Một ngày của chúng ta chỉ có 24 tiếng đồng hồ. Làm sao để tận dụng triệt để chúng? Có lẽ rất nhiều người vẫn chưa có câu trả lời chính xác cho câu hỏi trên vì họ vẫn đang lãng phí thời gian từng ngày từng giờ. Dưới đây là 4 thói quen giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất!
1/ Làm những điều thật sự quan trọng với bạn
Hiện nay, chúng ta có rất nhiều công cụ giúp quản lý thời gian, lên lịch làm việc,… Cũng có rất nhiều những mẹo nhỏ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nhưng câu hỏi là những gì bạn đã làm trong ngày hôm nay nó có thực sự quan trọng và cần thiết với bạn.
Có những công việc không hẳn là vô ích mà ngược lại nó còn mang lại cho bạn nhiều hiểu biết. Tuy nhiên, chúng mang lại được cho bạn bao nhiêu? Có đáng để bạn bỏ ra nhiều thời gian? Chúng có thực sự là những công việc quan trọng nhất hay không? Rồi sau đó, bạn sẽ nhận ra bạn phải đẩy những công việc không cần thiết ra khỏi quỹ thời gian của mình.
Việc quản lý thời gian không phải bắt đầu nhờ một phần mềm hỗ trợ nào đó. Mà bạn phải bắt đầu từ việc xác định xem đâu là mục tiêu quan trọng hàng đầu trong một khoảng thời gian nhất định. Và đâu là những hoạt động quan trọng nhất trực tiếp hỗ trợ bạn đạt được kết quả bạn mong muốn và hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Nếu bạn không xác định được mục tiêu, thì những công việc khác chỉ khiến bạn đi loanh quanh luẩn quẩn và không đi đến được đích cuối cùng.
2/ Bạn phải thật sự giỏi những kỹ năng quan trọng nhất
Với mỗi mục tiêu mới thì đều thử thách bạn và khiến bạn phải phát triển những kỹ năng mới. Một mục tiêu mà không thử thách mình phát triển thì nó chỉ là một hoạt động bình thường, chứ không phải hoài bão.
Khi đặt ra mục tiêu, bạn cần trả lời được 3 câu hỏi này: “Bạn cần 3 kỹ năng quan trọng nhất nào để có thể tự tin hơn, làm công việc hiệu quả hơn, đạt được mục tiêu đó nhanh hơn?”. “3 bước đơn giản nào bạn có thể tiến hành ngay ngày mai để có thể phát triển những kỹ năng đó?”. “3 người cố vấn nào bạn có thể học hỏi, 3 cuốn sách nào bạn có thể đọc hay 3 lớp học nào bạn có thể tham gia?”.
Chỉ khi bạn thực sự có được những kỹ năng cần thiết cho mục tiêu của bạn thì con đường đạt được nó sẽ ngắn lại. Bạn sẽ không phải tốn thời gian làm những điều vô bổ, ngoài lề.
3/ Cắm 5 cột mốc quản lý thời gian
Việc thực hiện một mục tiêu nào đó giống như việc bạn đang chạy marathon vậy. Đó là một chặng đường rất dài, rất mệt mỏi, rất khó khăn. Nhưng nó lại rất đẹp. Thì cũng giống như việc bạn đang chạy, bạn cần có những cột mốc ở trên đường để bạn biết rằng bản thân đang đi đúng hướng. Và biết rằng còn bao xa nữa thì tới đích, bạn có đang tạo ra kết quả hay không?
Đặt ra các cột mốc quan trọng để thực hiện mục tiêu
Hãy xác định mục tiêu của bạn là gì. Các cột mốc hay các giai đoạn như thế nào? Thời lượng mà bạn dành cho mỗi cột mốc là bao nhiêu? Và hạn chót bạn đặt ra là khi nào?
Ví dụ như bạn muốn đi du học. Thì việc đầu tiên của bạn chính là phải học và thi IELTS 8.0; học và thi SAT; học tốt ở trường GPA > 8.0; tham gia hoạt động ngoại khóa; Apply và xin học bổng từ các trường đại học. Đó là 5 cột mốc mà bạn phải hoàn thành. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn phải thực hiện nó theo đúng thứ tự và phải hoàn thành cột mốc này mới tiếp tục cột mốc khác. Bạn hoàn toàn có thể làm chúng song song cùng một lúc nhưng phải đạt được hiệu quả.
4/ Đào sâu vào từng tháng, từng tuần và từng ngày để quản lý thời gian hiệu quả
Bạn nên đặt mục tiêu cho mỗi năm hoặc 3 năm. Việc đặt mục tiêu dài như vậy sẽ giúp bạn nhìn được bức tranh toàn cảnh. Và việc tiếp theo của bạn là phải chia các mục tiêu lớn đó ra thành các mục tiêu nhỏ hơn mà bạn có thể đạt được trong vòng 1 tháng.
Mỗi ngày đầu tháng sẽ là những gợi ý cho bạn về các mục tiêu. Bạn phải xem lại tháng trước bạn đã đạt được những gì? Bạn có tốn thời gian và những điều vô bổ hay không? Và mục tiêu trong tháng tiếp theo là gì? Và lại tiếp tục viết ra các cột mốc, thời gian cần hoàn thành và deadline là khi nào?
Hoặc ngắn hơn là mỗi tối cuối tuần, bạn nên nhìn lại một tuần qua bạn đã làm được những gì? Và tuần tiếp theo bạn cần làm những gì?
Và điều quan trọng là khi bạn đã đặt ra công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Thì bạn chỉ nên tập trung vào việc duy nhất đó thôi, không bị bận tâm bởi bất kỳ công việc không liên quan nào khác. Bạn phải liên tục kỷ luật bản thân mình để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất cho công việc.
Trên đây là 4 thói quen cần thiết cho bạn trong việc quản lý thời gian hiệu quả. Hãy áp dụng chúng ngay ngày hôm nay để có thể đạt được mục tiêu của mình vào một ngày sớm nhất.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
