10+ mẫu bảng chấm công excel mới nhất, hiệu quả và dễ sử dụng

Bảng chấm công Excel đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, là công cụ cơ bản để đánh giá mức độ chuyên cần của nhân viên và là cơ sở để tính toán lương. Trong nội dung này, VietnamWorks HR Insider sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng cấm công excel nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cùng theo dõi ngay!

Bảng chấm công excel là gì?

Bảng chấm công Excel là công cụ được thiết kế bằng phần mềm Microsoft Excel, được sử dụng để ghi lại và quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là một phương pháp phổ biến và hiệu quả để theo dõi giờ làm việc, giờ nghỉ, thời gian làm thêm, và các yếu tố liên quan khác.

Bảng chấm công Excel thường được các bộ phận nhân sự sử dụng để:

• Theo dõi sự hiện diện và vắng mặt của nhân viên.
• Hỗ trợ tính lương dựa trên số giờ làm việc.
• Đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý thời gian làm việc.

Xác định mô hình bảng chấm công Excel

Trước khi tạo một bảng chấm công Excel, quan trọng nhất là phải có một kế hoạch chi tiết về cấu trúc của file, bao gồm số lượng sheet, thông tin chi tiếtvề từng sheet, và cách hoạt động của bảng. Việc này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức thiết kế bảng chấm công trên bảng tính Excel, giảm thiểu cần phải chỉnh sửa nhiều lần sau này.

Xác định mô hình bảng chấm công Excel

Dưới đây là hướng dẫn cho việc lập mô hình bảng chấm công trên Excel:

• Tổng cộng 13 sheet:Mỗi sheet tương ứng với một tháng, và có một sheet dành cho danh sách nhân viên.
• Số lượng nhân viên:Trung bình mỗi tháng có 20 nhân viên.
• Ký hiệu chấm công:Có thể tùy chỉnh ký hiệu chấm công tùy thuộc vào người sử dụng.
• Thông tin hàng ngày:Mỗi bảng chấm công cần ghi rõ ngày và thứ trong tháng đó. Tự đổi màu cho thứ 7 và chủ nhật để phân biệt với các ngày làm việc thường.
• Chấm công hàng ngày:Mỗi ngày, chấm công được ghi vào cột tương ứng. Tính tổng công của nhân viên cuối tháng.
• Liên kết giữa các tháng:Thêm liên kết giữa các sheet tháng để dễ dàng thao tác và theo dõi.
• Dữ liệu nhân viên:Tên nhân viên trong bảng chấm công lấy từ sheet danh sách nhân viên.

Bằng cách này, bạn có thể tổ chức thông tin chấm công một cách có hệ thống, linh hoạt và dễ quản lý, đồng thời tối ưu hóa khả năng sử dụng tính năng của bảng Excel.

Cách tạo bảng chấm công Excel đơn giản, chuyên nghiệp

Để tạo bảng chấm công Excel chất lượng, bạn có thể áp dụng các bước sau đây:

Bước 1: Xây Dựng Danh Sách Nhân Sự Đầy Đủ

Bước quan trọng đầu tiên là tạo danh sách nhân viên chứa các thông tin cơ bản như tên và mã nhân viên. Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp nên lập ít nhất 02 cột cho tên và mã nhân viên, kiểm tra thông tin một cách cẩn thận để tránh những sai sót không mong muốn. Các cột thông tin khác như chức danh, phòng ban, ngày sinh, và thông tin liên hệcũng có thể được bổ sung.

Bước 2: Thiết Lập Các Cột Thời Gian và Ghi Chú

Tạo các cột thời gian để đếm số ngày làm việc trong tháng và ghi chú (nếu cần thiết). Việc này giúp quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viênvà ghi chú những sự kiện đặc biệt. Sự linh hoạt trong việc thiết lập các cột giúp tùy chỉnh bảng chấm công phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Bước 3: Chọn và Thống Nhất Biểu Tượng Chấm Công

Doanh nghiệp nên chọn và thống nhất một loạt biểu tượng để đại diện cho các loại ngày làm việc khác nhau. Ví dụ, sử dụng “X” để đánh dấu ngày làm việc thực tế, “NL” cho ngày nghỉ, và “P” cho ngày nghỉ phép. Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng và hiệu quả trong quá trình đọc và kiểm tra bảng chấm công.

Bước 4: Kiểm Tra Lại và Xác Nhận

Sau khi hoàn tất quá trình tạo bảng chấm công, quy trình kiểm tra và xác nhận thông tin là bước quan trọng cuối cùng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của bảng và tạo thuận lợi khi áp dụng cho các chu kỳ sau, tránh những sai sót không mong muốn trong hệ thống chấm công.

Cách tạo bảng chấm công Excel đơn giản, chuyên nghiệp

Những lưu ý trong lập bảng Excel để chấm công

Để tạo bảng chấm công Excel một cách chính xác và nhanh chóng, và đồng thời đảm bảo quyền lợi của nhân sự, có những yếu tố quan trọng mà bạn cần chú ý:

• Đồng Bộ Quy Định và Hình Thức:Đầu tiên, việc quy định chính xác và đồng bộ cùng hình thức của bảng chấm công là rất quan trọng. Xác định rõ ràng thời gian theo ngày, các loại nghỉ phép, làm bù là những yếu tố cơ bản giúp bảng chấm công trở nên minh bạch và dễ hiểu.
• Thiết Kế Cấu Trúc Logic:Thứ hai, thiết kế những tiêu chí chính để tạo ra bảng lớn. Phải có cấu trúc logic, với mỗi bảng lớn chứa các mục nhỏ và chi tiết hơn. Tránh rườm rà và đảm bảo rằng cấu trúc bảng không gây ảnh hưởng đến quá trình tổng hợp công lúc cuối tháng.
• Ghi Rõ Thời Gian và Dữ Liệu:Thứ ba, đảm bảo rằng mỗi mục thời gian khi hoàn thành dữ liệu chấm công được ghi rõ ràng. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và tạo ra bảng chấm công chính xác. Việc ghi chú và đánh dấu thời gian làm việc quan trọng để giữ cho bảng có tính minh bạch và tin cậy.

Những lưu ý trong làm bảng chấm công Excel

Việc tuân thủ những yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng bảng chấm công không chỉ nhanh chóng và chính xác mà còn đảm bảo quyền lợi của nhân sự một cách hiệu quả.

Các mẫu bảng chấm công excel hiệu quả nhất

Dưới đây là các mẫu bảng chấm công phổ biến, phù hợp với từng nhu cầu cụ thể bạn có thể tham khảo:

Bảng chấm công hằng ngày

Bảng chấm công hằng ngày là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao thời gian làm việc của nhân viên. Phương pháp này thường ghi nhận thời gian điểm danh hai lần mỗi ngày: khi bắt đầu và kết thúc công việc. Điều này đảm bảo cập nhật chính xác số giờ làm việc của từng cá nhân.

Bảng chấm công và tính lương theo giờ

Đây là mẫu bảng dành cho các doanh nghiệp áp dụng hình thức tính lương theo giờ. Thời gian vào, ra của nhân viên được ghi nhận chi tiết theo từng ca làm việc hoặc từng ngày, giúp nhà quản lý đánh giá chính xác mức độ chuyên cần.

Bảng chấm công và tính lương theo ngày

Bảng chấm công theo ngày, hay còn gọi là báo cáo điểm danh ngày, được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên trong suốt tháng. Mẫu này phù hợp với các công việc yêu cầu sự có mặt liên tục tại địa điểm làm việc, như nhân viên an ninh, bán hàng hoặc công nhân sản xuất.

Bảng chấm công excel theo tuần

Bảng chấm công theo tuần giúp quản lý thời gian làm việc và tiến độ công việc trong các giai đoạn ngắn. Mẫu này thường phù hợp với các doanh nghiệp áp dụng chu kỳ tính lương hoặc báo cáo tiến độ công việc hàng tuần.

Bảng chấm công theo ca

Mẫu bảng chấm công Excel theo ca được thiết kế để theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên trong các ca làm việc cụ thể. Đây là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp hoạt động theo ca kíp, đặc biệt là trong các ngành sản xuất, nhà hàng, và khách sạn.

Bảng chấm công theo thông tư 200

Mẫu bảng chấm công này được xây dựng dựa trên quy định của Thông tư 200, bao gồm các thông tin như ngạch bậc lương, cấp bậc hoặc chức vụ của nhân viên. Đây là mẫu bảng tiêu chuẩn, phù hợp với doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế.

Bảng chấm công theo thông tư 177

Bảng chấm công theo Thông tư 177 có thiết kế tương tự như mẫu của Thông tư 200 và 133, nhưng được tinh giản hơn ở phần mục quy ra công. Mẫu này phân loại rõ ràng ba loại công việc chính: Công hưởng lương theo thời gian, công nghỉ không lương, công hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH).

Bảng chấm công theo thông tư 133

Mẫu bảng chấm công số 01a-LĐTL, ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, được thiết kế đặc biệt dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ.

Bảng chấm công sản xuất

Bảng chấm công sản xuất được tạo ra để theo dõi giờ làm việc của công nhân trong các phân xưởng. Thiết kế mẫu bảng này tập trung vào sự đơn giản và dễ sử dụng. Đây là mẫu bảng chấm công lý tưởng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất.

Bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ đóng vai trò quan trọng trong quản lý thời gian làm việc ngoài giờ hành chính. Đặc biệt, mẫu bảng này rất cần thiết trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc công ty có đặc thù làm việc tăng ca thường xuyên.

Bảng chấm công bằng tiếng Anh

Mẫu bảng chấm công Excel này dành cho doanh nghiệp nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam. Doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh trong hoạt động cũng có thể áp dụng. Để đảm bảo dữ liệu chính xác, HR và nhân viên cần được hướng dẫn sử dụng và đọc thông tin bằng tiếng Anh.

Bảng chấm công giáo viên theo số giờ dạy

Mẫu bảng hỗ trợ theo dõi giờ dạy chi tiết, phù hợp với trường học, trung tâm ngoại ngữ, và cơ sở giáo dục tư nhân. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các đơn vị giáo dục trong và ngoài nước muốn quản lý giờ dạy chính xác.

Bảng chấm công giáo viên theo giờ ra vào

Bảng chấm công tự động cập nhật dữ liệu từ trang DATA, đồng thời hiển thị biểu đồ tổng hợp tại trang DASHBOARD. Mẫu này giúp theo dõi giờ làm việc của giáo viên một cách trực quan và hiệu quả.

Cuối cùng, hãy nhớ cập nhật bảng chấm công Excel thường xuyên để đảm bảo nó luôn phản ánh đúng thực tế thời gian làm việc và giúp bạn quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất nhé.

Hy vọng với cách tạo và các mẫu bảng chấm công Excel mà VietnamWorks HR Insider chia sẻ trên đây giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc hiệu quả. Đồng thời đảm bảo sự minh bạch, chính xác trong việc tính lương và phúc lợi cho nhân viên.

Xem thêm: Cách làm biểu đồ trong Excel dạng cột, tròn, đường, miền

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam