Phần lớn chúng ta đều dành ra khoảng 40-60 giờ – một khối lượng thời gian đáng kể để đầu tư vào công việc. Tuy nhiên, trong suốt khoảng thời gian đó, không phải lúc nào và thường xuyên chúng ta cũng sử dụng thời gian tối ưu nhất. Lên kế hoạch thực hiện ngay và luôn các thói quen hữu ích sau, giúp bạn tiết kiệm hơn nửa thời gian và hiệu suất gấp đôi:
1. Chuẩn bị sẵn bữa sáng ngày mai và trang phục đi làm
Bạn có thể cho rằng điều này kém quan trọng và không nhất thiết phải làm ngay nhưng đây lại là những bước khởi đầu giúp buổi sáng của bạn đỡ loay hoay và trễ nải hơn đấy. Nếu như tối hôm trước, bạn đã lên sẵn menu cho bữa sáng hoặc chuẩn bị sơ chế trước một số nguyên liệu nấu ăn, và soạn ra trang phục công sở cho mình, buổi sáng hôm sau bạn chỉ cần bắt tay vào làm ngay mà không phải suy nghĩ tốn thời gian. Lượng thời gian tiết kiệm được đủ để bạn tập một vài động tác khỏe khoắn hoặc pha cho mình một tách trà thư giãn chào ngày mới.
2. Tắm sớm
Thay vì đi tắm muộn vào buổi tối gây hại cho sức khỏe, bạn có thể thử việc ngâm mình trong bồn tắm và đọc vài trang sách vào buổi sáng, hoặc đứng dưới vòi hoa sen hát ca khúc yêu thích đón ngày mới chẳng hạn. Việc chào buổi sáng bằng một tinh thần sảng khoái, mát mẻ sẽ làm bạn yêu đời và tỉnh táo hơn. Đây không chỉ là cách giúp bạn “reset” lại bản thân mà còn nâng cao khả năng tập trung của bạn suốt cả ngày dài.
3. Sắp xếp công việc trong ngày
Hãy tạo ra một danh sách những việc cần làm trong ngày và thường xuyên cập nhật tiến độ cũng như mức ưu tiên thứ tự các việc đều đặn. Khi hoàn thành xong, hãy gạch bỏ đi công việc bạn đã làm. Điều này sẽ tạo ra cảm giác trật tự và thỏa mãn khiến bạn có thêm động lực để thực hiện nốt những công việc còn lại. Với những việc lớn trong danh sách, bạn nên dành ra một khoảng thời gian tương ứng sau đó bổ sung thêm khoảng 33% khoảng thời gian nữa đề phòng sự cố phát sinh. Nếu đó là một dự án đòi hỏi nhiều thời gian hơn dự kiến, hãy chia nhỏ nó thành từng phần thời gian khác nhau để đảm bảo tiến độ hiệu quả.
4. Dành thời gian để thư giãn trong ngày
Một giấc ngủ trưa khoảng 10 phút ngắn ngủi hoặc 5 phút tản bộ xung quanh văn phòng để uống cốc nước mát lạnh có thể giúp bạn phục hồi lại năng lượng tức thì. Đừng cố dồn ép bản thân vào công việc để làm cho xong. Hãy xây dựng thời gian nghỉ ngơi cố định và tạo thành thói quen cho chính mình. Khi đó, bạn sẽ cảm thấy thoải mái và nhẹ nhàng hơn vào lúc bắt đầu giờ làm việc buổi chiều.
5. Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng
Giống như một bác sỹ đang phẫu thuật trong phòng mổ hay một đầu bếp đang nấu ăn trong bếp, người làm việc hiệu quả đảm bảo công cụ làm việc của họ ở đúng chỗ trước khi bắt đầu công việc. Hãy đảm bảo rằng một ngày làm việc hiệu quả của bạn sẽ khởi nguồn từ một góc làm việc gọn gàng và ngăn nắp. Không những bạn sẽ tiết kiệm được khoảng thời gian lãng phí đi tìm kiếm thứ mình cần, mà bạn còn giúp cho tinh thần của bản thân được thoải mái và thư giãn hơn khi nhìn vào một không gian sạch sẽ đấy.
6. Kiểm tra email và điện thoại vào thời gian cố định
Bạn có biết? Việc thường xuyên kiểm tra email hay lướt điện thoại sẽ ngốn của bạn đến 2/3 thời gian làm việc trong ngày? Do đó, hãy sắp xếp khung giờ cố định cho những công việc lặt vặt này, thường dao động ở khoảng 2-3 lần/ngày. Bạn có thể thiết lập các nhãn dán để đánh dấu email quan trọng cần trả lời với khách hàng và dễ dàng lọc ngay email cần thiết để xử lí trước. Với điện thoại, hãy lưu ý bạn đã tắt chuông trước khi bước vào văn phòng và ưu tiên những cuộc gọi với khách hàng thay vì sử dụng tin nhắn.
7. Biết giờ làm việc hiệu quả nhất của bản thân
Những người giỏi việc sắp xếp thời gian biết cách phân bố sức lực cho từng thời điểm trong ngày. Hãy chắc rằng bạn biết đâu là thời gian bạn sẽ xử lí các bản báo cáo tốt nhất, đâu là lúc thích hợp để gặp khách hàng và đâu là khi bạn thật sự tập trung cho các cuộc họp quan trọng. Khi biết thói quen làm việc của mình vào từng thời điểm cụ thể trong ngày, bạn sẽ không bị xuống sức hay tốn thời gian cho những việc không thực sự phù hợp và luôn đạt hiệu suất 100% vào bất kỳ thời gian nào.
— HR Insider —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
