Một người quản lý làm chủ được ngôn ngữ thì mới có thể quản lý người khác tốt được. Khi thương trường đầy sóng gió như chiến trường, có những người chỉ nhờ cách nói mà trong phút chốc chuyển bại thành thắng, biến mất thành được. Từ ngữ có thể gây tổn thương. Nhưng các nhà lãnh đạo có thể sử dụng ngôn ngữ tích cực để tạo ra một môi trường tin cậy, nơi mà nhân viên cảm thấy an toàn và có giá trị.
“Tôi muốn dành một chút thời gian để làm rõ với mọi người. Tôi không mong muốn các bạn phải bỏ lỡ hoặc phải hy sinh nghĩa vụ gia đình cho công việc…Tôi sẽ rất thất vọng nếu tôi biết được các bạn khi làm việc với tôi mà quên đi trách nhiệm quan trọng đối với gia đình“
Đó là trích đoạn từ một bản ghi nhớ nội bộ năm 2014 (thời gian gần đây rất phổ biến) của Phó Tổng thống Joe Biden gửi cho nhân viên của ông.
Các từ ngữ ông ấy sử dụng rất cụ thể và chính xác. Biden sưởi ấm trái tim của nhân viên mình bằng việc điểm rõ dòng chữ “Nhân viên tuyệt vời của tôi,” và kết thúc với sự chân thành “Cảm ơn các bạn vì đã làm việc rất chăm chỉ.” Ông nhấn mạnh tầm quan trọng về sự cân bằng trong công việc và cuộc sống của mỗi nhân viên
Ông đưa ra một danh sách rất chi tiết về những gì ông cho là “nghĩa vụ gia đình” bao gồm ngày sinh nhật, các lễ kỷ niệm tôn giáo, lễ tốt nghiệp và xếp nó theo thứ tự quan trọng. Đây là một danh sách rất có ý nghĩa và giá trị đối với các nhân viên của ông.
Sử dụng ngôn từ
Chúng ta có hiểu được hết tác động của ngôn từ? Sử dụng ngôn từ nghèo nàn, đặc biệt là từ những người quản lý công ty, có thể ảnh hưởng đến tinh thần, sức khoẻ và năng suất làm việc của nhân viên.
Hãy cùng nhau xem xét một vài ngữ cảnh từ quan điểm của nhân viên về việc sử dụng ngôn từ nghèo nàn sẽ tác động mạnh mẽ thế nào nhé:
Ngữ cảnh 1:
Trước khi bước vào một cuộc họp quan trọng mà bạn đã dành nhiều tuần để chuẩn bị, người quản lý của bạn liền quay sang và nói, “Hãy để tôi trình bày, còn bạn ghi chú lại.”
Kết quả: Bạn cảm thấy suy sụp ngay tức thì. Rõ ràng người quản lý của bạn không hoàn toàn tin tưởng bạn, và rồi bạn bắt đầu nghi ngờ chính mình.
Ngữ cảnh 2:
Sếp khó tính vì trong bài báo cáo hàng tháng của bạn lại phạm một lỗi rất đơn giản. Sai lầm xảy ra. Nhưng sếp là tuýp người thích sự hoàn hảo. “Tại sao bạn không thể làm tốt hơn Tony vậy?” Ông nói, “Anh ấy sẽ không bao giờ để những sai lầm tương tự như thế này xảy ra.”
Kết quả: Ngoài cảm giác tổn thương do phản ứng thái quá của sếp, ông ấy còn thiên vị cho Tony khiến bạn ghen tị và bực tức với anh ta vì nghĩ rằng anh ta giỏi hơn bạn. Sếp bạn vô tình đã tạo ra sự chia rẽ và bạn sẽ không thể làm việc nhóm tốt nữa
Ngữ cảnh 3:
Công việc cực kỳ căng thẳng và bạn đang gặp vấn đề với một đồng nghiệp. Bạn chia sẻ với sếp hy vọng sẽ tìm được giải pháp. Thay vào đó, sếp vẫn dửng dưng “Bạn biết đấy, với nền kinh tế như hiện nay, bạn nên cảm thấy may mắn khi có một công việc. Hãy tự mình cố gắng hơn nữa nhé”.
Kết quả: Khi một người quản lý không giúp đỡ mà còn nhắc nhở rằng bạn nên biết ơn khi có một công việc, về cơ bản nó sẽ cho bạn biết bạn không xứng đáng. Cách giao tiếp như này sẽ làm xói mòn lòng trung thành và tạo nên sự oán giận của nhân viên.
Chuyển tiêu cực thành tích cực
Từ ngữ có thể gây tổn thương. Nhưng các nhà lãnh đạo có thể sử dụng ngôn ngữ tích cực để tạo ra một môi trường tin cậy, nơi mà nhân viên cảm thấy an toàn và có giá trị. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn biến tiêu cực thành tích cực:
Hãy chú ý và tôn trọng: Sẵn sàng gặp mặt khi một nhân viên yêu cầu được gặp riêng bạn, không kiểm tra email hoặc tin nhắn. Tích cực lắng nghe những gì họ nói và nếu bạn không đồng ý với họ, nén cảm xúc cá nhân lại. Đề xuất một cuộc thảo luận tiếp theo và phản hồi theo hướng có lợi cho đôi bên.
Dù đang áp lực đến thế nào, người quản lý cũng không nên tỏ thái độ trước những sai lầm của nhân viên. Họ không phải là người máy. Trừ khi các lỗi này cứ lặp đi lặp lại, khi đề cập đến nó, hãy hạn chế sử dụng những từ ngữ làm bẽ mặt hoặc khiến họ sợ hãi. Nếu không, điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy oán giận thay vì tự tin để sửa chữa vấn đề.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực ngay cả trong tình huống tiêu cực. Hãy cho họ biết rằng hành vi của họ là không thể chấp nhận, nhưng không nhân cơ hội này làm giảm giá trị và trách móc họ. Hãy cương quyết nhưng tôn trọng. Thay vì tập trung vào các tiêu cực, làm nổi bật những điều tốt đẹp họ mang đến cho công ty. Không bao giờ sử dụng những lời lẽ lăng mạ, và cho họ thời gian để giải thích.
Phó Tổng thống Biden đã giúp nhân viên của mình cảm thấy có giá trị, đáng tin cậy và an toàn. Và bạn cũng sẽ như thế, bằng cách lựa chọn từ ngữ cẩn thận và tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, bạn sẽ có được một đội ngũ thật hạnh phúc, lành mạnh và trung thành.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
