Xây dựng văn hóa làm việc từ xa giữa mùa Covid-19: Nếu thiếu niềm tin vào nhân viên thì ngay từ bước đầu chúng ta đã thất bại!

Covid-19 đã làm đảo lộn thói quen sinh hoạt và buộc chúng ta phải tìm ra cách để cộng tác hiệu quả hơn khi việc tiếp xúc trực diện bị hạn chế. Gần đây trên nhiều diễn đàn quản trị, câu chuyện làm việc từ xa được đưa ra thảo luận dưới nhiều khía cạnh khác nhau và đang được coi là giải pháp cứu cánh cho nhiều doanh nghiệp.

Mới đây tại một sự kiện trực tuyến được phối hợp tổ chức bởi cộng đồng chuyển đổi số Việt Nam và cộng động Việt Nam Remote working, văn hóa được đề cập như là một yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp vận hành mô hình làm việc từ xa hiệu quả.

Hiệu suất và kết quả đầu ra là trọng tâm cần quản trị

Đánh giá về tầm quan trọng của yếu tố này, anh Hùng Đinh, Founder & CEO DesignBold, người khởi xướng thành lập nên cộng đồng Việt Nam Remote Working cho biết: “Chúng ta đang quá coi trọng công cụ thậm chí có những góc nhìn chưa thực sự đầy đủ về làm việc từ xa. Thực ra “video call” hay nhắn tin chỉ là một hình thức để trao đổi công việc, điều quan trọng hơn là chúng ta cần  hình thành được văn hóa, thay đổi thói quen, xác định được hiệu suất là thứ trọng tâm chúng ta cần quản trị và chú trọng vào kết quả đầu ra.”

“Bởi thực tế khái niệm rộng hơn của Remote working là Distributed working, chính là làm việc ở những môi trường khác nhau, thậm chí múi giờ khác nhau, nhiều khi còn bị tác động bởi nhiều yếu tố ngoại cảnh. Vậy nếu doanh nghiệp thực sự chuyển dịch sang mô hình này thì cũng phải chuẩn bị cho cả những tình huống như thế đồng thời hình thành được thái độ làm việc phù hợp cho nhân viên. Ví như hôm nay máy tính bị hỏng thì chúng ta cũng khắc phục để đảm bảo được tiến độ công việc như bình thường”.

Hãy quan tâm đến tính kết nối về mặt tinh thần trong một tổ chức, nhiều hơn là những quy tắc

Giải thích kỹ hơn cho quan điểm này anh Hùng cho biết: Sự chủ động và tính kỷ luật là thứ mà đặt trong hoàn cảnh nào cũng cần thiết. Điều này không chỉ giúp cho nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc mà còn đảm bảo sự nhất quán trong việc thực hiện các nguyên tắc và chính sách của công ty.

“Yếu tố quan trọng nhất chính là niềm tin, công ty tin rằng các bạn thực sự hiểu những khó khăn mà chúng ta đang phải đối mặt, cũng luôn tin rằng các bạn sẽ cố gắng để mọi thứ trở nên tốt hơn. Vì trong hoàn cảnh này chỉ có 2 trường hợp hoặc là chúng ta sẽ cùng cố gắng gấp nhiều lần so với trước kia hoặc là mọi thứ sẽ đi xuống”, anh Hùng chia sẻ

“Riêng về vấn đề văn hóa chúng tôi quan tâm đến tính kết nối về mặt tinh thần trong một tổ chức nhiều hơn là những quy tắc, tất nhiên quy tắc thì vẫn phải có để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách minh bạch rõ ràng. Nhưng để giải quyết được gốc rễ của vấn đề thì chính là tinh thần doanh nghiệp, rằng nhân viên sẽ đối mặt với thử thách như thế nào, mọi người có thực sự hiểu về khó khăn mà chúng ta đang phải trải qua và có cùng chia sẻ điều đó hay không.”

“Việc đầu tiên mà Base làm sau khi nhận thấy Covid-19 có những diễn biến phức tạp là họp toàn công ty lại để chia sẻ về bức tranh chung và giúp mọi người cùng hiểu được những khó khăn mà chúng ta đang phải đối mặt. Chúng ta cũng cần thẳng thắn trao đổi với nhau về các tình huống có thể xảy ra, và cách mà công ty sẽ hành xử trong từng trường hợp cụ thể”, anh Hùng cho biết thêm.

Tính cam kết, phản hồi nhanh và tính minh bạch là 3 mấu chốt cho văn hóa làm việc từ xa

“Sự cam kết này không phản ánh mối tương quan một chiều mà nằm trong nhiều mối liên hệ, cam kết của công ty với nhân viên, của sếp với nhân viên, của nhân viên với công ty và với sếp, thâm chí giữa những nhân viên với nhau.”

“Đơn cử như, trong bối cảnh này, công ty cam kết không cắt giảm nhân sự, không chậm lương thì chúng ta phải thực hiện đúng, nếu có bộ phận nào phải tinh giảm thì sẽ luân chuyển nhân viên sang bộ phận khác. Lãnh đạo cam kết đúng giờ thì phải làm gương, cùng với đó, nhân viên cam kết hoàn thành công việc thì phải thực hiện đủ KPI được giao phó.”

“Vì chúng ta không ngồi cạnh nhau, không giao tiếp trực diện nên sự phản hồi thông tin một cách kịp thời và chủ động chia sẻ là điều vô cùng quan trọng. Chúng ta phải luôn giữ được nhịp độ thông tin, phải rõ ràng trong giao tiếp, phải tìm ra được sự thống nhất quan điểm khi có nhiều ý kiến phản hồi. Bên cạnh đó chúng ta cần minh bạch về mục tiêu của công ty, minh bạch về kế hoạch của đội nhóm, minh bạch trong chính sách đánh giá. Ví dụ như làm việc ở nhà thì lương cứng được hưởng bao nhiêu phần trăm, thưởng bao nhiêu phần trăm, yếu tố chuyên cần chiếm bao nhiêu phần trăm.”

Trong quan điểm xây dựng văn hóa làm việc từ xa anh Hùng Đinh cũng nhấn mạnh thêm rằng: Cần bám sát vào kết quả làm việc hơn là chú ý đến “time tracking” (kiểm soát về thời gian). Nếu doanh nghiệp đang thiếu sự tin tưởng và muốn quản lý chặt nhân viên thì vốn dĩ đó đã là một sự thất bại trong khi triển khai làm việc từ xa.

Còn xét về mặt lâu dài nếu chúng ta coi làm việc từ xa không phải là một giải pháp tình thế để đối phó với Covid-19 mà thực sự sẽ trở thành một phương thức làm việc của doanh nghiệp về sau này thì chúng cần cân nhắc đến 2 yếu tố quan trọng: Thứ nhất, đối với doanh nghiệp thì liệu rằng mô hình này có phù hợp với tính chất và ngành nghề kinh doanh hay không. Và thứ 2 chúng ta cần tuyển dụng những người có tố chất phù hợp.