Morgan Galbraith là quản lí cấp cao về quản lí thay đổi và thu hút nhân viên trong nhiều năm tại United Minds, một công ty chuyên về tư vấn quản trị tại New York. Galbraith tốt nghiệp tại trường Westminster College (MO) với bằng cử nhân khoa học chuyên ngành Truyền thông & Marketing Kinh doanh. Từ những kinh nghiệm trong cương vị dẫn dắt đội ngũ trong tổ chức, Morgan Galbraith đã chia sẻ cái nhìn thực tế và phương thức quản trị sự thay đổi trong tổ chức một cách hiệu quả, để nó không ảnh hưởng đến những nỗ lực trong việc thu hút, tuyển dụng và giữ chân nhân tài của mọi tổ chức.
Từ việc chuyển giao quyền lực và tái cơ cấu tổ chức, cho đến sáp nhập và mua lại, cho đến những thay đổi trong quy trình làm việc, ít nhiều đều là nỗi băn khoăn lo lắng cho nhân viên trong công ty.
Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát trên hơn một nửa triệu dân lao động Mỹ, thì có 1/3 phản hồi rằng họ không biết lí do tại sao những sự thay đổi này lại có thể xảy ra.
Đây có thể gây thiệt hại cho những công ty nào đang cố gắng thực thi sự thay đổi. Và nếu nhân viên không được tường rõ về những sự thay đổi này, thì đó sẽ là một chướng ngại vật cho sự trung thành với tổ chức, thậm chí là kháng cự lại với những gì đang xảy ra. Đây cũng là một nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại trong việc tiến hành những thay đổi trong cơ cấu tổ chức công ty.
Những nhà lãnh đạo hay những ai có liên quan đều không thể cho rằng nhân viên của mình đã hiểu hết nguyên nhân sâu xa của sự thay đổi. Bạn cần phải dành thời gian giải thích về những thay đổi này, và cho hay tại sao nó lại quan trọng đến như vậy. Dựa trên những kinh nghiệm của tôi trên lĩnh vực này, dưới đây là bốn khía cạnh then chốt giúp cho nhân viên công ty có thể hiểu hơn về những sự thay đổi, hết lòng với công việc và đóng góp nhiều hơn cho sự lớn mạnh của tổ chức.
Truyền cảm hứng bằng cách trình bày một viễn cảnh chắc chắn cho tương lai
Trong suốt quá trình thay đổi đầy hoài nghi, nhân viên luôn muốn có một cái nhìn rõ ràng về con đường phía trước. Bạn cần phải chia sẻ về những gì bạn biết – bao gồm cả những gì đang thay đổi, khi nào, và bằng cách nào. Trong giai đoạn đầu của quá trình, bạn nên bắt đầu với một câu chuyện mà có thể vẽ nên một “bức tranh lớn” một cách rõ ràng nhất – tại sao cần phải thay đổi, và thay đổi như thế nào để có một tác động tích cực nhất cho tổ chức về lâu về dài. Đây sẽ là một bước nền giúp bạn có thể nói về những thay đổi sẽ được tiến hành trong tương lai.
Để thành công, câu chuyện của bạn cần bắt đầu với việc đề cập sứ mệnh cốt lõi của công ty, và sau đó là viễn cảnh về một tương lai đầy thuyết phục. Bạn cần phải trả lời một câu hỏi: Những thay đổi ngày hôm nay sẽ giúp ích gì cho việc đạt được thành công mà bạn mong muốn trong tương lai?
Ví dụ, vào năm 2017, FMC Corporation chuẩn bị mua lại một phần lớn của DuPont’s Crop Protection, và có thể chuyển đổi FMC thành công ty bảo vệ nông sản lớn thứ năm trên thế giới. Trong quá trình thay đổi, họ đã phát triển một chiến dịch truyền thông hợp nhất nội bộ với tên gọi là “Nature of Next” nhằm đưa ra thông tin cụ thể nhất về lí do cũng như viễn cảnh cho sự mua lại này.
Chiến dịch giải thích cách mà FMC đạt được một danh sách sản phẩm rộng lớn hơn, đặt dấu chân trên toàn cầu rộng mở hơn, và khám phá toàn diện hơn khả năng Nghiên cứu & Phát triển – tất cả những điều này có thể giúp cho FMC đạt được nguyện vọng giúp cho số lượng khách hàng tăng theo một chiều hướng bền vững nhất. Trong khi sự sáp nhập đang diễn ra, thì chiến dịch này đã khởi nguồn niềm thích thú cho nhân viên công ty, đồng thời nó vẫn còn được sử dụng cho đến ngày nay để bàn về các khía cạnh tương lai của FMC.
Sự thay đổi thường đều bất ổn, thiếu chắc chắn và nhiều rủi ro, áp lực. Nhưng nếu bạn rõ ràng về những lí do phía sau dẫn đến sự thay đổi, điều này sẽ xây dựng niềm tin tưởng nơi nhân viên về các chiến dịch phát triển của công ty mình.
Cung cấp thông tin đầy đủ nhất cho nhân viên qua giao tiếp hàng ngày
Những cuộc nói chuyện về sự thay đổi chưa bao giờ là việc một sớm một chiều, mà đó là việc bạn phải làm hàng ngày xuyên suốt cả quá trình ấy. Nhiều nghiên cứu cho rằng những giao tiếp thường xuyên sẽ giúp cho sự thay đổi trong tổ chức công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Do đó, có một số điều bạn cần phải ghi nhớ khi giao tiếp với nhân viên của mình:
Rõ ràng và kiên định: Tất cả những gì bạn nói phải giống như câu chuyện mà bạn kể, đó là tóm gọn nguyên nhân thay đổi và đưa ra một viễn cảnh tương lai đầy tính thuyết phục.
Bạn không cần “biết tuốt” mọi câu trả lời: Thi thoảng, bạn sẽ không thể có câu trả lời thỏa đáng cho tất cả các thắc mắc của nhân viên, và chắc chắn họ sẽ cảm thấy bất an trong lòng rất nhiều. Điều cần nhất lúc này đó là bạn hãy tập trung vào những gì mình biết, và thẳng thắn với những gì bạn không. Nếu bạn không có câu trả lời, hãy cứ nói là mình không có câu trả lời. Khi điều này xảy ra, hãy chắc rằng bạn luôn là người cởi mở và chân thành để giao tiếp với nhân viên, đồng thời sẵn sàng cập nhật tình hình cho họ càng chi tiết càng tốt.
Đừng quên trả lời rõ ràng câu hỏi: “Tôi sẽ nhận được gì từ việc này?”: Đó cũng là một trong những câu hỏi bạn nhận được nhiều nhất trong suốt quá trình chuyển đổi này. Nếu nhân viên của bạn biết họ sẽ có được những lợi ích gì sau tất cả, khả năng cao là họ sẽ trung thành với công ty và dễ dàng chấp nhận sự thay đổi hơn. Nếu không, mọi thứ sẽ cản trở mọi nỗ lực của bạn đấy!
Một vài năm trước, tôi từng chịu trách nhiệm trong việc truyền thông về sự sáp nhập của hai công ty hàng đầu ở lĩnh vực phúc lợi động vật. Một trong hai nhà lãnh đạo trên đã vô cùng thành công trong việc trao đổi thông tin cho nhân viên của mình sẽ nhận được những lợi ích gì sau cuộc sáp nhập này. Đó không chỉ là có nhiều cơ hội nghề nghiệp mới hay thị phần tăng. Ông ấy còn truyền cảm hứng về việc chung tay bảo vệ sức khỏe của động vật; và cùng nhau cả hai doanh nghiệp sẽ có thể tìm ra những giải pháp, sản phẩm hay công nghệ mới cho rất nhiều khách hàng tiềm năng sau này.
“Thổi lửa” cho người quản lí trong suốt quá trình thay đổi
Những biến đổi lớn trong cơ cấu tổ chức thường đòi hỏi nhân viên phải thích nghi với những hành vi và kĩ năng mới cho sự thành công chung. Và khi lãnh đạo cấp cao làm tấm gương mẫu cho những hành vi mới này, công cuộc biến đổi sẽ trở nên dễ dàng hơn gấp năm lần so với trước kia.
Những vị sếp không chỉ phải trang bị đầy đủ thông tin và nguồn kiến thức, mà họ còn phải đủ bản lĩnh và tự tin trên con đường lãnh đạo của mình. Điều này dĩ nhiên không hề dễ dàng gì, vì họ là những người chịu nhiều áp lực cũng như phải luôn bên cạnh “kề vai sát cánh” với nhân viên của mình nhất. Tuy nhiên, cách mà bạn phản ứng với sự thay đổi sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến nhân viên quản lí của mình, những người mà sau đó sẽ tác động chính đến nhân viên cấp dưới cũng như lòng tin của họ.
Để có thể tiếp thêm năng lực cho nhân viên cấp quản lí, những nhà lãnh đạo cấp cao cần phải giúp họ hiểu vấn đề cốt lõi của sự việc. Bao gồm cách để trở thành một nhà quản lí hiệu quả trong suốt quá trình thay đổi, cách mỗi cá nhân phản ứng để vượt qua thử thách, và cách “định vị” được những chướng ngại vật hay những sự phản kháng xảy ra trong công ty mình.
Dạo gần đây tôi có tham dự một buổi họp bên ngoài với một đối tác đang trải qua một sự chuyển đổi lớn với một tổ chức chia sẻ dịch vụ của họ. Trong khi phần lớn ở buổi họp mặt họ tập trung vào vấn đề tại sao có sự thay đổi và chuyện gì sẽ xảy ra sau đó, thì họ cũng dành ra một chút thời gian để nói về việc nâng cấp kĩ năng và đào tạo nhân viên cấp quản lí của mình.
Những nhà quản lí có thể lựa chọn nhiều chủ đề đào tạo khác nhau, bao gồm tự động hóa và trí tuệ nhân tạo đang thay đổi doanh nghiệp của họ như thế nào, cách áp dụng Tư duy Thiết kế để giải quyết vấn đề ra sao, và những nguyên lí cơ bản để quản lí sự thay đổi. Ví dụ, ở phần Tư duy Thiết kế, nhà quản lí đã được hỏi về cách giải quyết tình huống thực tế và đưa ra giải pháp cho những khó khăn mà cấp dưới có thể đối mặt trong quá trình biến đổi. Kết quả là, những nhà quản lí đã bước ra cuộc họp với đầy đủ kiến thức về cách thúc đẩy nhân viên trên con đường đầy biến đổi của tổ chức doanh nghiệp mình.
Tìm cách để thu hút nhân viên trong quá trình biến đổi
Trong quá trình lên kế hoạch cho những sự kiện của sự biến đổi, bạn cần phải ghi nhận lời phản hồi cũng như biết cách thu hút nhân viên của mình. Điều này giúp bạn củng cố quyền lãnh đạo trong công ty, khiến cho nhân viên ủng hộ bạn hơn và thậm chí còn đấu tranh cho những thay đổi đó.
Trong khi chuẩn bị cho sự chuyển giao của công ty bảo vệ mùa màng FMC với DuPont, hơn 150 nhân viên FMC đã được bổ nhiệm bởi quản lí của họ để trở thành một phần của Change Champion Network. Nhóm này được thành lập để thu hút các đồng nghiệp khác, trả lời những thắc mắc, và tạo hứng khởi cho nhân viên về tương lai của công ty. Nhóm không chỉ là một nguồn thông tin hữu ích, mà còn là một kênh thông tin giúp người quản lí nhận được các phản hồi hai chiều một cách hiệu quả và kịp thời.
Một cách khác để thu hút nhân viên và lòng tin của họ chính là tìm ra những nhân tố sẵn sàng nắm lấy cơ hội thay đổi này và có thái độ như bạn mong muốn. Ví dụ, một đối tác gần đây muốn thúc đẩy sự chuyển giao văn hóa theo cách cởi mở, chân thật hơn; và thu hút nhân viên với giá trị doanh nghiệp vừa được khởi xướng. Trong quá trình đó, công ty đã đưa ra một giải thưởng dành cho những ai coi trọng giá trị doanh nghiệp cả trong và ngoài thời gian làm việc. Nhân viên có thể đề xuất cho đồng nghiệp của mình. Người chiến thắng sẽ được bình chọn bởi cả hệ thống tổ chức, và sẽ được xướng tên tại trụ sở chính của toàn công ty. Việc này không chỉ là phần thưởng xứng đáng cho những tấm gương sáng trong công cuộc thay đổi, mà còn giúp cho toàn bộ tổ chức công ty trở nên hăng hái hơn bao giờ hết.
Cách để dẫn dắt công ty qua sự thay đổi một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng – đặc biệt là cho cả văn hóa công ty cũng như bản thân bạn. Những tổ chức có sự quản lí thay đổi hiệu quả sẽ mang lại gấp 3.5 lần thành quả đáng kể so với các tổ chức khác.
Nếu nhân viên không được biết nguyên nhân về những gì đang thay đổi, thì có khả năng cao sẽ đem lại nhiều mối lo cho công ty hơn là bạn nghĩ. Vì vậy, lần tới khi có bất kì sự thay đổi nào xảy ra, hãy nhớ rằng bạn có thể truyền cảm hứng, thông báo, truyền lửa, và cả thu hút những nhân tài của công ty để góp phần thúc đẩy sự thành công trong tương lai nhé!
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
