5 Nguyên tắc và 10 cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp khôn khéo

1. Kỹ năng giao tiếp khôn khéo hiệu quả là gì?

Giao tiếp hiệu quả là nghệ thuật truyền tải thông điệp nhẹ nhàng, cô đọng để người nghe hiểu và nắm bắt được thông tin nhanh chóng.

Trên thực tế, không ít người rất tài năng, đạt được nhiều thành tích trong công việc nhưng lại gặp khó khăn trong giao tiếp. Họ gặp khó khăn trong việc diễn đạt hay giải thích rõ ràng công việc với người khác. Trong nhịp sống, làm việc nhanh và năng động như hiện nay, kỹ năng giao tiếp là điều không thể đối với mỗi người.

Trong quá trình giao tiếp, bạn sẽ nhận được câu trả lời tốt nếu biết đặt câu hỏi hợp lý. Kỹ năng giao tiếp khôn khéo sẽ giúp bạn đặt câu hỏi hợp lý, thu hẹp khoảng cách giữa những gì bạn đã biết và những gì bạn muốn biết.

Kỹ năng giao tiếp khôn khéo hiệu quả là gì?

2. 5 nguyên tắc trong rèn luyện kỹ năng giao tiếp

Để giao tiếp khéo léo và hiệu quả là điều không hề đơn giản. Vì thế bạn cần biết học cách nói chuyện khôn khéo. Dưới đây là 5 nguyên tắc giúp bạn trở nên khôn khéo hơn trong cuộc trò chuyện của mình:

Nguyên tắc 1: Tôn trọng người khác

Sự tôn trọng là nguyên tắc giao tiếp cơ bản đầu tiên trong các học cách nói chuyện khôn khéo hiệu quả và góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững. Trong giao tiếp, bạn không được phân biệt đối tượng dựa vào tuổi tác, giới tính, tôn giáo địa vị hay trình độ. Nhưng bạn sẽ phải cần lưu ý những yếu tố trên để lựa chọn cách xưng hô phù hợp trong cuộc trò chuyện.

Mỗi người đều có lòng tự trọng và cái tôi rất lớn. Vì thế, kỹ năng giao tiếp không khéo là bạn cần biết kìm cái tôi lại, nếu để cái tôi lấn át sẽ làm đối phương cảm thấy khó chịu. Bên cạnh đó, bạn cũng nên ghi nhớ cách đặc điểm cơ bản của đối phương để lựa chọn chủ đề trò chuyện và sử dụng từ ngữ thông minh hơn.

Sự tôn trọng là nguyên tắc giao tiếp cơ bản đầu tiên trong các học cách nói chuyện khôn khéo

Nguyên tắc 2: Lắng nghe và thấu hiểu

Học cách lắng nghe là kỹ năng không thể thiếu trong mỗi cuộc giao tiếp khôn khéo. Khi lắng nghe tốt bạn sẽ biết được những điều đối phương đang quan tâm, mong muốn và tránh được tình trạng “thao thao bất tuyệt” của mình. Chính sự chia sẻ sẽ gắn kết mối quan hệ bền vững hơn.

Tuy nhiên, bạn cần nhớ lắng nghe và thấu hiểu sẽ không đồng nghĩa với việc đào qua sâu vào cuộc sống của đối phương. Nên biết dừng lại đúng lúc để tránh gây cảm giác khó chịu và thiếu tôn trọng người khác. Đồng thời lắng nghe và tiếp thu những thông tin hữu ích để rèn luyện kỹ năng giao tiếp khôn khéo tốt hơn.

Học cách lắng nghe là kỹ năng không thể thiếu trong mỗi cuộc giao tiếp khôn khéo

Nguyên tắc 3: Sử dụng từ ngữ có chọn lọc

Theo các chuyên gia, việc sử dụng “ái ngữ” trong giao tiếp là giải pháp học cách nói chuyện khôn khéo hiệu quả. Ái ngữ ở đây được các chuyên gia lý giải là những ngôn từ đẹp trong quá trình giao tiếp. Đó có thể là lời nói có chọn lọc, một lời khuyên chân thành, lời cảm ơn từ tận đáy lòng hay lời xin lỗi sâu sắc.

Ngôn từ trong giao tiếp sẽ phần nào thể hiện thái độ và tính cách của đối phương và cả chính bản thân bạn. Ngôn từ sử dụng sẽ ảnh hưởng đến giá trị của thông điệp và nguồn năng lượng mà bạn đang muốn truyền tải. Do đó, bạn nên thường xuyên sử dụng ái ngữ trong kỹ năng giao tiếp hằng ngày.

Nguyên tắc 4: Sử dụng lời khen, khích lệ

Qua nhiều minh chứng thực tế, sử dụng lời khen chân thành sẽ giúp đối phương phát huy được điểm mạnh của người nghe. Điều này rất hữu ích trong mối quan hệ được phân chia theo cấp bậc, nhất là mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Khi sếp công nhận những nỗ lực và cố gắng của nhân viên sẽ giúp họ cảm nhận được sự tôn trọng, từ đó họ sẽ nỗ lực và công hiến hơn trong công việc.

Tuy nhiên, bạn cần nhớ sử dụng những lời khuyên chân thành thay vì những lời khen sáo rỗng sẽ làm người khác cảm thấy khó chịu. Để làm được điều này kỹ năng quan sát và tinh tế cảm nhận những ưu điểm ở đối phương là điều cần thiết để đưa ra những lời kích lệ và động viên họ.

Sử dụng lời khen chân thành sẽ giúp đối phương phát huy được điểm mạnh của người nghe

 Nguyên tắc 5: Hạn chế chê trách

Không một ai thích nghe những lời chê trách. Vì thế, bạn không nên sử dụng những ngôn từ hay hành động có ý chê trách đối phương dù là vô tình. Nếu đối phương mắc lỗi, bạn nên góp ý ngay tại thời điểm vừa xảy ra. Tuyệt đối không thêm thắt, bêu xấu hay lặp đi lặp lại những sai lầm cũ để chỉ trích họ. Điều này sẽ khiến họ buồn, tự ái, thậm chí là tức giận và dẫn đến cãi vã, ảnh hưởng xấu đến giao tiếp.

3. 10 cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp khôn khéo không phải tự nhiên mà có, cần phải trải qua quá trình học hỏi và thực hành thực tế lâu dài. Để có thể giao tiếp hiệu quả và tạo được mối quan hệ tốt đẹp với những người xung quanh, bạn có thể tham khảo một số tips dưới đây.

Nói chuyện với giọng điệu nhiệt tình, quyết đoán

Giao tiếp là khả năng bẩm sinh của con người, nhưng giao tiếp khôn khéo lại là cả một nghệ thuật, bạn cần vận dụng rất nhiều yếu tố trong quá trình này. Khi nói, giọng điệu và âm lượng là 2 yếu tố bạn cần lưu ý hàng đầu. Cách giao tiếp khôn khéo là dùng âm lượng vừa phải, không quá to cũng không quá nhỏ để người đối diện nghe rõ. Dùng âm lượng vừa phải còn thể hiện bạn là người tự tin, lịch sự.

Giọng điệu khẳng khái, quyết đoán và tự tin giúp bạn trở nên thu hút và nổi bật hơn trong cuộc giao tiếp. Bạn cũng nên chú ý đến tốc độ nói chuyện, không nên nói quá nhanh khiến người nghe không bắt kịp nội dung, còn nói quá chậm lại khiến người nghe chán, thậm chí là buồn ngủ.

Không nói vòng vo, ậm ừ, ngắt quãng

Nói thẳng vào vấn đề là một trong những kỹ năng giao tiếp khôn khéo bạn cần rèn luyện. Hãy dành thời gian quý báu của cuộc trò chuyện để nói về những điều trọng tâm. Nếu còn thời gian, bạn mới tận dụng để mở rộng yếu tố bổ trợ khác.

Bên cạnh đó, cách giao tiếp tốt với mọi người xung quanh là không ậm ừ, ngắt quãng khi nói. Hãy cố gắng trình bày một cách trôi chảy, thể hiện thái độ chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin của bản thân. Khi nói năng lưu loát, bạn sẽ nhận được nhiều sự ưu ái hơn từ cấp trên, khách hàng và cả nhóm làm việc.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Trong quá trình giao tiếp khôn khéo, ngôn ngữ cơ thể cũng quan trọng không kém. Theo các chuyên gia giao tiếp hàng đầu, 90% giao tiếp của chúng ta là phi ngôn ngữ. Vì thế, cách giao tiếp hiệu quả trong cuộc sống là chú ý tới ngôn ngữ cơ thể khi nói.

Bạn nên tận dụng ngôn ngữ “phản chiếu” để tạo sự đồng điệu khi giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên thực hiện khéo léo và tế nhị, tránh việc người đối diện hiểu lầm bạn đang học theo hay trêu tức họ.

Trong quá trình giao tiếp khôn khéo, ngôn ngữ cơ thể cũng quan trọng không kém

Giao tiếp qua ánh mắt

“Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn”, vì thế bạn không thể bỏ qua ánh mắt trong khi giao tiếp. Những người có kỹ năng giao tiếp khôn khéo, họ luôn giữ cho mình một ánh mắt tự tin và kiên định. Chính điều này giúp những lời họ nói ra có sức nặng và thuyết phục hơn. Bên cạnh đó, khi nhìn vào mắt người khác bạn cũng đã phần nào đoán được thái độ của họ trong cuộc giao tiếp với bạn.

Không làm người khác khó chịu nơi công cộng

Trong cuộc sống, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy khó chịu với một vài người. Nếu bạn gặp họ nơi công cộng, bạn sẽ làm gì? Trút hết sự bực tức lên người họ hay im lặng và bỏ đi? Cách giao tiếp hiệu quả trong cuộc sống ở tình huống này là không nên làm gì họ nơi công cộng. Bởi chỉ một câu nói buột miệng, bạn không chỉ khiến người khác mất mặt mà bản thân cũng bị đánh giá, gây ấn tượng xấu với những người xung quanh.

Cách giao tiếp tốt với mọi người xung quanh là chọn một không gian riêng tư, sử dụng lời nói nhẹ nhàng tình cảm để giao tiếp với họ. Thậm chí bạn còn có thể áp dụng cách giao tiếp lấy lòng người khác với họn. Khi không còn tâm thế phòng bị trước đám đông, họ sẽ nhìn nhận, lắng nghe và ghi nhận những đóng góp của bạn.

Đừng can thiệp vào việc của người khác

Cách giao tiếp khôn khéo không chỉ đối với đối tác mà cả bạn bè và người thân. Khi ai đó thân thương tìm đến bạn để xin lời khuyên và sự tư vấn, bạn chỉ cần nói ra những suy nghĩ của bản thân là đủ. Cách giao tiếp để mọi người yêu quý trong trường hợp này là không cần phải công kích hay phủ nhận quan điểm của đối phương. Nếu bạn khăng khăng đối phương sai thì trong lời khuyên, tư vấn của bạn sẽ khiến cho đối phương thất bại ê chề trong việc giải quyết vấn đề của mình.

Tạo sự thân mật với người đối diện

Sự thân mật trong giao tiếp là cách giao tiếp để mọi người yêu quý mà bạn nên áp dụng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Sự gần gũi, dễ gần sẽ tạo niềm tin cho người đối diện, họ sẽ sẵn sàng trải lòng với bạn hơn. Vì thế, bạn nên cố gắng tạo ra bầu không khí hòa hợp, thân mật khi trò chuyện nhé.

Ngoài ra, khi bị “điểm danh” trong cuộc trò chuyện, nếu bản thân không biết thì không nên phát ngôn bừa bãi mà hãy im lặng và mỉm cười. Chính nụ cười tự tin có thể giải quyết tình huống khó xử mà bạn đang gặp phải.

Làm chủ cảm xúc

Điều khiển cảm xúc là yếu tố quan trọng bạn cần ý trong quá trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp. Nếu không làm chủ được cảm xúc của bản thân, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc truyền đạt ý kiến và giải quyết các xung đột. Việc quản lý cảm xúc tốt trong giao tiếp sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tổt với người khác.

Khi đang nóng giận hoặc có dấu hiệu mất kiểm soát cảm xúc, bạn có thể tạm dừng cuộc trò chuyện, tìm không gian trống để hít thở và thả lỏng cơ thể. Sau đó nở nụ cười dịu dàng để quay lại cuộc trò chuyện với trạng thái cảm xúc cân bằng.

Điều khiển cảm xúc là yếu tố quan trọng bạn cần ý trong quá trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp

Khả năng chủ động lắng nghe

Việc chủ động lắng nghe trong cuộc đối thoại không chỉ thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến người đối diện mà còn cho thấy sự ham học hỏi và khao khát trong việc tiếp thu kiến thức của bạn. Kỹ năng lắng nghe còn giúp cuộc giao tiếp hiệu quả hơn, tạo sự tương tác và thấu hiểu đôi bên. Nhờ đó, mối quan hệ bền vững hơn.

Nhớ đúng tên đối phương

Sẽ thế nào nếu trong cuộc trò chuyện, đối phương gọi sai tên của bạn? Chắc hẳn bạn sẽ không thoải mái đúng không nào? Và người khác cũng cảm thấy như thế khi bạn gọi sai tên họ. Vì thế, hãy nhớ đúng tên đối phương để thể hiện sự tôn trọng họ. Gọi tên đối phương giao tiếp bằng giọng nói thân thiết sẽ tạo cảm giác dễ chịu trong giao tiếp. Nếu lỡ có quên tên đối phương, bạn hãy chân thành và lịch sự nhờ họ giới thiệu lại tên mình. Họ sẵn sàng giới thiệu lại nếu bạn nở một nụ cười thân thiện và tôn trọng họ.

Trên đây là những kỹ năng giao tiếp khôn khéo mà bất cứ ai cũng cần nắm. Hãy bỏ túi ngay để tạo lợi thế khi gặp khách hàng, đối tác, đồng thời nắm “chìa khóa” bước đến thành công bạn nhé!

>> Xem thêm: Tổng hợp 10 bài tập thể dục đơn giản tại nhà giúp bạn nâng cao sức khỏe phòng Covid

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam