem thêm: Training là gì? Tầm quan trọng và các hình thức Training phổ biến nhất

Nhược điểm của OJT

• Tốn thời gian: OJT có thể tốn nhiều thời gian để hoàn thành, đặc biệt là đối với những nhân viên mới.
• Yêu cầu người hướng dẫn có kinh nghiệm: OJT đòi hỏi người hướng dẫn phải có kinh nghiệm và kỹ năng truyền đạt tốt.
• Có thể không phù hợp với tất cả các nhân viên: OJT có thể không phù hợp với những nhân viên học tập thụ động hoặc cần môi trường học tập có cấu trúc.
• Khó đánh giá hiệu quả: Khó có thể đánh giá hiệu quả của OJT một cách chính xác do thiếu dữ liệu định lượng.
• Có thể dẫn đến sai sót: Nếu người hướng dẫn không có kinh nghiệm hoặc kỹ năng truyền đạt tốt, OJT có thể dẫn đến việc nhân viên học sai kiến thức hoặc kỹ năng.

Vai trò của các bên liên quan trong OJT

Để OJT thành công, sự tham gia và phối hợp chặt chẽ của các bên liên quan là vô cùng quan trọng. Dưới đây là vai trò cụ thể của từng bên:

Doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch chi tiết, và triển khai chương trình OJT. Điều này bao gồm xác định nội dung đào tạo, phương pháp, thời gian, ngân sách, và lựa chọn người hướng dẫn phù hợp. Họ phải cung cấp các nguồn lực cần thiết như tài liệu đào tạo, cơ sở vật chất, và trang thiết bị. Doanh nghiệp cũng phải theo dõi và đánh giá hiệu quả của chương trình để điều chỉnh nội dung và phương pháp đào tạo kịp thời.

8 bước xác định mục tiêu dự án thành công

Người hướng dẫn

Người hướng dẫn đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt kiến thức và kỹ năng, giám sát quá trình học tập của nhân viên, và hỗ trợ kịp thời. Họ cần có kỹ năng truyền đạt tốt, đánh giá năng lực và tiến độ học tập của nhân viên, và cung cấp phản hồi cụ thể, hữu ích. Họ cũng cần tạo động lực và khuyến khích nhân viên phát huy hết tiềm năng của mình.

Vai trò của các bên liên quan trong OJT

Học viên

Người học viên cần chủ động học tập, tích cực tham gia vào các hoạt động đào tạo và thực hành, hoàn thành đầy đủ và đúng hạn các bài tập được giao. Họ nên mạnh dạn đặt câu hỏi và thảo luận với người hướng dẫn và các học viên khác để giải đáp thắc mắc và chia sẻ kinh nghiệm. Cuối cùng, họ cần áp dụng kiến thức và kỹ năng đã học vào thực tế công việc để nâng cao hiệu quả làm việc.

Các ngành nghề sử dụng on the job training

On-the-job training là phương pháp đào tạo hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt trong các ngành yêu cầu kỹ năng thực hành cao như sản xuất, dịch vụ, và công nghệ. Phương pháp này giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với công việc, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

• Ngành y tế: Bác sĩ, y tá, điều dưỡng, nhân viên xét nghiệm,…
• Ngành công nghệ thông tin: Lập trình viên, quản trị mạng, chuyên viên phân tích hệ thống,…
• Ngành kỹ thuật: Kỹ sư cơ khí, kỹ sư điện, kỹ sư xây dựng,…
• Ngành nấu ăn và nhà hàng: Đầu bếp, phục vụ, quản lý nhà hàng,…
• Ngành sản xuất và công nghiệp: Kỹ thuật viên gia công, kỹ sư quản lý chất lượng, kỹ thuật viên bảo trì,…
• Ngành năng lượng và môi trường: Kỹ sư năng lượng tái tạo, kỹ thuật viên quản lý môi trường,…
• Ngành bán lẻ: Nhân viên bán hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng, quản lý cửa hàng,…
• Ngành dịch vụ: Tài xế, thợ sửa chữa, thợ làm tóc,..
• Ngành marketing và quảng cáo: Chuyên viên marketing, nhân viên quảng cáo, nhân viên PR,…
• Ngành tài chính và ngân hàng: Nhân viên ngân hàng, chuyên viên tư vấn tài chính, kế toán viên,…

Những lưu ý khi thực hiện on the job training

Để triển khai thành công chương trình đào tạo tại chỗ (On-the-Job Training – OJT), doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Đầu tư công sức vào việc xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết, đảm bảo tính chuyên nghiệp và an toàn.
• Việc tạo ra một môi trường học tập tương tác, nơi người hướng dẫn có thể truyền đạt kiến thức và kỹ năng một cách hiệu quả, cũng là yếu tố then chốt để OJT phát huy tối đa tác dụng.
• Việc đánh giá thường xuyên và lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên sẽ giúp cải thiện chất lượng của chương trình đào tạo.

Bài viết của VietnamWorks HR Insider đã đi sâu làm rõ về “OJT là gì?” và quy trình thực hiện và cách áp dụng OJT hiệu quả phương pháp này. OJT là phương pháp đào tạo nhân viên trực tiếp tại nơi làm việc, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Tuy nhiên, để OJT thành công, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch bài bản, lựa chọn phương pháp phù hợp và có sự tham gia tích cực của các bên liên quan. Doanh nghiệp cũng cần theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo thường xuyên để điều chỉnh nội dung và phương pháp phù hợp.

Lưu ngay tổng hợp nhu cầu tuyển dụng các ngành tiềm năng tại VietnamWorks!

• Việc làm ngành dược – Cơ hội phát triển sự nghiệp cho dược sĩ
• Tuyển dụng giao dịch viên ngân hàng – Cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực tài chính
• Tuyển dụng designer – Công việc sáng tạo với thu nhập hấp dẫn
• Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự – Vị trí không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp
• Việc làm hoá học – Cơ hội làm việc trong lĩnh vực nghiên cứu và phân tích
• Tuyển dụng IoT – Công việc trong ngành công nghệ Internet of Things
• Tuyển dụng nhân viên ISO – Cơ hội làm việc trong lĩnh vực quản lý chất lượng

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam