Quản lý thời gian hiệu quả và những kỹ năng cần biết 

Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng rất quan trọng trong cuộc sống. Trau dồi kỹ năng này sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được thành công đấy!

 

1. Hãy tập trung dành thời gian cho những việc quan trọng

• Một cuộc nghiên cứu cho thấy, mỗi người Mỹ trung bình bỏ ra 30 giờ để xem tivi. Còn những nhà triệu phú thì bỏ ra khoảng 2 giờ một tuần. 
• Sự khác biệt chính là những người thành công đã và đang sử dụng thời gian của mình vào những công việc có ích, chứ không phải cho việc giải trí đơn thuần. 
• Trong cuốn sách “First thing first “ của Stephen Covey, ông đã đưa ra một vài nguyên nhân giải thích tại sao người ta hay phí phạm thời gian. Ông chia cách quản lý thời gian ra làm 4 mục nhỏ, gồm:

• Những việc cấp thiết nhưng không quan trọng
• Những việc quan trọng nhưng không cấp thiết
• Những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và
• Những việc không cấp thiết cũng không quan trọng.

• Covey cho rằng nếu một người biết thực hiện theo một kế hoạch bao gồm những công việc như: đi học, phát huy một khả năng nào đó, theo đuổi một sở thích, tập thể dục, đọc những cuốn sách hay… thì sau này sẽ có một cuộc sống tốt đẹp hơn.
• Vậy điều này có ý nghĩa gì đối với một người bình thường muốn điều khiển cuộc sống của anh ta? Nó có nghĩa là: hãy rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và đầu tiên chính là dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng! 

 

2. Nhận ra thói quen xấu và tập từ bỏ chúng

• Đang bận rộn thì nên tắt tab Facebook trên màn hình đi, việc hiển thị các thông báo, tin nhắn sẽ khiến bạn tò mò và xao nhãng công việc… Đó chỉ là một ví dụ về một thói quen xấu là thói quen trì hoãn.
•  Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn, Ngay sau khi lập xong danh sách, hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. 
• Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt.

 

3. Xác định mục tiêu và liệt kê các việc cần làm để quản lý thời gian hiệu quả hơn 

• Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
• Bạn hãy bắt đầu liệt kê những công việc nhỏ phục vụ cho mục tiêu. Những công việc cần làm trong ngày là gì? Ngày tiếp theo sẽ phải làm gì và xa hơn là kế hoạch trong tuần và trong tháng. 
• Hãy đánh những dấu tick bên cạnh công việc bạn đã hoàn thành để động viên mình. Việc liệt kê công việc cho phép bạn dễ dàng quản lý thời gian của  mình hiệu quả nhất.
• Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Đối với những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.
• Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn. 

 

4. Tính kỷ luật và thói quen sẽ là chìa khóa giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

• Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. 

• Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một công việc vào 5 giờ chiều thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12 giờ trưa. Nên giải quyết các việc khó trước. 
• Chúng ta nên tập trung cho mình thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của một người thành đạt.

 

5. Sắp xếp nơi học tập, làm việc thật khoa học

• Nơi làm việc, học tập thiếu khoa học, không gọn gàng, sáng sủa chính là nơi chôn vùi cảm hứng sáng tạo và lãng phí không ít thời gian của bạn. 
• Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. 
• Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Rèn luyện được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cũng chính là bạn đã cho bản thân mình một cơ hội gần hơn để nắm giữ lấy thành công. Hãy đặt mục tiêu và thử sắp xếp công việc theo kế hoạch bạn sẽ có nhiều thời gian dành cho những việc có ích hơn.

 

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam