Bạn luôn có một to do list cần giải quyết mỗi ngày, thế nhưng những cuộc họp trong công ty lại luôn muốn trêu ghẹo bạn bằng cách cố gắng “nuốt chửng” thời gian quý báu khi bạn ở công ty. Cùng HR Insider tìm hiểu những phương pháp hoàn thành những công việc hàng ngày dù đang trong những cuộc họp căng thẳng.
Khi các cuộc họp chiếm phần lớn quỹ thời gian làm việc của bạn
Mỗi buổi sáng, bạn viết một cách dứt khoát ở đầu danh sách những việc cần làm của bạn, in đậm một vài công việc cần làm xong trong ngày, ví như hoàn thành bài thuyết trình! Bạn thậm chí nhấn mạnh nó một hoặc hai lần để ghi nhớ. Nhưng vào cuối ngày, quyết tâm của bạn lại bị “đánh gục bất đắc kỳ tử”, bởi bạn phải dành phần lớn thời gian của mình trong các cuộc họp. Và khi bạn có một chút thời gian để tiếp tục công việc, bạn đã không thể hoàn tất nó trong quãng thời hạn bạn đề ra.
Vì vậy, bạn tiếp tục kéo dài thêm khoảng thời gian để làm, vậy nhưng các cuộc họp tiếp tục can thiệp và bài thuyết trình của bạn mòn mỏi trong danh sách việc cần làm của bạn, đè nặng lên tâm trí bạn cho đến khi bạn không thể thoát khỏi nó nữa.
Trong một loạt các hoạt động, bạn làm việc cả ngày lẫn đêm để hoàn thành nó. Bạn có thể đáp ứng thời hạn, nhưng lại sống trong sợ hãi và lo lắng về những lần tiếp theo khi bạn cần phải hoàn thành một nhiệm vụ lớn khác.
Với kinh nghiệm của mình, Elizabeth Grace Saunders – một nhà cố vấn lâu năm về quản lý thời gian đồng thời là nhà sáng lập tổ chức Real Life E Time Coaching & Speaking đã thấy rằng ngay cả khi bạn luôn phải hằng ngày đối mặt với các cuộc họp dài, bạn vẫn có thể hoàn thiện các công việc cần làm sẽ ít gặp căng thẳng hơn. Dưới đây là một số lời khuyên về cách hoàn thành công việc dự án ngay cả khi bạn đang rất bận rộn với các cuộc họp.
- Hãy bác bỏ hoàn toàn khái niệm “thời điểm hoàn hảo để hoàn tất mọi việc”. Ước chừng nửa ngày làm việc dành cho các cuộc họp, nửa ngày còn lại để giải quyết các công việc có thể là lý tưởng của bạn, nhưng bạn có thể không bao giờ thực sự nhàn rỗi để xử lý hết tất cả những công việc này. Một cách tiếp cận tốt hơn là chấp nhận thực tại và giải quyết cùng lúc công việc của mình xuyên suốt buổi họp.
- Hãy chia nhỏ các hạng mục công việc lớn hơn thành các phần nhỏ hơn. Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra tiến độ của mình khi bạn có thời gian nghỉ 30 phút giữa các cuộc họp. Ngay cả khi bạn chỉ có thể đánh dấu vào một hoặc hai trong số các mục này tại một thời điểm, mọi thứ vẫn đang tiến triển tốt. Và khi bạn quay lại làm việc với bài thuyết trình sau một khoảng thời gian, bạn sẽ biết những gì bạn đã hoàn thành và những gì tiếp theo.
- Dành ra hẳn 1 khoảng thời gian độc lập, mà khi đó bạn chỉ có việc tập trung dồn sức vào hoàn thành những công việc đã đề ra. Ví dụ, một số người sẽ dành từ một đến hai giờ mỗi sáng để làm việc thật tập trung. Một số người khác có các khối thời gian hai, hai giờ vào các buổi chiều mỗi tuần được đánh dấu là bận rộn. Phương pháp này nhằm giúp cung cấp cho bạn ít nhất một giờ để hoàn thành công việc mỗi ngày, năng suất nhất và hiệu quả nhất. Sẽ có khả năng các cuộc họp đột xuất sẽ rơi vào những khoảng thời gian đó, nhưng khi bạn có thể, hãy cố gắng đấu tranh cho những khoảng thời gian quý báu này.
Một vài phương pháp khác để tham khảo
Một phương pháp khác là ước lượng thời gian và lên lịch trong các dự án khi bạn nhận được chúng. Ví dụ: khi một cuộc họp được lên lịch để trình bày dữ liệu mới nhất về dự án mới của bạn cho hội đồng quản trị, bạn có thể chỉnh sửa ngay một số khối thời gian dự án trong lịch của mình để cân đối cho khối lượng công việc cần chuẩn bị mà bạn sẽ làm. Bạn có thể có hai hoặc ba khối công việc dự án được đánh dấu để làm việc trên bản trình bày PowerPoint và sau đó một khối công việc dự án khác được chỉ định để trình bày trước các đồng nghiệp của bạn trước cuộc họp.
Một cách khác để giải quyết các khối lịch dự án là đánh giá các ưu tiên của bạn trên cơ sở hàng tuần. Bạn có thể tự làm điều này, mặc dù trong một số môi trường làm việc, việc lập kế hoạch này sẽ thực sự hữu ích hơn. Khi các ưu tiên của bạn được quyết định, hãy đặt chúng vào các khối thời gian mở trong lịch trình của bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh thực tế về những gì sẽ thực sự phù hợp, và sẽ cung cấp cho bạn sự rõ ràng về những gì bạn cần phải hoàn thành để tránh một tuần làm việc bị động. Sau đó, khi bạn ngồi xuống để hoàn thành dự án, hãy tham khảo danh sách kiểm tra của bạn về các nhiệm vụ nhỏ hơn. Hoàn thành những cái đó trước, và sau đó sử dụng năm hoặc 10 phút cuối trước cuộc họp tiếp theo của bạn để kiểm tra email.
Ngoài ra, hãy nhớ lưu lại những gì bạn đã hoàn thành và để lại cho mình một ghi chú về chính xác nơi bạn dừng lại và những gì tiếp theo. Bạn có thể viết bất kỳ bản cập nhật nào trong danh sách nhiệm vụ của mình. Và đừng quên, hãy kiểm tra hoặc xóa các mục khi bạn hoàn thành chúng.
Hy vọng với những cách thức trên đây, bạn đã tìm ra cho mình phương pháp riêng để hoàn thành các công việc của mình mà không bị stress!
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
