Hãy thử tưởng tượng bạn có 30 phút trao đổi qua điện thoại với một cậu nhân viên làm việc từ xa về một số vấn đề liên quan đến công việc. Đây có vẻ là một tình huống buộc bạn phải cho hết mọi thông tin vào và dặn mình đừng bỏ sót điều gì và phải khen chê thế nào. Nhiều nhà lãnh đạo trong tình huống trên hầu như đều sẽ chọn cách bắt đầu câu chuyện cần nói bằng một lời khen, và rồi len lỏi vào đó những lỗi lầm hay vài vấn đề cần cải thiện, và không quên kết bài bằng một lời khen hay động viên.
Đại loại, sau khi chào hỏi xong, bạn sẽ nói: “Rất cảm ơn em vì mấy ngày qua đã dành nhiều thời gian để triển khai dự án anh giao và hoàn thành các báo cáo của tháng này. À nhân tiện nói tới chuyện cái báo cáo anh mới nhớ, em xem lại giúp anh báo cáo kinh doanh tháng này nhé, anh thấy nó vẫn chưa rõ ràng lắm, và một số chỗ có vẻ chưa chính xác lắm nha… Cố gắng lên em nhé, em luôn làm anh hài lòng về kết quả công việc. Anh tin lần này em sẽ làm tốt!”
Cách kể trên là một kiểu khá phổ biến và thường được biết đến với tên gọi quen thuộc “kiểu nhận xét hamburger”. Liệu đây có phải là cách tốt nhất để sếp có thể bảo vệ “hòa khí” giữa mình với nhân viên mà vẫn truyền đạt một cách chính xác nhất thông điệp của mình?
Nếu bạn là một nhà lãnh đạo thuộc kiểu “hamburger”, thì bạn có thể yên tâm rằng bạn không hề một mình, mà bạn thuộc về số đông và phong cách này có vẻ được nhiều vị sếp “ưa dùng”.
Một báo cáo của Viện O.C Tanner, một tổ chức chuyên phát triển các giải pháp chiến lược nhằm ghi nhận và vinh doanh con người trong môi trường doanh nghiệp cho hàng ngàn công ty tại hơn 150 quốc gia trên toàn thế giới, cho biết có đến 42% nhân viên nhận được các giải thưởng và sự công nhận từ lãnh đạo của mình đi kèm với những lời nhắn nhủ mang tên: “Đây là cách mà bạn có thể làm tốt hơn!”.
Những kiểu khen như vậy sẽ khiến nhân viên của bạn không khỏi bối rối. Họ lo ngại liệu lời khen này có phải là thật lòng từ phía lãnh đạo của mình. Hơn thế nữa, khi sự công nhận, tán dương đi kèm với đề xuất cải thiện, các nhân viên sẽ vô tình hiểu rằng đây là những lời khen có-điều-kiện buộc họ phải tự hỏi rốt cuộc điều chính xác họ phải làm là gì để xứng đáng với những lời khen thật sự và đáng tin cậy từ phía người lãnh đạo của mình.
Giống như việc bạn đang rẽ đường ngôi ở giữa cho mái tóc của mình, hãy thử tách bạch khen – chê khi mang nó đến nhân viên của mình: Lời khen đơn thuần là hành động tán dương và ghi nhận khi một nhân viên có những đóng góp cho tập thể. Còn khi bạn đưa ra nhận xét nghĩa là bạn muốn họ, và có thể cả những người khác biết liệu những việc mà họ đang làm có mang lại giá trị gì đến công ty như họ nhắm đến hay không.
Trong tình huống lí tưởng nhất, lời khen thể hiện sự ghi nhận chân thành nhất có thể cho nhân viên vì chính con người họ, chứ không nên chỉ vì những đóng góp tích cực mà họ mang lại. Còn nhận xét là cách để bạn định hình lại những gì họ sẽ làm trong tương lai và kết quả của nó.
Dù khen, hay chê đều cũng sẽ là những yếu tố quan trong ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa sếp và nhân viên. Khi bạn có đặt chúng ở cạnh nhau, bạn sẽ vô tình tạo ra sự bối rối và sự không hài lòng.
Hãy thử trở lại với câu chuyện về anh nhân viên ở đầu bài, nếu bạn có đến hai vấn đề cần trao đổi – một bên là những lời khen ngợi và bên còn lại là điều anh ta cần cải thiện – thì cái bạn cần là phải tạo ra một khoảng cách giữa chúng. Hãy cố gắng truyền đạt lời khen một cách rõ ràng nhất có thể: “Anh rất cảm kích vì em đã làm việc suốt cả tuần qua để thu thập đủ số liệu cho báo cáo tháng này trong khi vẫn hoàn thành tốt những việc khác. Những số liệu cậu trình bày trong báo cáo lần này thực sự rất đã hỗ trợ rất lớn cho buổi thuyết trình vào của anh vào thứ ba vừa rồi. Em đã làm rất tốt, rất đáng được khen ngợi.”
Sau đó, nếu bạn muốn đề cập đến những sai sót trong việc tính toán các số liệu này trong cùng một buổi trò chuyện, hãy thực hiện khi việc khen ngợi đã kết thúc. Đừng cố gắng lồng ghép vấn đề này vào lời khen của bạn dành cho cậu nhân viên này. Một khi cần đưa ra những lời nhận xét quan trọng, hãy khiến nó rõ ràng và làm cho nhân viên của bạn hiểu nó thực sự, nếu không sẽ để lại những hậu quả khó mà lường được.
Dưới đây là mô hình các bước để đưa ra nhận xét cho nhân viên để họ có thể lắng nghe và nhìn nhận nó như những đóng góp mang tính xây dựng:
- Bước 1: Nêu rõ mục đích của những nhận xét mà bạn sắp đưa ra. Điều này sẽ tạo ra một điểm nhấn để mở đầu cho những nhận xét của bạn và khiến nhân viên biết rằng bạn đang muốn giúp đỡ họ.
- Bước 2: Mô tả một cách cụ thể những gì bạn quan sát được. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rằng đâu là những điều bạn quan tâm, chú ý trong những việc mà họ đang làm.
- Bước 3: Mô tả những phản hồi của bạn trên những gì quan sát được. Bước này sẽ giúp nhân viên hiểu rằng bạn không phải đang nói về một ai khác, mà nói về những điều đang xảy ra với chính họ, và cũng là để nhân viên hiểu rằng những gì họ đang làm có những ảnh hưởng nhất định lên người khác, trong đó có bạn.
- Bước 4: Cho nhân viên cơ hội được phản hồi những nhận xét của bạn. Điều này có thể giúp bạn có được thêm những thông tin khác mà chính bạn cũng không thể ngờ.
- Bước 5: Đưa ra đề xuất cải thiện và hỗ trợ nếu có thể. Điều này thể hiện bạn là một người sẵn sàng giúp đỡ và cực kì cần thiết để tạo mối liên kết chặt chẽ giữa bạn và nhân viên.
Những lời khen đi kèm với điều kiện và không rõ ràng sẽ khiến nhân viên có những suy nghĩ tiêu cực về sếp và công việc. Do đó, trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện với nhân viên, hãy thử suy nghĩ về những loại thông tin bạn sẽ truyền đạt để đảm bảo mọi vấn đề đến nhân viên được thông suốt. Đặc biệt, hãy để những đánh giá tích cực của bạn trở nên nổi bật và cho thấy rằng, bạn thật sự coi trọng những đóng góp của cấp dưới chứ không chỉ là những lời khen thoáng qua.
— HR Insider / Theo The People Equation –
VietnamWorks.com – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
