KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên, phòng ban hiệu quả

KPI là gì? Đây là câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên. KPI là chỉ số đánh giá hiệu suất quan trọng giúp doanh nghiệp đo lường, quản lý và cải thiện hoạt động. Việc xây dựng KPI cho từng nhân viên hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh mà còn tạo động lực cho nhân viên phát triển và hoàn thiện bản thân.

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là thước đo giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, xác định hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và cá nhân, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất.

KPI có thể bao gồm các yếu tố như lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu và chi phí trung bình hàng năm. Việc thường xuyên phân tích KPI cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó giúp đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

Để đánh giá toàn diện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cần xây dựng một hệ thống KPI cấp cao. Ngược lại, hệ thống KPI cấp thấp sẽ tập trung đánh giá các quy trình cụ thể trong các bộ phận như bán hàng, marketing hay chăm sóc khách hàng.

Các loại KPI phổ biến theo bộ phận:

• KPI kinh doanh
• KPI tài chính
• KPI bán hàng
• KPI marketing
• KPI quản lý dự án

Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp

KPI là một công cụ quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và đạt được các mục tiêu đề ra. Dưới đây là một số tầm quan trọng chính của KPI:

• Đánh giá năng lực nhân viên: KPI giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả công việc của nhân viên một cách chính xác. Khi xây dựng KPI, cần dựa vào tình hình kinh doanh và vị trí công việc để tạo ra các chỉ số cụ thể và phù hợp.
• Hoạch định chiến lược kinh doanh: KPI cung cấp dữ liệu để doanh nghiệp đánh giá và điều chỉnh các chiến lược kinh doanh, như xác định kênh khách hàng hiệu quả, quyết định đầu tư hay cắt giảm.
• Tạo môi trường học hỏi: Đặt ra KPI thúc đẩy sự trao đổi và học hỏi trong doanh nghiệp. Chỉ số này khuyến khích các cuộc thảo luận quan trọng, giúp nhân viên học hỏi lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.

Đặc điểm của KPI

KPI có 7 đặc điểm chính, bao gồm:

Phi tài chính

Trong khi các thước đo kết quả chỉ đơn thuần phản ánh kết quả đầu ra, KPI lại mang đến một góc nhìn sâu sắc hơn về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Điểm độc đáo của KPI nằm ở khả năng đo lường những yếu tố phi tài chính, mang lại bức tranh toàn diện về tình hình kinh doanh của tổ chức.

Thông thường, nhiều người lầm tưởng rằng KPI chỉ tập trung vào các chỉ số tài chính như doanh thu, lợi nhuận. Tuy nhiên, bản chất của KPI là phi tài chính. Theo David Parmenter, chuyên gia hàng đầu về quản trị hiệu suất, tất cả các KPI đều phi tài chính.

Đúng lúc, kịp thời

Đúng lúc – kịp thời là yếu tố then chốt dẫn đến thành công trong mọi lĩnh vực và việc áp dụng nguyên tắc này vào hệ thống KPI cũng không ngoại lệ.

Tại sao KPI lại cần đúng lúc – kịp thời?

• Phát hiện sớm vấn đề: Việc theo dõi KPI liên tục giúp phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường, từ đó có biện pháp can thiệp kịp thời để ngăn chặn sự cố hoặc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
• Ngăn ngừa rủi ro: Thay vì chờ đợi đến khi vấn đề đã xảy ra mới hành động, việc theo dõi KPI đúng lúc giúp chủ động phòng ngừa rủi ro và đưa ra giải pháp phù hợp.
• Nâng cao hiệu quả: Nhờ theo dõi KPI thường xuyên, bạn có thể điều chỉnh chiến lược và quy trình kịp thời để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, từ đó đạt được mục tiêu đề ra.

Bật mí Chi Phí Tài Chính Là Gì ngay tại đây.

Sự chú ý của các CEO

KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án, và CEO chính là người có tầm ảnh hưởng lớn nhất đến việc theo dõi và sử dụng các chỉ số này.

KPI cung cấp cho CEO bức tranh toàn diện về tiến độ dự án, chất lượng công việc, mức độ sử dụng nguồn lực và tiềm năng phát sinh rủi ro. Từ đó, CEO có thể đưa ra những quyết định sáng suốt về việc điều chỉnh chiến lược, phân bổ nguồn lực và giải quyết các vấn đề đang gặp phải.

Đơn giản

Đơn giản là yếu tố then chốt tạo nên một KPI hiệu quả. Một KPI được xây dựng thành công cần thể hiện rõ ràng mục tiêu và yêu cầu cần thực hiện, giúp mọi người dễ dàng hiểu rõ và tập trung nỗ lực để đạt được mục tiêu chung.

Làm thế nào để xây dựng KPI đơn giản?

• Xác định mục tiêu cụ thể và đo lường được mà bạn muốn đạt được với KPI.
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để mọi người có thể dễ dàng nắm bắt nội dung của KPI.
• Hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu, có thể gây ra sự nhầm lẫn cho người sử dụng.
• Mỗi KPI nên tập trung vào một mục tiêu duy nhất để tránh gây rối rắm và phân tán sự chú ý.
• Đảm bảo KPI được liên kết chặt chẽ với các mục tiêu kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.

Một KPI đơn giản, dễ hiểu và tập trung sẽ giúp truyền tải thông điệp rõ ràng đến mọi người, từ đó thúc đẩy sự đồng lòng và nỗ lực chung để đạt được mục tiêu đề ra.

Ràng buộc với nhóm

KPI không chỉ đơn thuần là những con số thống kê, mà còn là công cụ đắc lực để kết nối các hoạt động và thúc đẩy hiệu quả hoạt động nhóm. Việc ràng buộc KPI với nhóm đóng vai trò trong việc tạo nên sức mạnh tập thể, hướng đến mục tiêu chung.

Khi mỗi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ và cam kết thực hiện các KPI chung, họ sẽ có động lực làm việc hiệu quả hơn, từ đó tạo nên sự gắn kết và tinh thần trách nhiệm cao trong nhóm. Ngoài ra, các chỉ số KPI được liên kết với nhau, giúp việc theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động nhóm trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Có tác động quan trọng

KPI đóng vai trò trong việc thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược. Một KPI được xây dựng hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến ít nhất một nhân tố thành công quan trọng và ít nhất một khía cạnh của thẻ điểm cân bằng. Nhờ vậy, khi CEO, cấp quản lý và nhân viên tập trung vào KPI, tổ chức sẽ hoàn thành được nhiều mục tiêu theo nhiều phương hướng khác nhau.

Khi mọi người tập trung vào các KPI quan trọng, họ sẽ ưu tiên thực hiện những công việc có tác động trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp. Đồng thời, KPI giúp liên kết các hoạt động hàng ngày với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo doanh nghiệp đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

Nắm vững các kỹ năng quản lý để trở thành nhà lãnh đạo tài ba ngay tại dây.

Mặt tối được giới hạn

Nếu KPI không được xây dựng và triển khai một cách cẩn trọng, KPI có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực, gây ra những hành vi lệch lạc và ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.

Khi KPI được thiết lập không phù hợp với thực tế hoặc thiếu sự cân bằng giữa các mục tiêu, nhân viên có thể tập trung vào việc hoàn thành KPI một cách máy móc, bỏ qua các khía cạnh quan trọng khác của công việc. Bên cạnh đó, việc áp dụng KPI một cách cứng nhắc mà không linh hoạt có thể khiến nhân viên cảm thấy áp lực và nản lòng, dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút.

KPI là công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, để hạn chế mặt tối của KPI, doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai KPI một cách cẩn trọng, thông minh và linh hoạt.

Các loại KPI cụ thể cho từng lĩnh vực

Dưới đây là các chỉ số KPI cụ thể theo từng lĩnh vực, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đưa ra các chiến lược cải tiến kịp thời. Cụ thể:

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh là chỉ số giúp đánh giá mức độ thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Qua việc theo dõi các chỉ số này, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình và phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện. Một số KPI kinh doanh quan trọng bao gồm:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu (Revenue Growth Rate)
• Chi phí thu hút khách hàng (Customer Acquisition Cost)
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)
• Giá trị trọn đời của khách hàng (Customer Lifetime Value)
• Tỷ suất lợi nhuận gộp (Gross Profit Margin)
• Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho (Inventory Turnover)
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư (Return on Investment – ROI)
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng (Lead Conversion Rate)

KPI tài chính

Các chỉ số KPI tài chính thường được theo dõi bởi ban lãnh đạo và bộ phận tài chính để đánh giá hiệu quả tạo ra lợi nhuận và doanh thu. Một số KPI tài chính bao gồm:

• Tỷ suất lợi nhuận (Profit Margin)
• Tỷ suất lợi nhuận gộp (Gross Margin)
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư (ROI)
• Dòng tiền (Cash Flow)
• Tỷ lệ quay vòng phải thu (Accounts Receivable Turnover)
• Tỷ lệ quay vòng phải trả (Accounts Payable Turnover)
• Tỷ suất vốn hoạt động (Working Capital Ratio)
• Tỷ suất nợ vay trên vốn chủ sở hữu (Debt-to-Equity Ratio)
• Lợi nhuận gộp (Gross Profit)
• Lợi nhuận ròng (Net Profit)
• Lợi nhuận trên mỗi cổ phiếu (Earnings per Share – EPS)

KPI bán hàng

Đây là chỉ số được sử dụng để theo dõi hiệu suất đội ngũ bán hàng, giúp đánh giá khả năng đạt được các mục tiêu bán hàng hàng tháng. Một số KPI bán hàng phổ biến là:

• Doanh số bán hàng (Sales Revenue)
• Tỷ lệ tăng trưởng doanh số (Sales Growth Rate)
• Chi phí thu hút khách hàng mới (Customer Acquisition Cost)
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng (Customer Conversion Rate)
• Giá trị đơn hàng trung bình (Average Order Value)
• Tỷ lệ chuyển đổi quy trình bán hàng (Sales Pipeline Conversion Rate)
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)
• Tỷ lệ tăng doanh thu qua bán thêm (Upsell Rate)

KPI Marketing

KPI marketing giúp phòng marketing theo dõi các chỉ số trên các kênh tiếp thị khác nhau, từ đó đánh giá được hiệu suất chiến dịch. Một số KPI marketing quan trọng gồm:

• Nhận thức thương hiệu (Brand Awareness)
• Lưu lượng truy cập trang web (Website Traffic)
• Tỷ lệ nhấp chuột (Click-Through Rate – CTR)
• Tương tác trên mạng xã hội (Social Media Engagement)
• Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate)
• Chi phí thu hút khách hàng (Customer Acquisition Cost)
• Chi phí mỗi khách hàng tiềm năng (Cost per Lead)
• Khách hàng tiềm năng đã đủ điều kiện từ marketing (MQLs)
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư từ quảng cáo (Return on Ad Spend – ROAS)

KPI phòng hành chính nhân sự

Các chỉ số KPI giúp phòng nhân sự cải thiện quy trình làm việc và tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả. Một số chỉ số phổ biến gồm:

• Tỷ lệ luân chuyển nhân sự (Employee Turnover Rate)
• Thời gian tuyển dụng trung bình (Average Time to Hire)
• Tỷ lệ nghỉ việc (Absenteeism Rate)
• Độ hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)

KPI phòng kế toán

KPI kế toán giúp đo lường hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động tài chính, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và tuân thủ quy định. Một số KPI bao gồm:

• Thời gian hoàn thành báo cáo tài chính (Financial Reporting Lead Time)
• Tuân thủ thời hạn nộp thuế (Tax Submission Compliance)
• Hiệu quả quản lý dòng tiền (Cash Flow Management Efficiency)

KPI chăm sóc khách hàng

Các chỉ số này giúp đo lường hiệu quả của dịch vụ chăm sóc khách hàng, nhận diện được điểm mạnh và yếu của doanh nghiệp. Một số KPI phổ biến gồm:

• Tổng số khiếu nại của khách hàng (Total Number of Customer Complaints)
• Thời gian phản hồi trung bình (Average Response Time)
• Độ hài lòng của khách hàng (Customer Satisfaction Score – CSAT)

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án giúp theo dõi tiến độ và hiệu suất của các dự án, đảm bảo đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra. Một số KPI quản lý dự án bao gồm:

• Thời gian hoàn thành dự án (Project Completion Time)
• Chỉ số hiệu suất chi phí (Cost Performance Index – CPI)
• Tỷ lệ sử dụng tài nguyên (Resource Utilization)

Phân biệt KPI và OKR

Điểm giống nhau:

• Cả KPIs và OKRs đều đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu quả hoạt động, đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu và đưa ra những điều chỉnh phù hợp để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
• Cả 2 đều có thể được áp dụng hiệu quả cho mọi quy mô doanh nghiệp, từ lớn đến nhỏ.
• Việc thiết lập mục tiêu theo của KPIs và OKRs đều tuân theo nguyên tắc SMART, đảm bảo mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn.

Điểm khác biệt:

Đặc điểm	KPIs	OKRs
Viết tắt	Key Performance Indicator (Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc)	Objective and Key Results (Mục tiêu và kết quả then chốt)
Mục đích	Đo lường hiệu quả hoạt động cốt lõi	Thiết lập mục tiêu và đo lường tiến độ đạt mục tiêu
Tập trung	Kết quả cuối cùng	Quá trình và tiến độ đạt mục tiêu
Cách thức thiết lập	Bám sát lý thuyết MBO truyền thống (giao việc phân tầng từ trên xuống)	Mục tiêu được thiết lập theo 3 chiều: từ trên xuống, từ dưới lên, chéo
Tần suất điều chỉnh	Liên tục, có thể giữ nguyên nhiều năm	Có thể thay đổi theo quý hoặc năm

Xem chi tiết về sự khác biệt giữa KPI và OKR. Giải mã mô hình Pestel Là Gì trong nháy mắt.

Sai lầm trong công tác xây dựng KPI của doanh nghiệp

Trong nhiều doanh nghiệp, các chỉ số KPI chưa được áp dụng hiệu quả. Lỗi phổ biến là KPI thường được thiết lập một cách ngẫu nhiên và thiếu chuyên môn, không phản ánh chính xác hiệu suất thực sự.

KPI cần phải kết nối các hoạt động hàng ngày với các yếu tố thành công chính của doanh nghiệp, từ đó tạo sự liên kết giữa các nỗ lực nội bộ theo đúng hướng chiến lược. Thiết lập KPI không chính xác có thể gây thiệt hại lớn cho tổ chức. Dưới đây là các lầm tưởng về KPI mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải:

KPIs không gắn kết với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Như tên gọi của mình, chỉ số hiệu suất chính (KPI) phải là những chỉ số thực sự CẦN THIẾT. Điều này có nghĩa là chúng cần được phát triển và theo dõi dựa trên các mục tiêu chiến lược của từng bộ phận và toàn bộ doaanh nghiệp. Nếu việc thiết lập và đánh giá KPI không phù hợp với các mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp có thể lãng phí nguồn lực và tài sản, đồng thời không đạt được kết quả mong muốn.

Chỉ chú trọng vào các chỉ số KPI kết quả

Ví dụ, KPI như “Tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng trên website lên 20%” là chỉ số thể hiện kết quả cuối cùng, nhưng nó không chỉ ra nguyên nhân dẫn đến kết quả này. Nếu không có các KPI bổ sung để làm rõ nguyên nhân (chẳng hạn như “Ra mắt 3 sản phẩm mới trong năm”), chỉ số này sẽ trở nên mơ hồ và khó thực hiện.

Nói chung, cần thiết phải có mối quan hệ nguyên nhân – kết quả rõ ràng giữa các chỉ số KPI. Doanh nghiệp nên cân nhắc để duy trì sự cân bằng giữa các KPI về kết quả và nguyên nhân nhằm đảm bảo đạt được những kết quả đầu ra như kỳ vọng.

Lưu ý rằng, doanh nghiệp không nên sử dụng KPI để đo lường các mục tiêu trong lĩnh vực sáng tạo. Đặc thù công việc của những vị trí sáng tạo như họa sĩ thiết kế, lập trình viên, kiến trúc sư và chuyên gia phân tích dữ liệu thường có tính chất đổi mới liên tục và không lặp lại. Do đó, những công việc này có thể không phù hợp để áp dụng KPI.

Phương pháp xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Để lựa chọn và xây dựng các KPI phù hợp cho từng doanh nghiệp, việc đầu tiên cần làm là xác định rõ mục tiêu kinh doanh. Một phương pháp phổ biến để thiết lập KPI trong việc quản lý hiệu suất và đánh giá kết quả trong các tổ chức là tiêu chí SMART. Dưới đây là 5 tiêu chí SMART cần lưu ý khi xây dựng KPI:

• Specific (Cụ thể): KPI cần được xác định một cách rõ ràng và minh bạch. Điều này giúp tránh những hiểu lầm hoặc hiểu sai về mục tiêu đề ra.
• Measurable (Có thể đo lường được): KPI phải có khả năng được đo lường để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu. Việc có số liệu cụ thể sẽ hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu suất một cách chính xác và khách quan.
• Achievable (Có thể đạt được): KPI cần phải thực tế và khả thi. Việc thiết lập KPI nên dựa trên nguồn lực và khả năng sẵn có, tránh đặt ra những mục tiêu không thể thực hiện hoặc quá khó khăn.
• Relevant (Có liên quan): KPI cần phải liên quan trực tiếp đến các mục tiêu và chiến lược của tổ chức. KPI nên phản ánh những khía cạnh quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất.
• Time-bound (Có thời hạn): KPI cần có một khung thời gian cụ thể để đạt được. Điều này giúp xác định thời hạn rõ ràng cho việc đánh giá và theo dõi tiến độ.

KPI có thể khác nhau tùy theo từng ngành nghề, giai đoạn phát triển, cũng như thời điểm của dự án. Các chỉ số cũng có thể thay đổi theo sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp. Việc áp dụng tiêu chí SMART sẽ đảm bảo rằng các KPI được thiết lập một cách hợp lý, dễ quản lý và đo lường, đồng thời tập trung vào những mục tiêu quan trọng và có ý nghĩa đối với sự phát triển bền vững của tổ chức.

Quy trình xây dựng bộ KPIs cho từng nhân viên hiệu quả

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Trước tiên, cần xác định phòng ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm xây dựng KPI, thường là các trưởng bộ phận hoặc người có chuyên môn, những người hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu của các vị trí trong bộ phận. Nếu bộ phận quá lớn, việc xây dựng KPI có thể do các quản lý cấp thấp hơn phụ trách.

Nếu bộ phận nhân viên nhân sự và các chuyên gia tham gia xây dựng KPI, điều này đảm bảo tính khách quan và khoa học. Tuy nhiên, cần kiểm tra và chỉnh sửa để các chỉ số KPI phù hợp và khả thi với nhiệm vụ của từng bộ phận.

Xem thêm khái niệm Budget Là Gì và những phương pháp Dự Báo Nhu Cầu phổ biến.

Bước 2: Xác định Key Result Areas (KRA) của bộ phận

Mỗi bộ phận có các chức năng và nhiệm vụ cụ thể, vì vậy hệ thống KPI phải phù hợp với những đặc điểm này. Ví dụ, KPIs cho bộ phận Digital Marketing có thể bao gồm số lượng khách hàng tiềm năng mới, lượt truy cập website, chỉ số quảng cáo, và chỉ số organic.

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm chính

Người xây dựng KPIs cần xác định trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh. Những trách nhiệm này là cơ sở để xây dựng hệ thống KPI, do đó chúng phải rõ ràng, cụ thể, khả thi và có thời hạn.

Bước 4: Xác định chỉ số đo lường hiệu suất

• KPIs của bộ phận: Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận, người xây dựng KPIs sẽ đưa ra các chỉ số chung cho cả bộ phận. Những chỉ số này là cơ sở để xây dựng KPIs cho từng vị trí.
• KPIs cho từng vị trí: Chỉ số KPIs cho từng vị trí giúp thúc đẩy nhân viên hoàn thành đúng mô tả và yêu cầu công việc. Các chỉ số này cần đảm bảo tiêu chí SMART và dựa trên trách nhiệm của từng vị trí cùng với chỉ số của bộ phận.

Bước 5: Xác định mức điểm cho các kết quả đạt được

Điểm số thường được chia từ 2 đến 5, phản ánh mức độ hoàn thành công việc. Càng nhiều mức điểm thì việc đánh giá càng khách quan, nhưng cũng không nên quá nhiều để tránh khó khăn trong việc tổng kết.

Bước 6: Đo lường, tổng kết và điều chỉnh

Người xây dựng KPI sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể. Tùy thuộc vào bộ phận, vị trí và lĩnh vực, việc xây dựng KPI có thể linh hoạt và có thể nhờ tư vấn từ chuyên gia và nhân viên để đảm bảo chỉ tiêu hiệu quả và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Cuối mỗi kỳ đánh giá, thường sẽ có buổi tổng kết kết quả công việc. Quá trình này cần khách quan và toàn diện, thông qua ý kiến của giám đốc, đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên.

Một số câu hỏi thường gặp khi xây dựng và triển khai KPI 

KPI được đo lường như thế nào?

Mỗi doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề đều có những KPI riêng biệt, do đó cách thức đo lường cũng sẽ khác nhau. KPI có thể bao gồm các chỉ số tài chính như lợi nhuận ròng, doanh thu trừ đi các chi phí cụ thể và khả năng thanh khoản,…

Ai là người xác định KPI cho doanh nghiệp?

Bất kỳ ai cũng có thể xác định KPI cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong hầu hết các tổ chức, KPI thường được thiết lập bởi các nhà lãnh đạo, quản lý và các lãnh đạo cấp cao. Đối với các KPI tổng thể, Giám đốc điều hành và ban lãnh đạo sẽ là những người đề ra.

KPI có nên được xem xét thường xuyên không?

KPI cần được xem xét định kỳ, vì mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian và hiệu suất đạt được các mục tiêu cũng sẽ có sự thay đổi. KPI được thiết lập 5 tháng trước có thể không còn phù hợp với tình hình hiện tại. Chính vì vậy, việc xem xét KPI thường xuyên, theo tháng, quý, thậm chí hàng tuần là rất cần thiết.

Làm thế nào để nâng cao sự đồng thuận và cam kết của nhân viên trong việc đạt các chỉ tiêu KPI?

Để khuyến khích sự đồng thuận và cam kết của nhân viên đối với các chỉ tiêu KPI, tổ chức có thể áp dụng một số biện pháp sau nhằm cải thiện hiệu suất và thành công của doanh nghiệp:

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Đảm bảo rằng các mục tiêu và chỉ tiêu KPI được định rõ một cách minh bạch. Nhân viên cần hiểu rõ điều họ cần đạt được và cách thức đánh giá hiệu quả công việc của mình.
• Kết nối KPI với mục tiêu cá nhân: Khi thiết lập KPI, hãy đảm bảo rằng chúng liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu và nhiệm vụ cá nhân của từng nhân viên. Điều này giúp họ nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đạt được chỉ tiêu đối với sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
• Xác định chính sách thưởng rõ ràng: Cần có chính sách thưởng rõ ràng cho việc đạt hoặc vượt qua chỉ tiêu KPI. Điều này sẽ tạo động lực cho nhân viên và khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa.
• Cung cấp phản hồi thường xuyên: Đưa ra phản hồi thường xuyên và tích cực khi nhân viên đạt được KPI hoặc hỗ trợ họ khi gặp khó khăn. Điều này giúp xây dựng lòng tin và sự hợp tác trong quá trình hướng tới mục tiêu.
• Tạo không gian thảo luận: Tạo ra không gian để nhân viên có thể thảo luận về tiến độ và các khó khăn trong việc đạt được KPI. Hỗ trợ nhân viên giải quyết các thách thức và cung cấp các nguồn lực cần thiết.
• Đào tạo và phát triển: Đảm bảo rằng nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để đạt được KPI. Việc này sẽ giúp họ tự tin và làm việc hiệu quả hơn trong công việc.
• Tạo môi trường hỗ trợ: Xây dựng môi trường làm việc động viên và hỗ trợ nhau trong việc đạt được KPI. Sự đồng tình và hỗ trợ từ đồng nghiệp có thể giúp nhân viên vượt qua khó khăn và hoàn thành mục tiêu.
• Theo dõi và đánh giá thường xuyên: Theo dõi tiến độ đạt được KPI và thực hiện đánh giá định kỳ. Điều này giúp nhận diện sự tiến bộ và thực hiện điều chỉnh nếu cần.

Các công cụ và phần mềm nào giúp theo dõi và quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp?

Dưới đây là một số công cụ và phần mềm KPI có thể hỗ trợ bạn trong việc tổ chức, theo dõi và quản lý KPI của doanh nghiệp. Từ đó, cải thiện việc ra quyết định và đạt kết quả kinh doanh tốt hơn:

• Phần mềm quản lý KPI: Nhiều phần mềm được thiết kế đặc biệt để theo dõi và quản lý KPI, cho phép bạn thiết lập chỉ tiêu, theo dõi tiến độ và xem báo cáo hiệu suất một cách tự động. Ví dụ: BSC Designer, ClearPoint Strategy, KPI Fire,…
• Hệ thống quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM): EPM bao gồm nhiều công cụ tích hợp với các chức năng như thiết lập chỉ tiêu KPI, theo dõi tiến độ, phân tích hiệu suất và tạo báo cáo chi tiết. Ví dụ: Oracle Enterprise Performance Management (EPM) Cloud, IBM Planning Analytics, SAP Business Planning and Consolidation,…
• Bảng điều khiển trực tuyến (Dashboard): Sử dụng các công cụ tạo bảng điều khiển trực tuyến để hiển thị thông tin KPI theo thời gian thực và dễ dàng theo dõi hiệu suất. Ví dụ: Microsoft Power BI, Google Data Studio,…
• Hệ thống quản lý dự án: Một số công cụ quản lý dự án cung cấp chức năng theo dõi và quản lý KPI trong các dự án cụ thể, chẳng hạn như Trello, Asana, Jira,…
• Hệ thống quản lý khách hàng (CRM): Một số CRM tích hợp tính năng theo dõi KPI, cho phép giám sát hiệu suất kinh doanh và tiến độ đạt được mục tiêu doanh số bán hàng. Ví dụ: Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM,…
• Hệ thống quản lý nhân sự: Nếu KPI của doanh nghiệp liên quan đến hiệu suất nhân viên, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của các chỉ tiêu liên quan đến nhân sự. Ví dụ: BambooHR, Zenefits,…

Xây dựng KPI cho từng nhân viên hiệu quả là những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu chiến lược. Bằng việc xác định rõ ràng mục tiêu, chọn lựa các KPI phù hợp và thiết lập hệ thống theo dõi, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo động lực cho nhân viên phát triển.

Tham khảo thêm các bài viết sau:

• M&A Là Gì? Hình thức Sáp nhập và Mua lại phổ biến
• Vendor Là Gì? Vai trò trong chuỗi cung ứng
• Trưởng Phòng Nhân Sự và các công việc chi tiết
• Cio Là Gì? Kỹ Năng Cần Có Của 1 CIO
• Executive Là Gì? Những vị trí phổ biến
• Procurement Là Gì? Kỹ Năng Nào Quan Trọng

 

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Vingroup tuyển dụng, Vinschool tuyển dụng, Central Retail tuyển dụng, tuyển dụng Đà Lạt, Futa tuyển dụng, tuyển dụng Gia Lai, Savills tuyển dụng và Sasco tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC VietnamWorks là nền tảng tuyển dụng trực tuyến lớn nhất Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng triệu ứng viên tiềm năng. VietnamWorks kết nối hiệu quả người tìm việc với các nhà tuyển dụng uy tín trên mọi lĩnh vực, giúp người tìm việc nhanh chóng tìm được công việc mơ ước. Tại VietnamWorks, người tìm việc sẽ được truy cập hàng ngàn tin tuyển dụng mới nhất, cập nhật liên tục từ các doanh nghiệp hàng đầu, tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và sở thích. Ứng tuyển dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, người tìm việc làm có thể tạo CV trực tuyến miễn phí, chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng và nhận gợi ý việc làm phù hợp dựa trên CV và kinh nghiệm, để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.