Handover là gì? Yếu tố cần có khi chuyển giao kiến thức

Handover là một thuật ngữ phổ biến trong môi trường công sở ngày nay, được sử dụng khi có sự thay đổi về vị trí làm việc hoặc nhân sự. Để hiểu rõ hơn về handover là gì và handover minutes là gì, HR Insider đã tổng hợp chi tiết các thông tin liên quan trong bài viết dưới đây. Hãy cùng tìm hiểu để có cái nhìn rõ ràng hơn về vấn đề này nhé.

Handover là gì?

Handover là gì? Handover là quá trình chuyển giao hoặc bàn giao công việc, dự án, hoặc trách nhiệm từ một cá nhân hoặc nhóm người sang người khác. Thường xảy ra khi có sự thay đổi nhân sự trong tổ chức, như khi một nhân viên nghỉ việc hoặc có sự thay đổi vị trí làm việc, hoặc khi phân chia lại trách nhiệm.

Handover hiểu như thế nào cho đúng?

Handover minutes là gì?

Khi đã biết rõ handover là gì thì chúng ta tiếp tục tìm hiểu về handover minutes. Handover minutes là biên bản bàn giao công việc, nó là một tài liệu chi tiết ghi lại quá trình chuyển giao công việc từ người chuyển giao sang người nhận. Mục đích của biên bản này là đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và sự hiểu biết giữa hai bên.

Thường quá trình bàn giao công việc sẽ có các thông tin sau:

• Thông tin về người chuyển giao và người nhận gồm tên, vị trí, bộ phận và thông tin liên hệ.
• Mô tả chi tiết về nhiệm vụ hoặc trách nhiệm được chuyển giao.
• Thời gian và địa điểm của quá trình bàn giao.
• Danh sách các tài liệu và tài sản liên quan được chuyển giao.
• Cam kết và chữ ký của cả hai bên xác nhận sự đồng ý và hiểu biết về nội dung của biên bản.

Tài liệu bàn giao đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình chuyển giao diễn ra thuận lợi bằng cách cung cấp thông tin về phạm vi công việc, tiến độ, ngân sách, và các thách thức có thể phát sinh. Mục đích chính là để đảm bảo diễn ra liên tục trong quá trình làm việc và giúp người nhận bàn giao hiểu rõ tình hình và chuẩn bị đầy đủ cho trách nhiệm mới.

Điểm danh 5 loại tài liệu bàn giao cơ bản

Có các loại handover là gì? Tùy thuộc vào ngành nghề và tính chất công việc, có nhiều loại tài liệu bàn giao phổ biến khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan. Dưới đây là một số ví dụ:

Project handover

Project handover, hay còn gọi là tài liệu bàn giao dự án, là quá trình một nhóm hoàn thành và chuyển giao dự án cho nhóm tiếp theo để tiếp tục thực hiện.

Ví dụ: Sau khi nhóm thiết kế hoàn thành phần của dự án, họ sẽ chuyển giao cho nhóm phát triển để phát triển và hoàn thành dự án.

Knowledge handover

Knowledge handover là gì? Knowledge handover là quá trình bàn giao kiến thức và quy trình, thường được sử dụng để đào tạo nhân viên mới về công việc hoặc dự án. Thường tài liệu knowledge handover sẽ trình bày mọi thông tin cần thiết một cách dễ hiểu và dễ thực hiện nhất, giúp người nhận bàn giao dễ dàng xử lý công việc ở bước tiếp theo.

Knowledge handover là quá trình bàn giao kiến thức và quy trình

Offboarding handover là gì?

Offboarding handover là gì? Offboarding handover là quá trình bàn giao khi nhân viên nghỉ việc, một phần quan trọng trong quá trình kết thúc hợp đồng lao động. Tài liệu nghỉ việc này chứa đựng thông tin về công việc cũ cũng như các vấn đề còn tồn đọng, nhằm hỗ trợ người kế nhiệm tiếp quản công việc một cách hiệu quả và thuận lợi.

Department handover

Department handover là quá trình bàn giao phòng ban, thường áp dụng khi có sự thay đổi vai trò và trách nhiệm trong các phòng ban hoặc khi một bộ phận được giải thể. Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo bộ phận mới sẽ có đầy đủ thông tin, công cụ và nguồn lực cần thiết để tiếp quản và thực hiện các nhiệm vụ trước đó một cách hiệu quả nhất.

Design handover

Design handover là gì? Design handover là tài liệu quan trọng trong việc chuyển giao thông tin về thiết kế, thường áp dụng trong các dự án liên quan đến thiết kế sản phẩm. Trong đó nó mang các yếu tố như mô hình thiết kế, kiểu chữ, bảng màu sắc, thông số kỹ thuật và các tài sản thương hiệu như hướng dẫn, logo, và những yếu tố tương tự.

Nếu chưa nắm rõ offer công việc là gì có thể xem lại tại đây.

Các yếu tố cần có của handover là gì?

Yếu tố quan trọng của handover là gì? Để có một handover hiệu quả, cần phải đảm bảo có đầy đủ những yếu tố sau:

Hiểu rõ phạm vi nhiệm vụ

Người thực hiện quá trình bàn giao cần có danh sách chi tiết về các hoạt động, công việc hàng ngày và trách nhiệm cụ thể. Tùy thuộc vào ngành nghề, yếu tố này có thể bao gồm:

• Danh sách công việc cụ thể.
• Kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
• Chỉ tiêu KPI và cách đánh giá hiệu suất làm việc.
• Các tình huống phổ biến và cách xử lý chúng trong quá trình làm việc.

Xem thêm về 10 kỹ năng cần nắm khi xử lý tình huống ứng xử trong cuộc sống.

Báo cáo tiến độ công việc

Yếu tố tiếp theo của handover là gì? Thông tin báo cáo cần bao gồm:

• Danh sách chi tiết về các công việc còn dang dở.
• Tiến độ và tình trạng hiện tại của từng nhiệm vụ.
• Các bước cần thực hiện để hoàn tất công việc.
• Danh sách thành viên và bên liên quan tham gia vào việc thực hiện nhiệm vụ.

Tham khảo thêm về vấn đề quá tải công việc và cách giải quyết được nhiều người tìm kiếm.

Những mốc thời gian quan trọng

Một yếu tố cũng rất quan trọng nữa của handover là gì? Người nhận bàn giao cần biết rõ về các thông tin liên quan đến thời gian và các công việc cần phải thực hiện. Vì vậy, tài liệu handover cần bao gồm các mốc thời gian cụ thể như ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời điểm cần báo cáo công việc, và các thông tin tương tự.

Các yếu tố cần có của handover là gì?

Quy trình làm việc

Yếu tố cần thiết trong quá trình handover là gì? Những phần không thể thiếu trong quá trình bàn giao sẽ là tài liệu đào tạo, quy trình làm việc, video hướng dẫn… Những thông tin này giúp người nhận bàn giao hiểu rõ về công việc từ việc làm gì đến cách thực hiện nó như thế nào cho hiệu quả.

Các bên liên quan trong dự án

Quá trình handover là gì? Quy trình bàn giao thường có sự tham gia chủ yếu từ hai bên, người bàn giao và người nhận bàn giao. Vì vậy, mọi tài liệu cần chỉ rõ hai bên này để giải trình và theo dõi trách nhiệm trong tổ chức. Ngoài ra, cũng cần liệt kê các bên thứ ba liên quan đến dự án để đảm bảo tính vẹn toàn, hiệu quả trong thời gian chuyển giao thông tin.

Quyền truy cập và thông tin xác thực

Tất cả tài liệu bàn giao cần bao gồm thông tin xác thực và thông tin đăng nhập để truy cập và sử dụng, như danh sách đăng nhập và mật khẩu của các tài khoản mạng xã hội, email, CRM và các quyền truy cập vào codebase hoặc CPanel/Backend.

Trên đây là tất cả thông tin về handover là gì và những yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình bàn giao và các thông tin cần thiết liên quan. Đừng quên truy cập vào trang web HR Insider để cập nhật thông tin về các công việc mới nhất nhé!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Bản Việt tuyển dụng, British Council tuyển dụng, Ocean Edu tuyển dụng, Teky tuyển dụng, RMIT tuyển dụng, VUS tuyển dụng trợ giảng, trường quốc tế tuyển dụng và Hutech tuyển dụng.

Xác định thế mạnh của bản thân là bước làm cần thiết dù ở bất kỳ thời điểm nào. Tham khảo ngay!

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam