Sắp xếp công việc là gì?
Hãy hiểu một cách đơn giản là quá trình xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành, sau đó phân chia thời gian thực hiện một cách hợp lý và có trình tự. Với người đi làm thì đây sẽ là một kỹ năng quan trọng thể hiện được trách nhiệm và năng lực của mỗi cá nhân nhân.
Lợi ích của việc sắp xếp công việc
- Không sợ loay hoay trong núi công việc
- Giảm áp lực, căng thẳng và mệt mỏi
- Nâng cao hiệu suất làm việc
- Chủ động xử lý tình huống công việc phát sinh
- Có thời gian phát triển bản thân
- Khả năng tập trung cao hơn
- Mở rộng các cơ hội thăng tiến
Cách sắp xếp công việc hiệu quả và khoa học
Liệt kê và sắp xếp những công việc cần làm
Dù bạn tự tin bản thân là người có trí nhớ tốt hay giải quyết vấn đề giỏi thế nào chăng nữa thì bạn cũng nên lập ra danh sách những việc cần làm. Phần lớn nhiều bạn sinh viên hay những người mới đi làm thường gặp phải trường hợp “nước đến chân mới nhảy”, ảnh hưởng đến chất lượng công việc và điểm số của họ. Vậy nên, nếu bạn muốn cải thiện tình trạng thì yêu cầu trước tiên là bạn phải liệt kê những gì bạn cần làm, đây là cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả, điều này sẽ giúp bạn kiểm soát công việc của mình theo từng mốc thời gian một cách dễ dàng hơn. Đừng để đến lúc bắt tay vào làm, lỡ quên chuyện này rồi kéo theo chuyện khác cũng không làm thì mọi thứ sẽ rối như tơ vò khiến bạn không biết cách giải quyết sao cho trọn vẹn.
Ghi chú vào những nơi hay nhìn
Điều tiếp theo mà bạn nên làm để sắp xếp công việc khoa học hơn sau khi đã có danh sách công việc là ghi chú những việc sẽ làm vào trong lịch hoặc giấy ghi nhớ dán vào nơi bạn nhìn thường xuyên. Bạn cũng có thể tải các phần mềm nhắc nhở trên máy tính hay điện thoại để đảm bảo rằng mình sẽ không bao giờ bỏ sót công việc. Sau khi hoàn thành một hạng mục hay công việc nào đó, bạn nên đánh dấu lại để phân biệt với những công việc chưa hay đã thực hiện rồi.
Tránh những thứ xao nhãng khi bắt đầu làm việc
Thời gian làm việc của người này có thể ít hơn người khác nhưng lại hoàn thành công việc sớm hơn và tốt hơn vì phần lớn họ không bị xao nhãng. Sự xao nhãng chính là kẻ thù của bạn, chúng sẽ lấy đi mất thời gian quý báu mà đáng ra bạn sẽ dành cho công việc của mình. Để tránh tình trạng này, hãy tập trung làm việc giúp khả năng tư duy của bạn phát huy một cách tối đa và từ đó mọi thứ cần làm sẽ được giải quyết nhanh hơn.
Chắc hẳn sẽ rất hiếm khi bạn nghe được từ những người biết quản lý thời gian những câu chẳng hạn như “thêm một chút nữa” hay câu gì đó tương tự. Việc ôm đồm quá nhiều sẽ dẫn ta đi chệch khỏi quỹ đạo làm việc. Nếu bạn được giao thêm việc mới mà chưa giải quyết xong việc cũ, thì bạn nên tế nhị từ chối khéo vì như vậy sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Có những người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc mà bạn làm được.
Nghỉ ngơi thời gian ngắn sau mỗi lần hoàn thành công việc
Hãy nên cho mình một khoảng thời gian ngắn để nghỉ ngơi khoảng 15 phút sau khi kết thúc một hạng mục công việc hoặc trước khi bắt đầu cho công việc tiếp theo. Khoảng thời gian ngắn này sẽ vô cùng quý giá giúp cho tinh thần bạn luôn được sảng khoái, cơ thể được nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng đã mất.
Kiểm tra lại tiến độ công việc sau mỗi lần hoàn thành
Không phải bạn lập ra danh sách những việc cần làm xong rồi để đấy, nếu muốn quản lý công việc tốt hơn thì hãy nên kiểm tra thường xuyên tất cả các việc cần làm và đánh giá mức độ hiệu quả cho tới thời điểm hiện tại, việc này cũng không làm cho bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại đưa ra cho bạn sự điều chỉnh phù hợp hơn đấy nhé.
Mọi thứ sẽ dễ dàng và trở nên thuận lợi, mọi căng thẳng và mệt mỏi dường như cũng tan biến nếu như bạn biết cách quản lý cũng như sắp xếp công việc một cách khoa học. Đây cũng là một trong những kỹ năng quan trọng tạo nên sự thành công và khác biệt giữa mỗi người. Chính vì thế, bạn sẽ chẳng thể nào hoàn thành xuất sắc vai trò của mình nếu như không có kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Hy vọng với thông tin chia sẻ hữu ích trên bạn sẽ có thêm cho mình những kiến thức bổ ích để vận dụng vào thực tế.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
