Budget là gì? Cách lập và quản lý kế hoạch ngân sách hiệu quả

Budget là khái niệm được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực tài chính. Để hiểu rõ hơn về budget là gì và cách lập kế hoạch ngân sách hiệu quả, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.

Budget là gì?

Budget là gì? Trong tiếng Anh, budget được hiểu là ngân sách, ngân quỹ. Budget là kế hoạch tài chính được xây dựng để làm nền tảng dự đoán, kiểm soát chi tiêu của cá nhân, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.

Trong môi trường doanh nghiệp, budget giúp xác định được mục tiêu tài chính, dự đoán doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Ngân sách có thể được lập trong ngắn hạn (dưới 1 năm) hoặc dài hạn (3-10 năm).

Doanh nghiệp thường lập kế hoạch ngân sách hằng năm, phù hợp với năm tài chính và chia nhỏ theo tháng hoặc quý. Điều này giúp việc chuẩn bị ngân sách dễ dàng hơn, thuận lợi cho việc so sánh giữa kết quả thực tế và kế hoạch đã đề ra.

Các loại Budget phổ biến

Trong doanh nghiệp, có nhiều loại ngân sách được lập ra để quản lý và kiểm soát tài chính, bao gồm:

• Ngân sách tổng thể (Master budget): Ngân sách tổng thể cung cấp cái nhìn toàn cảnh về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Nó bao gồm kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban, bộ phận và cá nhân, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
• Ngân sách dự báo dòng tiền (Cash flow budget): Ngân sách cash flow dự đoán mức vốn cần thiết và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng dòng tiền được duy trì thông suốt trong quá trình thực hiện các dự án, giúp giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Ngân sách cố định (Static budget): Static Budget là gì? Ngân sách cố định sử dụng các số liệu không thay đổi, bất kể các yếu tố ngoại cảnh. Điều này giúp việc lập kế hoạch và theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ngân sách này thiếu tính linh hoạt và có thể không phù hợp với môi trường kinh doanh thường xuyên biến động.

Bài viết này sẽ tập trung vào ngân sách tổng thể (master budget) – đỉnh cao và mục tiêu của quá trình lập kế hoạch ngân sách. Đây là sự tổng hợp từ các ngân sách cấp phòng ban, chi nhánh hoặc các đơn vị trong doanh nghiệp.

Ngân sách tổng thể bao gồm hai thành phần chính:

• Ngân sách hoạt động (operating budget): Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động như sản xuất, bán hàng, dịch vụ, mua hàng và marketing trong kỳ ngân sách. Kết quả ngân sách hoạt động sẽ được tổng hợp thành báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến, phản ánh tổng doanh thu, tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Ngân sách tài chính (financial budget): Xác định nguồn vốn và việc sử dụng vốn cho các hoạt động tài chính dài hạn. Ngân sách tài chính bao gồm ngân sách tiền mặt, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến, bảng cân đối kế toán dự kiến và ngân sách chi tiêu vốn.

Vì sao doanh nghiệp cần lập Budget?

Lý do doanh nghiệp cần lập Budget là gì? Doanh nghiệp cần lập kế hoạch Budget vì nhiều lý do quan trọng sau:

Mối quan hệ chặt chẽ giữa kế hoạch ngân sách, kế hoạch kinh doanh và đánh giá hiệu suất

Kế hoạch ngân sách đóng vai trò định lượng hóa các nội dung trong kế hoạch kinh doanh, xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Dựa trên ngân sách dự kiến, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và ngược lại, điều chỉnh ngân sách theo các thay đổi trong kế hoạch kinh doanh.

Dựa trên dự kiến về doanh thu và chi phí trong kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp sẽ thiết lập các quy tắc hoạt động để nhân viên tuân theo trong suốt năm. Ngân sách cũng là công cụ đo lường và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp nói chung và từng bộ phận nói riêng. So sánh thường xuyên giữa kế hoạch ban đầu và kết quả thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ đạt được mục tiêu, từ đó có thể điều chỉnh ngân sách hoặc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn mới để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Các vai trò khác của Budget trong doanh nghiệp

Vai trò quan trọng của Budget là gì? Cụ thể là:

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Kế hoạch ngân sách tổng thể giúp xác định rõ lượng nguồn lực cần thiết cho từng bộ phận, như số lượng nhân công và nguyên vật liệu. Điều này đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý và cân đối giữa các bộ phận.
• Kiểm soát chi phí: Ngân sách giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu một cách chủ động và nghiêm ngặt hơn. Bằng việc so sánh chi phí thực tế với dự kiến, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện và điều chỉnh các vấn đề phát sinh.
• Quản lý dòng tiền: Lập kế hoạch thu chi trong ngân sách giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo đủ nguồn lực để duy trì hoạt động hàng ngày và đầu tư vào các cơ hội tương lai.
• Tạo động lực cho nhân sự: Ngân sách rõ ràng giúp toàn bộ nhân sự hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp, tạo động lực để họ đóng góp vào thành công chung. Một ngân sách đầy thách thức cũng có thể kích thích tinh thần làm việc, khuyến khích nhân sự nỗ lực hơn để đạt mục tiêu.
• Kết nối các bộ phận: Quá trình lập kế hoạch ngân sách tạo cơ hội cho các bộ phận trong doanh nghiệp hiểu và phối hợp với nhau tốt hơn. Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể dựa trên phản hồi từ bộ phận chăm sóc khách hàng để đưa ra dự báo doanh số và chia sẻ thông tin này với bộ phận sản xuất.

Kế hoạch ngân sách gồm những gì?

Một bản kế hoạch ngân sách cơ bản cần bao gồm:

• Mục tiêu và chiến lược: Đặt ra các mục tiêu và chiến lược tài chính sơ bộ.
• Dự đoán doanh thu: Dự tính nguồn thu từ bán sản phẩm, dịch vụ, đầu tư và các kênh khác.
• Dự đoán chi phí hoạt động: Xác định chi phí cho lương, nguyên vật liệu, vận hành, marketing và các chi phí liên quan.
• Chỉ tiêu lợi nhuận: Tính toán lợi nhuận dự kiến (doanh thu trừ chi phí).
• Phân bổ ngân sách: Chia ngân sách cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
• Giới hạn ngân sách: Đặt mức sử dụng tài chính cho từng bộ phận.
• Định mức chi phí: Ước lượng chi phí chuẩn cho các hoạt động cụ thể.
• Chỉ tiêu phi tài chính: Các yếu tố liên quan như chất lượng sản phẩm, hiệu suất làm việc.
• Phân tích rủi ro tài chính: Đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến ngân sách.
• Dự trữ tài chính: Đảm bảo nguồn tiền dự trữ cho tình huống bất ngờ.

Nguyên tắc lập Budget hiệu quả

Nguyên tắc lập Budget là gì?Khi lập kế hoạch ngân sách, có một số nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân theo để đảm bảo hiệu quả và thành công của quá trình lập kế hoạch:

• Liên kết với kế hoạch kinh doanh: Kế hoạch ngân sách phải chặt chẽ liên kết với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Nếu không, nó có thể chỉ tái tạo lại kết quả của năm trước mà không mang lại giá trị thực tiễn cho tương lai.
• Cân đối giữa các bộ phận: Kế hoạch ngân sách cần phải cân đối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính để đảm bảo sự hài hòa giữa các bộ phận.
• Tham gia của tất cả các cấp quản lý: Quá trình lập kế hoạch ngân sách không chỉ nên diễn ra trong các cuộc họp của ban lãnh đạo cấp cao, mà còn cần có sự tham gia của các nhà quản lý ở cấp thấp hơn, bởi họ là những người hiểu rõ nhất về điều kiện thực tế và nguồn lực có sẵn.
• Tạo cảm giác làm chủ Budget: Tất cả nhân sự trong doanh nghiệp cần được khuyến khích chủ động đóng góp vào quá trình thiết lập và sửa đổi ngân sách, thay vì chỉ chấp nhận ngân sách được áp đặt. Ngân sách cũng cần được coi là một công cụ hỗ trợ cho hiệu quả làm việc, không chỉ là công cụ kiểm soát và đánh giá trách nhiệm.
• Tính linh hoạt: Kế hoạch ngân sách cần được theo dõi và điều chỉnh linh hoạt, phản ánh các điều kiện thực tế. Không nên phụ thuộc quá nhiều vào một bản kế hoạch không còn phù hợp với điều kiện hiện tại.
• Minh bạch: Các nội dung bên trong kế hoạch ngân sách cần phải có căn cứ rõ ràng và được giải trình cụ thể. Quá trình đàm phán, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách cũng cần phải tuân thủ quy trình một cách chặt chẽ.

Nâng tầm kỹ năng lập kế hoạch chỉ với 8 bước

>> Mời bạn đón đọc thêm các bài viết hay sau:

• Xenophobic là gì? Hiểu bản chất và nguồn gốc của sự bài ngoại
• Giải mã: Bitmap là gì và hoạt động như thế nào?
• Hostess là ai? Vai trò và nhiệm vụ của người làm Hostess
• Khám phá khái niệm bucket list là gì?
• Hàm Random trong excel: cú pháp và cách sử dụng
• Sở đoản là gì? Bí quyết nhận diện và khắc phục điểm yếu
• Những việc làm bảo vệ môi trường: Hành động để xây dựng tương lai bền vững

Kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến

Dưới đây là các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến bạn nên biết:

Lập ngân sách gia tăng (Incremental Budgeting)

Ngân sách cho kỳ tài chính tiếp theo sẽ được xây dựng dựa trên ngân sách của giai đoạn trước đó, kèm theo một số điều chỉnh để phản ánh các thay đổi dự kiến trong hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như tăng hoặc giảm doanh số bán hàng, chi phí sản xuất và chi phí nhân sự. Thông thường, phương pháp này áp dụng nguyên tắc tăng hoặc giảm một tỷ lệ cố định (ví dụ: 5%, 10%) so với ngân sách trước đó.

Ưu điểm:

• Đơn giản và tiết kiệm thời gian: Dễ dàng hơn so với việc lập ngân sách mới hoàn toàn từ đầu.
• Tính ổn định: Dựa trên cơ sở ngân sách trước, giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý và đánh giá hiệu suất hoạt động một cách hiệu quả.

Nhược điểm:

• Thiếu linh hoạt: Không phản ánh đầy đủ các biến động trong môi trường kinh doanh, hạn chế khả năng thích nghi.
• Duy trì trạng thái hiện tại: Có thể khuyến khích sự trì trệ, làm giảm tính sáng tạo và động lực cải tiến trong doanh nghiệp.
• Bỏ lỡ cơ hội: Nguy cơ không nhận ra hoặc tận dụng các cơ hội kinh doanh mới.

Lập ngân sách liên tục (Continuous Budgeting) hay ngân sách gối đầu (Rolling Budgeting)

Đây là cách lập ngân sách liên tục. Khi kết thúc khoảng thời gian ngắn, thường là 1 tháng hoặc 1 quý, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung ngân sách cho tháng hoặc quý tiếp theo vào kế hoạch.

Ví dụ, doanh nghiệp A luôn chuẩn bị ngân sách cho chu kỳ 12 tháng. Khi tháng thứ nhất kết thúc, doanh nghiệp sẽ bổ sung ngân sách cho tháng thứ 13 và điều chỉnh lại ngân sách của các tháng trước đó dựa trên dữ liệu thực tế và dự báo mới nhất.

Ưu điểm:

• Tính linh hoạt cao: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngân sách nhanh chóng, thích ứng với biến đổi của thị trường và điều kiện kinh doanh.
• Dự báo chính xác: Giúp có cái nhìn rõ ràng hơn về tương lai gần nhờ vào các dự đoán được cập nhật thường xuyên.
• Tạo động lực cải tiến: Khuyến khích các bộ phận nâng cao hiệu suất để duy trì hoặc vượt qua các mục tiêu ngân sách cũ.

Nhược điểm:

• Yêu cầu nguồn lực lớn: Cần nhiều nhân lực, thời gian, chi phí để thực hiện lập kế hoạch và theo dõi điều chỉnh liên tục, nhất là các doanh nghiệp có nhiều bộ phận.
• Không ổn định cho dự báo xa: Mặc dù tối ưu trong ngắn hạn, nhưng không đảm bảo tính chính xác cho các dự báo trong khoảng thời gian dài hơn.

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (Activity-Based Budgeting)

Lập ngân sách dựa trên hoạt động hiểu đơn giản là thiết lập budget dựa trên các hoạt động tương lai hướng đến mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu để đánh giá chi phí và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động, từ đó phân bổ ngân sách dựa trên định mức chi phí tương ứng.

Ưu điểm:

• Chi tiết hóa chi phí: Giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Tập trung vào giá trị: Khuyến khích doanh nghiệp chú trọng vào các hoạt động tạo ra giá trị và cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết.
• Thông tin rõ ràng: Cung cấp dữ liệu cụ thể để đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp.
• Cải tiến liên tục: Khuyến khích sự cải tiến không ngừng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Yêu cầu nguồn lực lớn: Cần nhiều nhân lực, thời gian và chi phí quản lý.
• Quá trình phức tạp: Đòi hỏi sự chi tiết và phức tạp, có thể gây khó khăn trong việc triển khai và quản lý, đặc biệt là ở những doanh nghiệp nhỏ.

Lập ngân sách dựa trên hiệu suất (Performance-Based Budgeting)

Phương pháp này phân bổ ngân sách dựa trên hiệu suất hoạt động của các bộ phận, thường dựa vào các chỉ tiêu và kết quả đạt được trong quá khứ hoặc dự báo tương lai. Các bộ phận có hiệu suất cao được ưu tiên nhiều nguồn lực hơn, trong khi các bộ phận có hiệu suất thấp phải cải thiện để nhận thêm ngân sách.

Ưu điểm:

• Minh bạch trong phân bổ ngân sách: Rõ ràng về cách thức phân bổ nguồn lực.
• Khuyến khích trách nhiệm: Tạo động lực cho các bộ phận và cá nhân nỗ lực hơn để đạt được mục tiêu.
• Cải tiến và sáng tạo: Thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao hiệu quả công việc để tối ưu kết quả kinh doanh.

Nhược điểm:

• Sai lệch trong đo lường: Nếu các chỉ số đo lường hiệu suất không chính xác, phân bổ ngân sách có thể thiếu hợp lý.
• Áp lực và cạnh tranh: Tạo ra áp lực nội bộ và có thể gây cạnh tranh không lành mạnh giữa các bộ phận.
• Rủi ro cắt giảm nguồn lực: Các bộ phận có hiệu suất thấp có thể bị cắt giảm nguồn lực quá mức, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động công ty và đời sống cá nhân.

Lập ngân sách từ con số 0 (Zero-Based Budgeting)

Phương pháp lập ngân sách từ con số 0 yêu cầu doanh nghiệp xác định mọi khoản chi tiêu từ đầu, không dựa trên các ngân sách hay hoạt động từ kỳ trước. Mỗi bộ phận cần giải trình rõ ràng và đưa ra lý do thuyết phục để bảo vệ các khoản chi tiêu trong ngân sách.

Ưu điểm:

• Minh bạch và rõ ràng: Tạo ra sự minh bạch trong việc quản lý và sử dụng nguồn lực.
• Khuyến khích sáng tạo: Thúc đẩy các cá nhân và bộ phận tìm cách cải tiến, giảm chi phí.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi nguồn lực lớn: Tốn nhiều thời gian và nhân lực để xây dựng kế hoạch từ đầu và tiến hành các phản biện cần thiết.
• Ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan: Khả năng phản biện của từng bộ phận có thể làm ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên phân bổ ngân sách.
• Gây áp lực cho các bộ phận: Có thể dẫn đến căng thẳng và phản ứng tiêu cực trong nội bộ doanh nghiệp.

Lập ngân sách từ dưới lên (Bottom-Up Budgeting)

Lập budget từ cấp độ nhỏ nhất, từng bộ phận của doanh nghiệp sẽ dự trù chi phí, ngân sách và trình lên các cấp quản lý cao hơn để tổng hợp thành ngân sách tổng thể.

Ưu điểm:

• Thúc đẩy sự tham gia: Tạo cam kết và tinh thần trách nhiệm của các bộ phận.
• Chi tiết và linh hoạt: Phản ánh chính xác nhu cầu cụ thể của từng bộ phận.

Nhược điểm:

• Thiếu sự đồng nhất: Dễ thiếu liên kết với kế hoạch kinh doanh tổng thể.
• Tốn thời gian: Phức tạp và mất nhiều công sức trong quá trình tổng hợp.

Ngân sách lập từ trên xuống (Top-Down Budgeting)

Ngân sách được khởi xướng từ ban lãnh đạo và sau đó được chia nhỏ và phân bổ xuống các bộ phận cấp dưới.

Ưu điểm:

• Liên kết với chiến lược tổng thể: Giúp duy trì sự nhất quán với mục tiêu kinh doanh.
• Tinh gọn quy trình: Giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các bộ phận.

Nhược điểm:

• Gây cảm giác áp đặt: Các bộ phận có thể thiếu cam kết vì ngân sách được áp đặt từ trên xuống.
• Thiếu chi tiết: Không phản ánh đầy đủ các nhu cầu cụ thể của từng bộ phận.

Cách lập budget cho doanh nghiệp

Các bước lập Budget là gì?Việc lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng để đảm bảo sự quản lý tài chính hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để lập budget cho doanh nghiệp của bạn:

Bước 1: Thành lập uỷ ban ngân sách & đặt mục tiêu Budget cấp cao

Quá trình lập kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp bắt đầu từ việc thành lập uỷ ban ngân sách, thường gồm các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau như CEO, CFO, các chuyên gia tài chính và chiến lược kinh doanh, cùng đại diện từ các bộ phận khác.

Nhiệm vụ của uỷ ban ngân sách bao gồm thiết lập quy trình, thu thập thông tin, xác định ưu tiên chi phí và đầu tư, đưa ra dự báo về doanh thu và chi phí, hoàn thiện kế hoạch và theo dõi, đánh giá để điều chỉnh nếu cần.

Kế hoạch ngân sách phải phản ánh mục tiêu chung của doanh nghiệp, như tăng trưởng doanh thu, tăng lợi nhuận, cắt giảm chi phí, mở rộng thị phần và cần công bố các quyết định cụ thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Dự báo chỉ số Budget

Quá trình lập budget là gì? Quá trình lập budget quan trọng bao gồm việc dự báo các chỉ số ngân sách như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí hoạt động và nguồn thu. Điều này dựa trên việc dự đoán các yếu tố ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp trong tương lai, bao gồm kế hoạch kinh doanh, hiệu suất hoạt động hiện tại và phân tích môi trường kinh doanh.

Có hai phương pháp dự báo phổ biến là phân tích chuỗi thời gian và dự báo nhân quả. Phân tích chuỗi thời gian dựa trên quan sát trong quá khứ để dự đoán giá trị tương lai, trong khi dự báo nhân quả xác định mối quan hệ giữa các biến số khác nhau. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng có nhiều yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến dự báo ngân sách như lạm phát, rủi ro không lường trước và đường cong học tập.

Bước 3: Gửi đề xuất Budget

Trong phương pháp lập ngân sách từ dưới lên hoặc kết hợp hai chiều, mỗi bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp đề xuất một ngân sách ban đầu dựa trên hướng dẫn của ủy ban ngân sách và mục tiêu dự báo. Lý do gửi đề xuất Budget là gì? Đề xuất này được chuyển lên các cấp quản lý cao hơn để xem xét và điều chỉnh, đảm bảo phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp và các bộ phận khác.

Trong quá trình này, để tránh thâm hụt ngân sách, doanh nghiệp có thể sử dụng ngân sách đệm, tức là tính toán một “lớp đệm” trong ngân sách đề xuất để dự phòng. Điều này thường thể hiện bằng việc đề xuất doanh thu thấp hơn và chi phí cao hơn so với dự báo thực tế.

Bước 4: Đàm phán và thống nhất Budget

Bước tiếp theo để lập Quá trình lập Budget là gì? Các đề xuất ngân sách sẽ được kiểm tra để đảm bảo tuân thủ quy định và chủ trương chung của doanh nghiệp trước khi được phân tích xem chúng có phù hợp với mục tiêu chung và các bộ phận khác không.

Quá trình này thường đi kèm với các đàm phán giữa người quản lý bộ phận và cấp trên của họ để điều chỉnh đề xuất. Đề xuất từ các bộ phận được tổng hợp thành bản dự thảo đầu tiên của ngân sách tổng thể, phản ánh tình hình toàn cảnh của doanh nghiệp. Ủy ban ngân sách sẽ phân tích và điều chỉnh bản dự thảo trước khi hoàn thiện budget cuối cùng.

Bước 5: Xem xét và phê duyệt Budget cuối cùng

Bước cuối cùng để lập kế hoạch Budget là gì? Đó là đệ trình ngân sách tổng thể cho ban lãnh đạo cấp cao để phê duyệt cuối cùng. Đôi khi, ủy ban ngân sách cần giải trình các quyết định phê duyệt trước đó, điểm chính đã thảo luận hoặc cam kết với ngân sách này. Sau đó, ngân sách sẽ được thông báo rộng rãi đến các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để bắt đầu thực hiện.

Xem thêm:

• Cách xây dựng và lập kế hoạch tài chính cá nhân hiệu quả tối ưu
• Lập kế hoạch cho bản thân: Để thành công và thăng tiến trong cuộc sống

Hướng dẫn quản lý Budget trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số hướng dẫn cơ bản để hiểu và áp dụng quản lý Budget hiệu quả trong doanh nghiệp:

Theo dõi, ghi nhận Budget

Bước này tạo nền tảng cho việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về tình hình tài chính, bao gồm cả quy trình, công cụ và con người, để đánh giá và điều chỉnh ngân sách trong các giai đoạn sau. Việc theo dõi và ghi nhận ngân sách có thể được thực hiện song song giữa các bộ phận riêng lẻ và các trung tâm trách nhiệm chuyên biệt như trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.

Dữ liệu về ngân sách sẽ được cập nhật chính xác vào cuối mỗi kỳ tài chính trên các công cụ báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trong suốt kỳ tài chính, các công cụ quản lý tài chính được sử dụng để ghi nhận liên tục và tự động các dữ liệu này.

Đánh giá kết quả việc sử dụng Budget

Bước tiếp theo để quản lý Budget là gì? Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai quan điểm khi sử dụng ngân sách:

• Mục tiêu: Chi phí thực tế có thể cao hơn ngân sách, nhưng nếu giúp đạt được mục tiêu ưu tiên, sẽ được chấp nhận.
• Kiểm soát chặt chẽ: Định mức chi phí rất chi tiết và không cho phép vượt quá kế hoạch ban đầu.

Phân tích phương sai (ANOVA) so sánh chi phí và doanh thu thực tế với ngân sách lập trước. Nếu phân tích diễn ra SAU KHI kết thúc chu kỳ ghi nhận dữ liệu, đó là kết quả cuối cùng. Nếu diễn ra TRONG chu kỳ, đó là tiến độ sử dụng ngân sách.

Mỗi bộ phận cần báo cáo việc thực hiện ngân sách định kỳ và giải trình các yếu tố bất thường (nếu có) cho cấp quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.

Điều chỉnh Budget

Khi hoàn cảnh thay đổi đột ngột và nằm ngoài kiểm soát, ngân sách cần phải điều chỉnh. Phương pháp lập ngân sách liên tục được ưa chuộng để đảm bảo sự linh hoạt và phản ứng kịp thời. Tuy nhiên, việc điều chỉnh quá thường xuyên có thể làm giảm tính nghiêm túc của quá trình lập kế hoạch. Doanh nghiệp nên giữ cho việc điều chỉnh này không quá 2 lần mỗi năm và chỉ tiến hành khi cần thiết thực sự.

Khi cần phải điều chỉnh, doanh nghiệp có thể xem xét hai phương án: tạm hoãn hoạt động để chờ nguồn lực tài chính mới trong chu kỳ ngân sách tiếp theo hoặc phân bổ lại ngân sách để bù đắp cho các khoản chi phí còn thiếu. Đối với việc này, một số chiến lược thực hiện có thể bao gồm tăng tổng doanh thu, quản lý dòng tiền hoặc tối ưu hóa sử dụng vốn.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp mọi nhà quản trị hiểu rõ hơn về Quá trình lập Budget là gì, quá trình lập và quản lý ngân sách cho doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp kiểm soát tài chính trong những thời kỳ biến động, mà còn là nền tảng quan trọng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Chúc doanh nghiệp luôn thịnh vượng và thành công!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Mailisa tuyển dụng, Abbott tuyển dụng, tuyển dụng Long Châu, SAGS tuyển dụng, Nam Á tuyển dụng, Tôn Hoa Sen tuyển dụng, Nhà thuốc An Khang tuyển dụng và Nhựa Duy Tân tuyển dụng.

>>> Xem thêm các bài chia sẻ về chủ đề liên quan:

• Portfolio là gì? Sự khác nhau giữa Portfolio và CV
• Danh sách các phần mềm tính lương phổ biến nhất hiện nay
• Promotion là gì? Hiểu rõ về các chiến lược khuyến mãi
• Market là gì? Tìm hiểu về khái niệm và vai trò của thị trường
• Kỹ năng là gì? Các kỹ năng cần thiết để thành công
• Producer là gì? Vai trò và trách nhiệm của nhà sản xuất
• Mentor là gì? Tầm quan trọng của người hướng dẫn trong sự nghiệp
• Procurement là gì? Khám phá quy trình và tầm quan trọng của mua sắm

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC VietnamWorks là kênh thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam, luôn mang đến các thông tin tuyển dụng uy tín, chất lượng và nhanh chóng. Với hơn 9.4 triệu lượt truy cập hàng tháng, VietnamWorks giúp kết nối ứng viên với các nhà tuyển dụng có nhu cầu tìm nhân sự tiềm năng. Người tìm việc có thể dễ dàng tiếp cận các thông tin tuyển dụng đáng tin cậy trên toàn quốc. Bên cạnh đó, VietnamWorks còn tích hợp các tính năng hiện đại, hỗ trợ người dùng tạo CV trực tuyến và ứng tuyển một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian.