Bạn có biết giao tiếp tốt đem đến 85% khả năng thành công trong công việc. Vậy thế nào là giao tiếp tốt? Đó là khi những điều bạn muốn nói được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác đến người nghe.
Giao tiếp là kỹ năng có thể học hỏi và rèn luyện. Nếu luyện tập thường xuyên, bạn sẽ nói chuyện thuyết phục hơn và có khả năng gây ảnh hưởng trong bất kỳ hoàn cảnh nào, với bất kỳ ai, từ cấp lãnh đạo, đồng nghiệp đến khách hàng.
Trước hết, để giao tiếp tốt cần có sự chuẩn bị. Bạn cần thận trọng, cân nhắc kỹ càng trước khi nói. Điều này giúp bạn không rơi vào những tình huống khó xử. Bạn nên viết ra giấy những điều quan trọng muốn nói để không bỏ sót bất kỳ điểm nào. Khi dành nhiều thời gian để chuẩn bị cho những cuộc gặp gỡ quan trọng, bạn sẽ diễn đạt hết những gì mình muốn nói và có thể ứng đổi kịp thời khi rơi vào trường hợp bất ngờ hay lúng túng.
Việc chọn thời điểm thích hợp để nói chuyện sẽ giúp bạn đạt kết quả mong muốn. Chẳng hạn, bạn muốn nhờ đồng nghiệp giải quyết một rắc rối, đừng chọn lúc họ đang phải giải quyết những khó khăn của họ. Lúc này họ sẽ không có thời gian và tâm trí để giúp bạn.
Nên quan sát tâm trạng và khả năng lĩnh hội của người mà bạn muốn nói chuyện trước khi mở lời. Khi có tâm trạng tốt, người ta sẽ cởi mở, dễ chấp nhận, tiếp thu ý kiến của người khác. Stress, sự mệt mỏi và lo lắng sẽ làm họ thiếu tập trung và không thoải mái khi nói chuyện. Vì vậy, bạn nên bắt đầu câu chuyện bằng một câu hỏi, như “Anh/chị có rảnh để nói chuyện một chút không?”, “Bạn có thể cho tôi 5 phút để trao đổi, được không?”. Nếu họ bận, bạn nên hẹn một thời điểm khác thuận tiện cho họ.
Những yếu tố cản trở việc giao tiếp như nhạc, tiếng ồn, ánh sáng quá chói, tranh ảnh gây mất tập trung, người ra vào thường xuyên … cần được loại bỏ. Điều này giúp cuộc nói chuyện thoải mái và tập trung hơn, đặc biệt khi bạn cần nói chuyện để giải quyết những vấn đề quan trọng. Hãy nhớ rằng 5 phút tập trung vào câu chuyện sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề hơn là 30 phút nói chuyện nhưng bị gián đoạn bởi những yếu tố xung quanh.
Sự rõ ràng trong câu chuyện giúp bạn tránh được những hiểu lầm trong giao tiếp và để mọi người hiểu rõ bạn muốn gì. Để làm được điều này bạn cần nhớ ba nguyên tắc.
- Thứ nhất, nên nói điều bạn nghĩ, sử dụng ngôn từ, câu chữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu.
- Thứ hai, nói điều bạn muốn, đưa ra yêu cầu, ý kiến, mong muốn của mình một cách rõ ràng, trực tiếp.
- Và cuối cùng là nói điều bạn cảm nhận. Bạn cần nói chậm rãi, có thể dùng những câu nói thông dụng để diễn đạt ý của mình.
Để cuộc nói chuyện đi đến kết quả mong muốn, bạn cần đặt mình vào tâm trạng và hoàn cảnh của người bạn đang nói chuyện để hiểu họ hơn. Việc lắng nghe giúp bạn hiểu được những điều họ nói và cả những điều họ không nói ra.
Để hiểu được đối phương, bạn cần tập trung vào người đang nói, hướng người về phía trước. Điều này thể hiện bạn đang lắng nghe họ. Không nên ngắt lời, đưa ra nhận xét hay bình phẩm khi họ đang nói. Khi người nói vừa dứt lời, đừng nên đáp lại ngay. Dừng lại một lúc trước khi nói, giúp bạn hiểu người nói ở mức độ cao hơn. Bạn không nên nghĩ mình hiểu hết những gì mới nghe thấy. Nếu có bất kỳ khúc mắc nào, đừng ngại hỏi lại: “Có phải ý bạn là…?”. Nếu không chắc những gì mình đã nghe, hãy lặp lại những lời đó để xác nhận với người nói. Chẳng hạn: “Bạn đã nói… Như vậy có đúng không?”. Những câu hỏi này giúp bạn tránh hiểu nhầm và cũng thể hiện sự quan tâm, lắng nghe của bạn.
Ai cũng cần thời gian để tiếp nhận những thông tin mới, đặc biệt là những thông tin hay ý kiến yêu cầu họ thay đổi thói quen hay quan điểm của mình. Theo tự nhiên, người ta thường nói “Không” trước sự thay đổi hay ý kiến mới. Chính vì vậy, hãy dành cho người nghe khoảng 72 giờ để tiếp nhận và suy nghĩ về những thông tin này. Vì bản chất con người là không thích thay đổi nên khi mở lời về những ý tưởng mới, bạn nên chọn cách tiếp cận như sau: “Tôi đang nghĩ liệu rằng mình có thể thực hiện, giải quyết vấn đề theo hướng này được không? Anh thấy sao?”. Khi bạn không áp đặt chủ kiến của mình thì người nghe sẽ thấy cởi mở và thoải mái hơn khi lắng nghe bạn.
Cuối cùng, để giao tiếp tốt, cơ bản là bạn phải đặt trọng tâm vào người mà bạn đang nói chuyện và tập trung vào câu chuyện. Hãy cởi mở, thân thiện và lịch sự để những cuộc gặp gỡ không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề nào đó mà còn mang lại cho bạn những mối quan hệ tốt đẹp trong công việc lẫn trong cuộc sống.
| Đôi nét về anh Tăng Trị Trọng |
|---|
| Anh Tăng Trị Trọng được mệnh danh là “Người Đàn Ông Triệu Đô” vì những thành tựu xuất sắc tại VietnamWorks trong suốt 14 năm qua. Với hơn 20 năm kinh nghiệm đảm nhận vai trò quản lý tại các tập đoàn quốc tế hàng đầu Việt Nam và phương châm sống “Truyền cảm hứng và phát huy tối đa năng lực của con người nhằm giúp họ đạt được mục tiêu mong muốn bằng chính sự đam mê và lòng nhiệt huyết của mình”, anh Trọng đã giúp VietnamWorks phát triển bền vững và hoạt động thu lợi thông qua việc đào tạo và phát triển con người, góp phần để VietnamWorks giữ vững vị thế hàng đầu trong lĩnh vực tuyển dụng trực tuyến tại Việt Nam. Anh còn được biết đến như là một chuyên gia tinh tường và máu lửa trong việc huấn luyện kỹ năng lãnh đạo và phát triển tiềm năng con người. |
Xem thêm chuỗi bài viết từ anh Tăng Trị Trọng:
Bài viết 1: Hành trình vượt sóng thành công của VietnamWorks trong đại địch COVID 2021
Bài viết 2: Giữa tâm dịch Covid-19 và những thông điệp tích cực gửi đến các nhà quản trị nhân sự
Bài viết 3: Nhân sự kỷ nguyên mới cần có 3 chữ “HI”: HI TOUCH – HI TRUST – HI TECH
Bài viết 4: Công thức giúp nhà lãnh đạo phát huy tối đa năng lực của nhân viên
Bài viết 5: Giữ chân nhân tài đội ngũ Sales
Bài viết 6: Khai phá và phát huy năng lực ảnh hưởng
Bài viết 7: Để có đội ngũ tư vấn bán hàng chuyên nghiệp
Bài viết 8: Khi chính sự từ chối cũng mang lại ‘doanh số’
Bài viết 9: Sales không phải là nghề đi xin, mà là đi cho
Bài viết 10: Người kiến tạo thành công đột phá
Bài viết 11: Công thức tuyển dụng thành công nhân viên kinh doanh (Sales)
— HR Insider — Kinh Tế Sài Gòn
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
