Đối với dân văn phòng, một trong những chiếc bẫy “năng suất công việc”. Sau một ngày làm việc, đôi lúc nhìn lại, bạn chợt nhận ra rằng: “Khối lượng công việc hoàn thành của mình ngày hôm nay chẳng khác gì mấy so với những ngày trước, cá biệt là còn thấp hơn”. Vấn đề lớn lúc này được đặt ra rằng: “Định nghĩa năng suất, bao nhiêu là đủ?” Để có thể xác định được định mức phù hợp, trước tiên mỗi người cần tự đặt cho mình 3 câu hỏi:
“Liệu năng suất công việc có đang giúp mình hoàn thành hiệu quả những công việc hiện tại?’
“Đây là những chuẩn mực năng suất được đặt ra bởi chính bản thân mình, hay nó còn chịu sức ảnh hưởng từ người khác?”
“Liệu bản thân có đang hoàn toàn chế ngự được thời gian và liệu có cần phải sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ?”
Sau khi tự “chất vấn” bản thân, đã đến lúc bạn cần tìm cho mình những giải pháp phù hợp. Cùng điểm qua 5 chìa khoá giúp bạn dễ dàng cải thiện được năng suất công việc của mình sau mỗi ngày làm việc.
Theo dõi các mục tiêu đã đề ra
Việc theo dõi các nhiệm vụ, ý tưởng, dự án bạn đã vạch ra rất quan trọng. Hai nhà nghiên cứu David Maxfield và Justin Hale đến từ công ty đào tạo lãnh đạo VitalSmarts chia sẻ rằng, điều khác biệt giữa nhân viên ưu tú và nhân viên trung bình là họ sử dụng “công cụ ghi nhớ”. Để tránh trường hợp một nhiệm vụ nào đó bị bỏ lỡ, những nhân viên có thành tích cao sẽ sử dụng các mẩu giấy nhớ, ứng dụng hoặc email để ghi lại những điều cần phải làm.
Nghiên cứu của EJ Masicampo và Roy F. Baumeister, giáo sư trường Đại học Wake Forest đã chỉ ra, việc viết một kế hoạch để thực hiện các nhiệm vụ sẽ giúp bạn thoát khỏi lo lắng khi bắt tay vào làm việc, bởi khi đó bạn sẽ không có thời gian “chết” để não bạn có thể suy nghĩ lan man về những lo lắng vô ích.
Kiểm tra email sau khi hoàn thành công việc
Theo nghiên cứu, nhân viên văn phòng nhận được trung bình hơn 100 email mỗi ngày và dành 6.3 giờ để kiểm tra các tin nhắn công việc và cá nhân. Alex Moore, giám đốc Boomerang và chuyên gia về năng suất email cho biết, ông đã làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm tra hộp thư sau khi ông hoàn thành các nhiệm vụ. Bởi ông sẽ tự cho mình tập trung giải quyết công việc hiện tại trước khi vướng bận quá nhiều thứ với các vấn đề tồn đọng trong email.
“Trước khi bắt đầu làm việc, tôi nhìn vào những thứ tôi cần phải làm trong ngày hôm đó và cố gắng giải quyết mọi việc hiệu quả. Tôi sẽ không kiểm tra những email mới khi tôi chưa hoàn thành công việc”.
Tạo thói quen buổi sáng nghiêm ngặt
Để bắt đầu một ngày mới năng động, hãy đặt ra những mục tiêu. Bạn sẽ cảm thấy công việc trở nên dễ dàng hơn. Đó là lý do tại sao nhiều lãnh đạo doanh nghiệp thành công luôn tự đề ra một thói quen buổi sáng nghiêm ngặt.
Tỷ phú Richard Branson duy trì thói quen thức dậy lúc 5 giờ sáng để tập thể dục, ăn sáng và dành thời gian cho gia đình. Tony Robbins bắt đầu buổi sáng với 10 phút thiền tịnh. Đệ nhất phu nhân thành phố New York, Chirlane McCray thức dậy lúc 7 giờ để làm bữa sáng cho gia đình trước khi đến phòng tập thể dục. Theo Tom Corley, nhà hoạch định tài chính và tác giả của cuốn sách “Thay đổi thói quen, thay đổi cuộc sống“ điều chỉnh những nghi thức buổi sáng có thể làm cho bạn hạnh phúc hơn, từ đó, năng suất làm việc cũng sẽ tăng đáng kể.
Tự sắp xếp cuộc họp với chính mình vào cuối tuần
Dành thời gian một mình trong một lịch trình bận rộn có thể là việc khá khó khăn. Tuy nhiên, những người thành công thường dành thời gian cuối tuần để sắp xếp lại danh sách việc cần làm và mức độ ưu tiên. Hãy dành vài tiếng vào cuối tuần và đánh giá lại danh sách việc cần làm và tự hỏi “Nhiệm vụ này có thực sự cần phải làm ngay hay không? Nếu tôi không thực hiện nó thì kết quả như thế nào?” Bằng cách này, bạn sẽ sắp xếp được những nhiệm vụ chồng chất đang khiến bạn mệt mỏi.
Áp dụng quy tắc 2 phút
Nếu mục tiêu của bạn cho năm 2019 là tăng thời gian trống và quản lý lịch biểu tốt hơn thì quy tắc hai phút là thói quen mà bạn sẽ muốn áp dụng ngay bây giờ. Với quy tắc này, bất kỳ hành động nào có thể được thực hiện trong hai phút hoặc có thể là hoàn thành ngay lập tức thì bạn hãy bắt tay vào làm ngay. Thói quen này sẽ giúp bạn giảm một khối lượng công việc đáng kể chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, bạn có thể sẽ bất ngờ với hiệu quả của quy tắc xử lý công việc này đấy.
— HR Insider / Theo HBRAscend —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
