Kỹ năng soạn thảo văn bản từ A-Z giúp bạn trở nên thành thạo hơn

Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?

Kỹ năng soạn thảo văn bản là việc bạn áp dụng các kỹ năng để trình bày, chỉnh sửa, nhập thông tin trên giấy bằng hình thức viết tay hoặc đánh máy trên phần mềm Microsoft Word.

Soạn thảo văn bản là học phần cơ bản tại các trường THPT, Đại học, và là kỹ năng cần thiết mà nhà tuyển dụng luôn đánh giá ứng viên thông qua CV xin việc.

Kỹ năng soạn thảo văn bản

Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản

Kỹ năng soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng trong công việc và cuộc sống hiện nay.

• Tạo ấn tượng ban đầu: Dù là văn bản giấy hay trực tuyến, người đọc sẽ đánh giá sự thông minh và cẩn thận của bạn dựa trên cách trình bày văn bản. Vì thế, nếu văn bản quá nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp thì bạn sẽ mất điểm trong mắt người đọc.
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng: Khi soạn thảo hợp đồng thương mại, nếu hợp đồng kém chất lượng, sai lỗi chính tả thì sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích, nghĩa vụ của đôi bên và làm khách hàng phật lòng. Trong trường hợp để lỗi nặng, họ có thể sẽ tìm một đối tác khác, như thế quan hệ hợp tác của doanh nghiệp sẽ bị phá vỡ.
• Đạt được vị trí mong muốn: Các nhà tuyển dụng thường có những đánh giá ban đầu về kỹ năng của bạn dựa trên CV. Một CV xin việc với kỹ năng soạn thảo văn bản tốt sẽ mở ra nhiều cơ hội việc làm cho bạn.
• Tiết kiệm thời gian: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính sẽ giúp tinh gọn lại các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian thực hiện, đồng thời việc ban hành các thông tin, văn bản pháp luật đến người dân cũng nhanh hơn. Còn kỹ năng soạn thảo các hợp đồng thương mại tốt sẽ giúp các xí nghiệp nhanh gọn hơn trong việc ký kết hợp đồng.

Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản

Yêu cầu chung về nội dung

• Có tính mục đích: Trước khi soạn thảo văn bản, bạn cần biết mục đích của việc ban hành văn bản là gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? giới hạn và kết quả thực hiện ra sao.
• Có tính khoa học: Văn bản cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, được trình bày theo đúng quy định và nội dung có sự nhất quán từ đầu đến cuối.
• Có tính đại chúng: Nội dung văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí chung và hơn hết là phù hợp với đối tượng đang hướng đến.
• Có tính khả thi: Nội dung văn bản cần có sự kết hợp đúng đắn và hợp lý về tính mục đích, khoa học, đại chúng và công quyền.
• Có tính bắt buộc thực hiện: Yêu cầu này thường nằm trong văn bản hành chính nhà nước. Theo đó, các văn bản pháp luật, chủ trương, nghị định phải có tính bắt buộc thực hiện và thể hiện quyền lực Nhà nước theo từng cấp độ.

Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

Một số yêu cầu về ngôn ngữ trong kỹ năng trình bày văn bản như sau:

• Ngôn ngữ dễ hiểu, đơn giản
• Sử dụng từ ngữ phổ thông, không hoặc hạn chế từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài.
• Nếu sử dụng thuật ngữ chuyên môn thì cần phải có phần giải thích trong văn bản.
• Không viết tắt các từ và cụm từ không thông dụng. Nếu một từ được lặp lại nhiều lần trong văn bản thì bạn có thể viết tắt nhưng chữ viết tắt lần đầu cần được đặt ngay trong ngoặc đơn sau từ đó.
• Viết hoa theo quy tắc chính tả.
• Sử dụng thời (quá khứ, hiện hại hoặc tương lai) phù hợp với nội dung đang thể hiện.

Yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là một tập hợp các thành phần để cấu tạo nên văn bản, bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ, Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản, Số, ký hiệu văn bản, Địa chỉ, ngày tháng năm ban hành văn bản, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nội dung của văn bản, Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền, Dấu của tổ chức, cơ quan, Địa chỉ nhận.

Bên cạnh đó, văn bản hành chính cần đảm bảo các kỹ thuật như: khổ giấy, định lề trang, kiểu trình bày, phông chữ và cỡ chữ.

Yêu cầu về hình thức ký văn bản

Văn bản do người có thẩm quyền ký, trên chữ ký phải ghi thẩm quyền và chức vụ của người ký.

Các kỹ năng soạn thảo một số văn bản thông dụng

Các kỹ năng soạn thảo

Soạn thảo công văn

Công văn hành chính gồm có 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc.

• Phần mở đầu: Trình bày mục đích, lý do ban hành văn bản.
• Phần nội dung: Đây là phần quan trọng nhất để trình bày mục đích soạn thảo văn bản. Tùy vào mục đích mà văn bản sẽ có sự khác nhau về nội dung và ngôn ngữ diễn đạt. Tuy nhiên, dù loại văn bản nào thì nội dung cũng cần phải đảm bảo tính hợp lý, xác đáng, rõ ràng và rành mạch, lời văn khiêm tốn, thuyết phục và không áp đặt.
• Phần kết thúc: Được trình bày ngắn gọn, nội dung nhằm mục đích xác định trách nhiệm thực hiện, yêu cầu hoặc đề nghị.

Xem thêm: Các khóa học kỹ năng mềm mà bạn không nên bỏ qua

Soạn thảo thông báo

Thông báo là văn bản hành chính dùng để truyền đạt nội dung của một quyết định, tin tức, hay một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện.

Cấu trúc của một thông báo gồm 3 phần :

• Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể, thẩm quyền thông báo và đối tượng tiếp nhận thông báo.
• Phần nội dung: Trình bày nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận theo một đoạn văn nhiều đoạn hoặc theo hệ thống.
• Phần kết thúc: Nhấn mạnh lại nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực và các quy tắc xử lý được áp dụng nếu có phạm vi.

Soạn thảo tờ trình

Bố cục tờ trình cũng gồm có 3 phần là mở đầu, nội dung và kết thúc.

• Phần mở đầu: Trình bày ngắn gọn về lý do, mục đích hoặc căn cứ pháp lý của tờ trình.
• Phần nội dung: Trình bày vấn đề cần trình duyệt. Nếu vấn đề đơn giản, bạn có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình. Nếu nội dung phức tạp thì bạn trình bày tóm tắt các ý chính, còn nội dung chi tiết thì bạn trình bày ở văn bản đính kèm.
• Phần kết thúc: Nội dung bày tỏ mong muốn được phê duyệt và thực hiện nghi thức “Xin trân trọng cảm ơn”.

Soạn thảo báo cáo

Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh lại tình hình, sự việc, vụ việc hoặc quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo giúp việc đánh giá tình hình thực tế trong công tác quản lý, lãnh đạo và đề xuất được những chủ trương mới thích hợp.

Soạn thảo báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định của cơ quan, đơn vị thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào chỗ theo quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì người soạn thảo cần phải tiến hành các bước sau:

• Bước chuẩn bị: Xác minh mục đích của bản báo cáo, Thu thập, sắp xếp, tổng hợp dữ liệu cần báo cáo.
• Viết báo cáo: Gồm có báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết với các nội dung như tổng hợp sự kiện, những việc đã – đang – chưa làm được, nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục.

Tuyển dụng hình thức việc làm phổ biến được yêu thích được cập nhật mới:

• Tìm việc làm online tại nhà
• Tìm việc part time

Soạn thảo quyết định

Quyết định là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ, chính sách hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đối tượng cụ thể.

Khác với các loại văn bản khác, cấu trúc của quyết định gồm 2 phần: căn cứ ban hành quyết định và nội dung điều chỉnh.

• Căn cứ ban hành quyết định: gồm căn cứ pháp lý (căn cứ thẩm quyền và căn cứ áp dụng) và căn cứ thực tế (điều kiện hay tình hình thực tiễn để làm cơ sở ban hành quyết định).
• Nội dung điều chỉnh: Nội dung thể hiện mệnh lệnh và các yêu cầu của cơ quan, tổ chức.

