Những cuộc họp kéo dài không hồi kết – Hiểu ngay lý do khiến bạn mất thời gian
Có lẽ ai cũng từng trải qua cảm giác ngồi trong một cuộc họp kéo dài hàng giờ, nhưng rời khỏi phòng với tâm trạng bực bội vì mọi thứ vẫn chưa có kết luận rõ ràng. Đây chính là dấu hiệu của một cuộc họp không hiệu quả – một vấn đề phổ biến ở rất nhiều môi trường làm việc hiện đại. Những cuộc họp này không chỉ tốn thời gian của mọi người, mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất.
Nguyên nhân chính thường đến từ sự thiếu chuẩn bị hoặc sự lan man trong quá trình thảo luận. Chẳng hạn như các thành viên không nắm rõ mục tiêu cuối cùng, hoặc không có sự chuẩn bị dữ liệu hay thông tin quan trọng từ chức, khiến cho các cuộc họp bị kéo dài hơn dự kiến, hoặc tệ hơn là phải tổ chức thêm các cuộc họp khác để giải quyết cùng một vấn đề.
Theo một nghiên cứu, nhân viên tại môi trường công sở thường dành trung bình 31 giờ mỗi tháng chỉ để tham gia vào các cuộc họp không hiệu quả. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn dẫn đến sự kiệt sức về tinh thần. Thêm vào đó, việc hội họp quá nhiều lần trong ngày cũng gây gián đoạn công việc chính của nhân viên, làm giảm hiệu quả làm việc.
Ứng dụng AI để đảm bảo cuộc họp đúng trọng tâm và hiệu quả hơn
Như vậy, có thể thấy một trong những nguyên nhân chính khiến cuộc họp trở nên kém hiệu quả là thiếu các thông tin trọng tâm, nên mọi người hay dễ dàng rơi vào tình trạng lan man, mất nhiều thời gian. Vậy nên khi phải đối mặt với lượng công việc “khổng lồ” thì AI sẽ là công cụ “cứu cánh” vào những giờ phút trước khi họp.
Chuẩn bị tài liệu và thông tin
Trước hết, AI có thể hỗ trợ trong việc chuẩn bị tài liệu và thông tin trước cuộc họp. Các công cụ như Chat GPT, Gemini, Copilot có khả năng dựa trên những tài liệu mà bạn cung cấp để tự động phân tích và thậm chí là thu thập thông tin liên quan từ các nguồn dữ liệu khác nhau trên thị trường để đưa ra những thông tin đúng trọng tâm nhất.
Xử lý và phân tích thông tin
AI còn có khả năng xử lý và phân tích một lượng lớn dữ liệu trong thời gian ngắn, từ đó cung cấp những thông tin mang tính quyết định ngay tại thời điểm bạn cần. Các công cụ AI như Google AI hay IBM Watson có thể hỗ trợ thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến nội dung cuộc họp, đảm bảo các thảo luận trong cuộc họp luôn đúng trọng tâm, không bị rơi vào tình trạng lan man hay mất phương hướng.
Ví dụ, khi bạn tham gia trong một cuộc họp chiến lược, nếu thiếu thông tin về xu hướng thị trường, bạn có thể ứng dụng AI ngay để nhanh chóng tìm kiếm thông tin. Những thông tin này sẽ được AI tổng hợp, phân tích và cung cấp dưới dạng báo cáo chi tiết, để bạn dễ dàng nắm bắt tình hình mà không cần bỏ ra quá nhiều thời gian nghiên cứu thủ công.
Ngoài ra, AI không chỉ cung cấp dữ liệu mà còn có khả năng đưa ra gợi ý dựa trên các phân tích chi tiết. Nếu bạn và đồng nghiệp đang thảo luận về một vấn đề cụ thể, AI có thể đề xuất những phương án giải quyết dựa trên dữ liệu mà nó đã thu thập và phân tích được. Nhờ vậy mà mọi người vừa có cái nhìn toàn diện về vấn đề, vừa dễ dàng ra quyết định hơn.
Vắng mặt nhưng không bỏ lỡ vì nhờ có AI tóm tắt cuộc họp
Một số nhân viên vì “overload” – quá tải mà không thể tham gia đầy đủ hoặc trọn vẹn các buổi họp. Điều đáng lo ngại hơn là việc bỏ lỡ các cuộc họp thường kéo theo hệ lụy: thiếu thông tin, hiểu sai hoặc cập nhật không kịp thời. Chính những lúc này, AI đã xuất hiện như một giải pháp hoàn hảo để mọi người nắm bắt thông tin chính xác mà không cần phải tham gia trực tiếp.
Công nghệ AI hiện nay đã có khả năng ghi lại toàn bộ cuộc họp, nhận diện giọng nói và xử lý thông tin trong thời gian thực. Những điểm đặc biệt nhất nằm ở khả năng tóm tắt tự động. Những công cụ như Otter.ai hay Microsoft Teams vừa có thể ghi lại và lọc ra các điểm quan trọng, vừa sắp xếp thông tin mạch lạc.
Một điểm quan trọng nữa là AI không bị cảm tính. Nó ghi lại mọi thông tin một cách chính xác và đầy đủ, mà không ngại bị ảnh hưởng bởi yếu tố cá nhân hay quan điểm chủ quan như khi chúng ta tóm tắt thủ công.
Cách dùng AI để giúp cuộc họp của bạn hiệu quả hơn từng bước một
Chuẩn bị trước cuộc họp với AI
Trước khi họp, hãy để AI làm một phần công việc giúp bạn. Bạn chỉ cần đưa cho nó những tài liệu liên quan, và các công cụ như ChatGPT hay Copilot sẽ phân tích dữ liệu, tìm thông tin từ nhiều nguồn, và tóm tắt những điểm quan trọng nhất. Ví dụ, bạn có thể đặt một prompt đơn giản như:
“Tóm tắt các xu hướng mới nhất về hành vi người tiêu dùng trong quý 3 từ báo cáo này và tìm thêm dữ liệu liên quan từ các nguồn khác.”
Sau vài giây, bạn đã có ngay một bản tóm tắt chính xác, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và tập trung hơn vào việc chuẩn bị các nội dung khác để thảo luận.
Giữ cuộc họp đi đúng hướng với sự hỗ trợ của AI
Trong lúc họp, nếu cuộc thảo luận bắt đầu lan man hoặc thiếu trọng tâm, AI có thể giúp bạn kéo mọi người trở lại đúng vấn đề. Chẳng hạn nếu bạn đang thảo luận về một chiến lược marketing mới, nhưng thiếu dữ liệu về hiệu quả của chiến dịch, chỉ cần hỏi Google AI hoặc IBM Watson: “Tìm các case study tương tự trong ngành về hiệu quả của việc sử dụng TikTok ads trong 6 tháng qua.” Các hệ thống AI này sẽ ngay lập tức cung cấp cho bạn dữ liệu cập nhật, giúp cuộc họp không bị mất phương hướng và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Tóm tắt và ghi nhận cuộc họp sau đó
Đôi khi, do lịch làm việc dày đặc, bạn hoặc đồng nghiệp không thể tham gia đầy đủ các cuộc họp. Thay vì bỏ lỡ những thông tin quan trọng, bạn có thể sử dụng AI để ghi âm và tóm tắt lại nội dung. Công cụ như Otter.ai và Microsoft Teams là lựa chọn lý tưởng cho việc này.
Với Otter.ai, bạn chỉ cần mở ứng dụng trên điện thoại hoặc máy tính, nhấn “Record” để bắt đầu ghi âm cuộc họp. Otter sẽ tự động nhận diện và phân biệt giọng nói của các thành viên trong phòng, tạo ra bản ghi âm có thể truy cập lại bất cứ lúc nào. Sau khi cuộc họp kết thúc, Otter.ai sẽ tự động tạo bản tóm tắt bằng cách lọc ra những điểm quan trọng. Bạn có thể đặt prompt như là: “Tóm tắt các điểm chính từ cuộc họp về chiến lược marketing quý 4.”
Mặt khác thì Microsoft Teams lại có tính năng tích hợp sẵn, cho phép bạn vừa ghi âm vừa họp. Khi bạn bắt đầu cuộc họp, chỉ cần nhấn vào nút “Start recording”, và Teams sẽ lưu lại toàn bộ buổi họp. Microsoft Teams cũng có tính năng “Meeting recap” có thể tạo ra bản tóm tắt với những nội dung nổi bật, kèm theo các file đính kèm và ghi chú quan trọng.
Nhìn chung, việc ứng dụng AI vào quy trình tổ chức và quản lý cuộc họp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng các quyết định được đưa ra. Sự chuyển mình từ các cuộc họp tốn thời gian sang những buổi thảo luận này sẽ giúp tối ưu hoá rất nhiều thời gian và năng suất của mỗi người.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
