Chọn “tim nóng” hay “đầu lạnh” khi gặp vấn đề với cấp dưới

Xử lí vấn đề và giao tiếp với cấp dưới đối với người lãnh đạo thì không thực sự dễ dàng. Các nhà lãnh đạo cần sử dụng các kỹ năng giao tiếp để gắn kết, thúc đẩy và tăng động lực làm việc trong nhân viên. Để giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp, đảm bảo sự công bằng và cơ hội phát triển bản thân, người lãnh đạo phải nắm vững nghệ thuật giải quyết vấn đề với cấp dưới. Một nhà lãnh đạo không chỉ có nhiều kinh nghiệm, mà còn cần biết cách truyền cảm hứng và tạo nguồn động lực cùng nhân viên. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản để giúp bạn vừa kết hợp một trái tim nóng và một cái đầu lạnh để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả cùng với cấp dưới của mình.

• Nội Dung Bài Viết

  Toggle

  Lắng nghe vấn đề của nhân viên 

Nếu bạn không thích một nhân viên, có lẽ nhân viên đó cũng cảm thấy như vậy về bạn. Bằng cách bình tĩnh thừa nhận bất kỳ vấn đề nào đối của nhân viên và tích cực xua tan bầu không khí tức giận, bạn có thể giúp họ vượt qua cảm xúc cá nhân và tập trung chỉ đạo và sắp xếp lại công việc. Mặc dù bạn và nhân viên rất khác nhau, nhưng điều đó không thể ngăn cản ta lãnh đạo nhân viên  thực hiện công việc này cùng nhau.

• Xác nhận lại thông tin vấn đề

Để ứng phó với những vấn đề mà cấp dưới gây ra, bạn cũng cần phải cẩn thận với những yêu cầu và chỉ dẫn. Đừng cho rằng bạn đã đưa ra những yêu cầu rõ ràng cụ thể và nhân viên của bạn sẽ không có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào. Chính vì vậy, bạn phải hỏi. Quay lại với nhân viên của bạn để xác nhận những gì bạn vừa nói và nếu cần, hãy cho họ biết bạn cũng mong đợi điều gì ở họ. Đảm bảo rằng bạn nhận được xác nhận từ nhân viên.

• Chú ý hành vi của nhân viên

Nếu bạn đang quản lý ai đó có vấn đề về thái độ làm việc, đừng để tính cách của nhân viên can thiệp vào nội dung công việc của bạn. Hãy tập trung vào việc mô tả yêu cầu công việc mà bạn cần nhân viên làm. Bạn nên tránh thêm các nhận xét phê phán hoặc châm biếm vào cách làm việc của người đó để nhân viên không cảm thấy mình không có khả năng với công việc này. Bạn có thể nghĩ đây là con số vô hại, nhưng thực tế nó có thể khiến nhân viên mệt mỏi hơn và phản kháng lại sự giúp đỡ của bạn.

• Hướng dẫn chi tiết cụ thể cho nhân viên 

Điều cuối cùng bạn nên làm khi có xung đột vấn đề với nhân viên là làm cho họ cảm thấy rằng bạn quan tâm đến họ bằng cách giao cho họ và chỉ điểm một nhiệm vụ cụ thể rõ ràng. Gọi một nhân viên vào văn phòng của họ để giao việc cho họ có thể ngay lập tức khiến họ rơi vào thế phòng thủ.

• Hãy chú trọng đến vấn đề

Các nhà lãnh đạo thường bỏ qua những nhân viên có vấn đề một cách đơn giản. Những nhà lãnh đạo hay sống theo nguyên tắc này thường hy vọng rằng vấn đề sẽ qua đi và họ cho rằng những nhân viên này bằng cách nào đó sẽ thay đổi hoặc ngừng gây ra vấn đề. Bỏ qua tình huống là giải pháp sai vì những vấn đề này thực sự có thể giải quyết được.

• Giải quyết càng sớm càng tốt 

Điều then chốt là phải hành động ngay lập tức để kịp thời ngăn chặn các hành vi tiêu cực  trở nên rõ ràng hơn, ngay cả khi vấn đề đang ở giai đoạn sơ khai, nếu không có sự can thiệp, các vấn đề này có thể trở nên rắc rối hơn. Những nhân viên khó tính không hiểu rõ hành vi của họ có vấn đề hoặc những người khác phản ứng tiêu cực với hành động của họ. Điều này là do mọi người có xu hướng bỏ qua và xem nhẹ cho những vấn đề của mình. Đồng thời, một số nhân viên chỉ xem đây là sự không hài lòng của cấp dưới trong công việc được giao.Giống như một số nhà lãnh đạo, nhiều nhân viên muốn đồng nghiệp và cấp dưới thích họ, vì vậy nhân viên này thường ngại lên tiếng khi có vấn đề.

Nhưng trên hết, nó đòi hỏi sự chịu trách nhiệm của mỗi người. Các nhà lãnh đạo phải thực hiện các bước thích hợp để giải quyết các vấn đề một cách hợp lý, rõ ràng hơn. Mặc dù vẫn còn những vấn đề liên quan do nhân viên thiếu hiểu biết, thiếu phản hồi, tương tác hoặc họ chỉ biết trình bày vấn đề cho người khác. Chính vì vậy, người lãnh đạo cần phải thu thập thông tin từ nhân viên để hiểu được tầm quan trọng của vấn đề và  quan sát các cá nhân các tương tác của nhân viên với khách hàng hoặc nhà cung cấp.

• Tự bản thân nghiên cứu vấn đề 

Sau khi tìm hiểu dữ liệu và cách giải quyết vấn đề phù hợp, người lãnh đạo nên mời nhân viên đã gây ra vấn đề đó vào phòng họp hoặc văn phòng cách xa người khác và bình tĩnh nói chuyện và giải quyết vấn đề. Trong mọi trường hợp, người lãnh đạo nên hỏi nhân viên xem họ có nhận thức được vấn đề đã nảy sinh hay không, để xác định xem liệu nhân viên đó có nhận thức được lỗi lầm của mình hay không. Hãy cho phép những nhân viên này tự bảo vệ mình để đưa ra ý kiến, nếu nhân viên bất mãn tin rằng điều họ gây ra là sai mặc dù có bằng chứng thì người lãnh đạo nên cố gắng thỏa thuận với nhân viên về việc phải làm nếu có vấn đề phát sinh.

• Sẵn sàng hỗ trợ nhân viên khi gặp vấn đề 

Khi nhân viên đó bắt đầu nhận ra rằng hành vi gây ra vấn đề là có lỗi, người lãnh đạo nên bắt đầu huấn luyện nhân viên đó thực hiện cách giải quyết phù hợp hơn và phản hồi cụ thể về nhân viên để chỉ ra sự thành công hay thất bại của các vấn đề từ đó rút ra kinh nghiệm. 

Sau bài viết này, chúng tôi hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn có thể giữ một cái đầu lạnh và một trái tim nóng để giải quyết những vấn đề với cấp dưới trong việc quản lý của mình một cách hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!