Chức năng tổ chức là gì? Các nguyên tắc cơ bản trong chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra. Nhưng chức năng tổ chức là gì và nó có vai trò như thế nào trong quản lý doanh nghiệp? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu khái niệm về chức năng tổ chức, các nguyên tắc cơ bản để thực hiện chức năng này và những cách thức để tối ưu hóa hiệu quả tổ chức trong doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ và áp dụng đúng các nguyên tắc tổ chức, doanh nghiệp sẽ tạo ra một hệ thống làm việc mạch lạc, cân đối, linh hoạt để phát triển bền vững. Khám phá ngay!

Chức năng tổ chức là gì?

Chức năng tổ chức là một phần cực kỳ quan trọng trong quy trình quản lý, bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ và giao quyền. Mục tiêu chính của chức năng này là đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nhân lực với chất lượng, số lượng phù hợp, cùng với việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý để thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

Chức năng tổ chức có vai trò như thế nào?

Chức năng tổ chức giữ vai trò chủ chốt trong việc giúp doanh nghiệp quản lý, lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ một cách có hệ thống. Nhờ đó, các bộ phận trong doanh nghiệp không chỉ hoạt động theo trật tự mà còn tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát huy tối đa khả năng của mình.Bên cạnh đó, chức năng tổ chức còn có các vai trò như:

• Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu quản lý, phương thức vận hành của doanh nghiệp.
• Tạo nền tảng để quản lý đánh giá hiệu quả công việc của từng thành viên, thúc đẩy nhân viên đạt mục tiêu và phát triển về mặt kiến thức lẫn kỹ năng.
• Hợp nhất các nguồn lực cá nhân thành một tập thể mạnh mẽ, hợp tác chặt chẽ trong mọi hoạt động. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian giám sát, nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa kết quả kinh doanh.

Rõ ràng, nếu chức năng tổ chức không được thiết lập một cách phù hợp, cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp sẽ kém hiệu quả và gặp nhiều khó khăn trong việc giải quyết vấn đề.

Các nguyên tắc cơ bản của chức năng tổ chức 

Để đảm bảo tổ chức quản trị hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau đây:

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Nguyên tắc này yêu cầu mỗi nhân viên chỉ nhận chỉ đạo từ một người lãnh đạo duy nhất. Đây là nguyên tắc cốt lõi của chức năng tổ chức, giúp phân định rõ quyền hạn, tránh tình trạng mâu thuẫn trong chỉ đạo. Điều này giảm thiểu sự nhầm lẫn và sửa chữa công việc, đồng thời giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, định hướng nhiệm vụ của nhân viên cũng như cách quản lý nhân viên tăng năng suất làm việc.

Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu

Mục tiêu của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức. Mỗi phòng ban dựa vào các mục tiêu này để lập kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ, góp phần vào việc đạt được lợi ích chung của toàn doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm về các phương pháp để gắn kết nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc và làm việc nhóm hiệu quả.

Nguyên tắc hiệu quả 

Để phát triển bền vững, mọi tổ chức cần phải hoạt động hiệu quả. Điều này có nghĩa là các bộ phận phải sử dụng tối ưu nguồn lực và ngân sách. Ví dụ, phòng kế toán cần phân bổ ngân sách cho các hoạt động như truyền thông và sự kiện, trong khi phòng Marketing phải sử dụng nguồn lực này một cách hợp lý để đạt được kết quả cao nhất.

Tìm hiểu các mẫu CV Kế toán giúp bạn gây ấn tượng trong mắt doanh nghiệp!

Nguyên tắc cân đối

Chức năng tổ chức cần đảm bảo sự cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận. Quyền hạn càng lớn thì trách nhiệm đi kèm cũng phải tương xứng. Doanh nghiệp cũng nên phân phối khối lượng công việc đồng đều giữa các bộ phận để đảm bảo sự công bằng và hài lòng của nhân viên.

Nguyên tắc linh hoạt

Tổ chức cần có khả năng thích nghi với các biến động từ môi trường bên ngoài. Khi có sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, ban lãnh đạo phải nhanh chóng đưa ra các phương án ứng phó và dự phòng rủi ro để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Nguyên tắc này đòi hỏi sự nhạy bén và tầm nhìn xa của người quản lý để phát hiện kịp thời các cơ hội và nguy cơ.

Cách thực hiện chức năng tổ chức hiệu quả trong doanh nghiệp

Tối ưu hóa nguồn nhân lực

Bộ phận nhân sự là yếu tố quyết định trong việc nâng cao hiệu quả tổ chức của một công ty. Theo Forbes, nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất, đánh giá và triển khai các kế hoạch kinh doanh. Sự tham gia của đội ngũ nhân sự giúp quy trình công ty trở nên tích cực và hiệu quả hơn. Họ có kinh nghiệm thực tế, có thể cung cấp những quan điểm, gợi ý giá trị. Vì vậy, doanh nghiệp nên thiết lập các chính sách phúc lợi nhân viên khi đi làm, khuyến khích nhân viên làm việc tích cực, tạo môi trường làm việc lý tưởng và liên tục truyền đạt mục tiêu, định hướng phát triển đến từng cá nhân.

Đặt khách hàng làm trọng tâm

Để chức năng tổ chức hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng, đáp ứng được giá trị mà khách hàng mong đợi là rất quan trọng. Để đạt được điều này, công ty cần thu thập phản hồi từ khách hàng thông qua nhiều hình thức khác nhau như khảo sát, đánh giá dịch vụ,… Việc cho phép khách hàng đưa ra ý kiến về các điểm mạnh và yếu của sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh phương thức hoạt động một cách phù hợp hơn, từ đó thu hút, xây dựng niềm tin với khách hàng và giữ chân khách hàng hiệu quả.

Áp dụng công nghệ hiện đại

Ứng dụng công nghệ là yếu tố không thể thiếu trong ngành nghề hiện đại. Sử dụng phần mềm quản lý dự án và chia sẻ dữ liệu giúp các thành viên theo dõi tình trạng dự án và hoàn thành nhiệm vụ mọi lúc, mọi nơi. Công nghệ cung cấp cho người quản lý khả năng giám sát, theo dõi tiến độ một cách liên tục. Nhờ vào công nghệ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời năng lượng làm việc của từng bộ phận, góp phần vào sự tăng trưởng doanh số.

Chức năng tổ chức là một phần không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp, giúp định hình, điều phối các hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Việc hiểu rõ và áp dụng các nguyên tắc cơ bản của chức năng tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Ministop tuyển dụng, Lotte tuyển dụng, tuyển dụng AEON Tân Phú, Lotte Mart tuyển dụng, 7-Eleven tuyển dụng, Co.op Food tuyển dụng, Mega Market tuyển dụng và Galaxy Cinema tuyển dụng.

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC VietnamWorks là nền tảng tuyển dụng trực tuyến lớn nhất Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng triệu ứng viên tiềm năng. VietnamWorks kết nối hiệu quả người tìm việc với các nhà tuyển dụng uy tín trên mọi lĩnh vực, giúp người tìm việc nhanh chóng tìm được công việc mơ ước. Tại VietnamWorks, người tìm việc sẽ được truy cập hàng ngàn tin tuyển dụng mới nhất, cập nhật liên tục từ các doanh nghiệp hàng đầu, tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và sở thích. Ứng tuyển dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, người tìm việc làm có thể tạo CV trực tuyến miễn phí, chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng và nhận gợi ý việc làm phù hợp dựa trên CV và kinh nghiệm, để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.