Soạn thảo biên bản

Có nhiều loại biên bản khác nhau và mỗi loại sẽ có cách trình bày khác nhau. Trừ các biên bản đã được mẫu hóa cần được trình bày theo mẫu có sẵn, còn lại các biên bản sẽ tuân theo trình tự sau:

• Mở đầu: Nêu thời gian, địa điểm lập biên bản và thành phần tham dự.
• Nội dung: Trình bày diễn biến sự kiện.
• Kết thúc: Tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc tùy vào loại biên bản.

Xem ngay tại J&T tuyển dụng tài xế việc làm mới!

10 Nguyên tắc soạn thảo văn bản giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn

10 Nguyên tắc soạn thảo văn bản

• Hạn chế lỗi sai

Trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, bạn cần hạn chế mắc các lỗi cơ bản như: nhập thiếu, thừa ký tự, nhập sai chữ. Để hạn chế các lỗi này, bạn cần rèn luyện khả năng, tốc độ gõ chữ hoặc sử dụng tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động trong Ms Word.

• Đơn giản, tập trung vào vấn đề

Nội dung của văn bản cần tập trung vào vấn đề chính, sử dụng ngôn từ ngắn gọn và súc tích.

• Chọn font chữ, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

Font chữ, kích thước và màu sắc là yếu tố quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ có yêu cầu khác nhau về font và size chữ. Nếu không có yêu cầu, để an toàn bạn nên chọn font chữ là Time New Roman hoặc Arial và cỡ chữ là 12-14.

• Chọn kích thước, căn lề giấy đúng tiêu chuẩn

Trong soạn thảo văn bản, tiêu chuẩn căn lề rất nghiêm khắc. Hầu hết các văn bản đều dùng tiêu chuẩn căn lề cơ bản như: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.

• Căn chỉnh các đoạn văn bản

Trong cách trình bày văn bản, bạn nên phân bố và căn chỉnh các đoạn văn sao cho có sự giãn cách dòng, cách đoạn hợp lý. Kết thúc đoạn văn bằng dấu chấm và xuống dòng khi sang đoạn mới để văn bản trông đẹp về hình thức, rõ ràng về nội dung.

• Phần mở đầu

Đây là phần dẫn dắt người đọc vào nội dung chính của văn bản. Nếu không có những yêu cầu theo quy định, bạn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt, viết in hoa hoặc chọn font chữ nghệ thuật để thu hút người xem.

• Sử dụng hình ảnh

Hình ảnh minh họa giúp cho nội dung văn bản không bị nhàm chán. Một số văn bản hành chính, bạn nên sử dụng biểu đồ để thể hiện nội dung một cách trực quan nhất.

• Khoảng cách dòng phù hợp

Khoảng cách dòng giúp toàn bộ bố cục văn bản trông dễ nhìn và chuyên nghiệp hơn. Khoảng cách tiêu chuẩn là 1.5 lines.

• Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề

Bạn nên chia nhỏ nội dung diễn đạt thành nhiều đoạn để người đọc dễ dàng tiếp thu và hình dung hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt tiêu đề để người dung nắm được các ý chính đang trình bày trong văn bản. Một tiêu đề hay, hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người đọc văn bản của bạn.

• Ngắt trang, ngắt đoạn

Sử dụng Microsoft Word cho phép bạn được ngắt trang, ngắt đoạn một cách dễ dàng mà không cần phải nhấn phím Enter nhiều lần. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn, nhất là khi làm việc với những đoạn văn bản dài.

Trên đây là các thông tin về kỹ năng soạn thảo văn bản và các nguyên tắc cho người mới bắt đầu cũng như đã thực hiện nhiều lần. Hy vọng bạn đã biết cách soạn thảo văn bản thành thạo và chuyên nghiệp.

Tham gia ứng tuyển các công việc tiềm năng tại VietnamWorks ngay đây:

• Intern Tester HCM
• Tuyển dụng thu mua
• Việc làm thực phẩm
• Tuyển thực tập sinh đa dạng ngành

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Mắt Bão tuyển dụng, Funtap tuyển dụng, Megas tuyển dụng, MFast tuyển dụng, tuyển dụng MISA, Savvycom tuyển dụng, Viettel Solution tuyển dụng, và FPT Information System tuyển dụng.