Xem xét kỹ lưỡng yêu cầu công việc
Bước đầu tiên này giúp tiết kiệm công sức và thời gian cho cả bạn và người giao việc. Nếu không xem xét kỹ lưỡng yêu cầu công việc trước khi nhận làm, có thể bạn sẽ đi sai hướng và chất lượng công việc không được đảm bảo.
Bước xem xét này không đồng nghĩa bạn đồng ý nhận việc, mà thể hiện bạn có trách nhiệm cũng như xem trọng lời nói của người khác. Dù bạn có từ chối thì họ vẫn cảm ơn vì biết bạn đã dành thời gian quan tâm đến vấn đề này.
Bạn nên hỏi thẳng trọng tâm yêu cầu, tính chất phần việc được giao để xem bản thân có đủ năng lực và thời gian đảm nhận tốt hay không. Chẳng hạn sếp giao bạn đi khảo sát thị trường dù đây không phải phần việc bạn phụ trách. Trước tiên, bạn hãy hỏi sếp những địa chỉ mình phải đi khảo sát là ở đâu, những việc cần làm khi đến nơi khảo sát, mất bao lâu để khảo sát xong thị trường…
Trình bày lý do chính đáng để từ chối khéo
Bạn không nên vội vàng từ chối ngay mà hãy trình bày những lý do chính đáng liên quan đến deadline hoặc năng lực. Tuyệt đối tránh từ chối bằng những câu như: “Việc này không thuộc phạm vi công việc của em”, “Em không muốn làm việc này”,…
Để từ chối khéo, bạn nên áp dụng quy trình stage – gate theo 3 trường hợp như sau nhé:
Trường hợp 1: Bạn không đủ quyền hạn
Nếu bạn không có đủ quyền hạn để đảm nhận phần việc này thì hãy trình bày cho đối phương nắm. Chẳng hạn như trong ví dụ trên, bạn hãy trình bày cho sếp hiểu việc đi khảo sát thị trường thuộc quyền hạn của Tổ Khảo Sát. Chẳng may sếp bảo Tổ Khảo Sát bận nên mới giao cho bạn thì lúc này bạn xét đến trường hợp 2 nhé.
Trường hợp 2: Bạn không đủ năng lực
Nếu bạn chưa có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để hoàn thành tốt phần việc được giao thì đừng ngại trình bày cho đối phương hiểu. Như trong ví dụ trên, bạn có thể nói mình không rành đường khu vực khảo sát và không giỏi giao tiếp… Nếu nhận việc sẽ làm mất nhiều thời gian và hiệu quả công việc cũng không cao.
Đừng quên đề xuất họ cho bạn thời gian tìm hiểu và học hỏi thêm để đảm nhận tốt phần việc đó. Chắc hẳn họ sẽ không đợi bạn được và dù nhận lời từ chối nhưng vẫn cảm ơn về sự nhiệt tình của bạn.
Lúc này, bạn có thể giới thiệu người có khả năng đảm nhận tốt phần việc đó. Chẳng hạn bạn bảo Sếp nên giao người rành đường khu vực khảo sát và giỏi giao tiếp, để công việc đạt hiệu quả cao hơn cũng như hoàn thành nhanh hơn.
Nếu chẳng may phần việc đó nằm trong khả năng của bạn thì lúc này hãy xét đến trường hợp 3 bạn nhé.
Trường hợp 3: Bạn không đủ thời gian
Lý do chính đáng cuối cùng là bạn không có đủ thời gian để làm thêm việc khác. Hãy trình bày cho đối phương hiểu bạn đang có deadline, nếu nhận thêm việc khác thì công việc chính của bạn sẽ bị chậm trễ. Tất nhiên là chẳng ai “vô ý” đến mức ép bạn phải thức đêm để giúp họ cả.
Nhận lời nếu ảnh hưởng tích cực đến sự nghiệp
Nếu phần việc đó ảnh hưởng tích cực đến sự nghiệp bản thân thì có thể nhận lời ngay bạn nhé. Tuy vất vả thêm chút nhưng điều này không chỉ giúp ích cho hành trình phát triển sự nghiệp bản thân, mà còn củng cố mối quan hệ tốt đẹp hơn với sếp và đồng nghiệp.
Bạn hãy nhận lời khi phần việc đó giúp bạn nâng cao trình độ chuyên môn và tạo cơ hội phát triển năng lực hơn. Bên cạnh đó, nếu hoàn thành tốt sẽ thu được lợi ích ngoài những điều trên còn có thu nhập, mối quan hệ… thì đừng từ chối nhé. Lúc này, bạn có thể trao đổi cụ thể hơn với đối phương về yêu cầu công việc, quy trình thực hiện và thời hạn hoàn thành…
Hy vọng những chia sẻ trên giúp bạn biết cách từ chối khéo khi được giao thêm việc mà không làm mất lòng sếp, đồng nghiệp. Đừng vì ngại từ chối mà cứ ôm thêm nhiều việc vào người để lãng phí công sức và thời gian của bản thân bạn nhé.
Xem thêm: “Thích thể hiện” trong phỏng vấn và cái kết ê chề cho ứng viên thiếu kiểm soát ngôn từ
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
