Get things done là gì? Tại sao nên áp dụng GTD vào công việc?

Get Things Done là gì? Getting Things Done là một trong những phương pháp quản lý công việc hiệu quả, không chỉ giúp cá nhân hoàn thành công việc đúng thời hạn mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả nhất, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin chi tiết. Hãy cùng theo dõi ngay.

Get Things Done là gì? 

Get Things Done là gì? “Get Things Done” (GTD) là một phương pháp quản lý hiệu suất cá nhân tập trung vào việc hoàn thành các công việc một cách hiệu quả và đáng tin cậy. GTD giúp bạn tổ chức và xử lý công việc một cách có hệ thống, giảm căng thẳng tinh thần và tập trung vào những việc quan trọng.

Phương pháp này hoạt động dựa trên giả định rằng khi bạn đối mặt với quá nhiều thông tin, việc quyết định sẽ trở nên khó khăn hơn. Kết quả là bạn sẽ dành nhiều thời gian suy nghĩ về nhiệm vụ thay vì thực sự thực hiện chúng. Điều này dẫn đến căng thẳng, choáng ngợp và không chắc chắn.

Tác giả Allen, người sáng lập phương pháp này, đã quan sát thấy rằng bộ não của chúng ta xử lý thông tin tốt hơn khi tập trung vào việc sử dụng thông tin hơn là việc thu thập nó. Phương pháp GTD tập trung vào việc chuyển tất cả thông tin cần nhớ sang một hệ thống lưu trữ bên ngoài, từ đó giúp bạn tập trung vào công việc cần làm vào thời điểm cụ thể.

Khi bạn áp dụng quy trình GTD một cách đúng đắn, bạn sẽ tự tin đưa ra câu trả lời cho câu hỏi: “Tôi nên làm gì lúc này?” mà không cần lo lắng về việc bỏ sót công việc quan trọng nào sau này.

Tìm hiểu Get Things Done là gì?

5 bước triển khai Get things done

Khi đã hiểu rõ Get Things Done là gì, bạn hãy tiếp tục khám phá quy trình triển khai của phương pháp này. Triển khai phương pháp Hoàn thành công việc là một quá trình cần được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện phương pháp này một cách chính xác và hiệu quả:

Chiếm lấy

Để phương pháp GTD hoạt động hiệu quả, hãy ngừng suy nghĩ chỉ trong đầu và giữ tinh thần thoải mái. Bạn cần tổng hợp lại những việc cần làm và có phương pháp ghi chú chúng một cách thống nhất, có thể là viết ra giấy, vào sổ hoặc ghi chú trên ứng dụng của điện thoại, laptop. Tránh việc ghi chép bừa bãi, vì điều này có thể gây rối và bỏ lỡ những việc quan trọng cần phải làm.

Làm rõ

Bước tiếp theo trong quy trình triển khai Get Things Done là gì? Sau khi bạn đã liệt kê các công việc cần thực hiện, bước tiếp theo là xử lý chúng bằng cách áp dụng một loạt các câu hỏi như sau:

• “Tôi có thể làm gì với việc này?” – Đây là câu hỏi giúp phân loại công việc cần làm và không cần làm.
• Nếu CÓ, “Việc này có thể được hoàn thành trong 2 phút không?” – Mục đích là phân loại công việc nhỏ, dễ làm và những công việc lớn đòi hỏi sự tập trung cao độ.
  • Nếu CÓ, bạn nên hoàn thành nó ngay mà không cần suy nghĩ thêm. Ví dụ: nhiệm vụ như “Trả lời email cho đồng nghiệp”.
  • Nếu KHÔNG, bạn cần xác định thời gian và bối cảnh phù hợp để xử lý công việc này.
• Nếu KHÔNG, công việc này không cấp bách và có thể hoàn thành sau.

Để làm danh sách công việc cần làm trở nên kỹ lưỡng hơn, hãy trả lời câu hỏi sau: “Sau này tôi có thực sự cần làm công việc này không?”

• Nếu CÓ, hãy ghi chép lại để tiến hành công việc.
• Nếu KHÔNG, bạn có thể xóa công việc đó để danh sách nhiệm vụ trở nên ngắn gọn và rõ ràng hơn.

Tổ chức

Tổ chức công việc đúng cách tương tự như việc sắp xếp đồ đạc. Bạn có thể phân loại và nhóm các công việc theo 3 tiêu chí: dự án, thời gian, và nội dung. Ví dụ: bạn có một dự án nhóm cần hoàn thành vào thứ Sáu (theo giờ), và bạn cần kiểm tra tiến độ của các thành viên (theo bối cảnh).

Giao ước

Bước tiếp nữa để tiến hành Get Things Done là gì? Đó là bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ đã được sắp xếp trước đó. Mỗi người có thể có phương pháp riêng, nhưng không nên dành quá nhiều thời gian để quản lý hoặc lập kế hoạch. Bởi trong công việc, việc duy trì trạng thái tập trung 100% thường là khó khăn.

Đánh giá

Bước cuối cùng để triển khai Get Things Done là gì? Nếu bạn mới bắt đầu áp dụng phương pháp Get Things Done là gì hoặc bất kỳ phương pháp quản lý công việc nào khác, có thể bạn sẽ gặp một số khó khăn trong quá trình thực hiện các bước trên. Để giải quyết điều này, bạn nên thực hiện bước đánh giá. Bước này giúp bạn điều chỉnh cách thực hiện phương pháp GTD sao cho phù hợp nhất với bản thân.Một số câu hỏi bạn có thể tham khảo như là:

• Những nhiệm vụ nào bạn chưa hoàn thành trong tuần trước? Tại sao bạn không hoàn thành chúng? Có phải do yếu tố bên ngoài hay do chính bạn?
• Vấn đề nào đã được giải quyết và vấn đề nào chưa? Nếu đã giải quyết, phương pháp giải quyết là gì? Tại sao phương pháp đó không hiệu quả?

Chỉ cần dành khoảng 15 phút mỗi cuối tuần cho bước đánh giá này. Mặc dù có thể không thấy hiệu quả ngay lập tức, nhưng hãy cố gắng biến nó thành một thói quen và đặt ra một khung thời gian cố định để thực hiện.

Học cách quản lý thời gian để cân bằng công việc và cuộc sống

Quy trình triển khai Get Things Done

Đừng bỏ lỡ các chia sẻ thú vị sau:

Vì sao nên áp dụng Get Things Done trong công việc?

Trong công việc, lý do nên áp dụng Get Things Done là gì? Dưới đây là một số lợi ích của việc áp dụng phương pháp GTD vào công việc:

Nâng cao hiệu suất làm việc

Lợi ích đầu tiên của Get Things Done là gì? Áp dụng Getting Things Done giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu cá nhân, phân loại công việc một cách cụ thể và thiết lập các hành động nhất quán. Điều này giúp tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn, giảm bớt sự rối bời và nâng cao khả năng quản lý. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng, từ công việc khẩn cấp đến công việc thông thường, giúp rèn luyện sự tập trung vào những điều quan trọng nhất và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Giảm bớt căng thẳng, áp lực

Lợi ích tiếp theo của Get Things Done là gì? GTD giúp tổng hợp các nhiệm vụ vào một không gian nhất định, có thể là giấy, trang web, ứng dụng,… giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng thể các công việc cần thực hiện và tiến độ khi các công việc được hoàn thành một cách tuần tự. Điều này giúp giảm bớt sự lo lắng về những công việc chưa hoàn thành hoặc có nguy cơ bị quên, đồng thời tạo ra một cảm giác chủ động và tự tin trong quá trình làm việc. Đây là yếu tố quan trọng tạo nên một môi trường làm việc tích cực và bền vững.

Tập trung tốt hơn

Lý do nên áp dụng Get Things Done là gì? Áp dụng phương pháp GTD giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu và phân bổ công việc vào các lịch trình cụ thể, từ đó bạn có thể tập trung hoàn toàn vào từng công việc một mà không bị phân tâm bởi những công việc khác. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các công việc quan trọng, khi chúng được đảm bảo sẽ được ưu tiên và nhận được sự tập trung cao độ để hoàn thành.

Tăng sự linh hoạt

Với phương pháp GTD, bạn có khả năng tự tạo ra kế hoạch linh hoạt để đối phó với sự thay đổi, và sẵn sàng điều chỉnh ưu tiên nhiệm vụ một cách nhanh chóng khi cần thiết. Ngoài ra, GTD còn giúp xác định những ý tưởng, dự án và khả năng thực hiện công việc trong tương lai thông qua danh sách “Someday/Maybe” (Có thể sẽ làm trong tương lai), hỗ trợ cho việc lập kế hoạch linh hoạt và bền vững trong dài hạn.

Xem thêm: Pomodoro là gì? Cách áp dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả

Lợi ích khi áp dụng Get Things Done

Bí quyết cho người mới bắt đầu thực hiện Get Things Done

Bí quyết cho người mới thực hiện Get Things Done là gì? Đối với những người mới bắt đầu thực hiện phương pháp Get Things Done, việc áp dụng một số bí quyết sau có thể giúp họ bắt đầu và duy trì quy trình một cách hiệu quả:

• Thực hiện nguyên tắc 2 phút: Nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vòng hai phút, hãy thực hiện ngay lập tức.
• Đóng gói công việc chưa hoàn thành: Đừng để những công việc chưa hoàn thành nằm lơ phơ trong tâm trí của bạn. Hãy tìm cách hoàn thành chúng hoặc ghi chú lại để xử lý sau.
• Khắc phục vấn đề thiếu thời gian: Thay vì đổ lỗi cho thiếu thời gian, tìm kiếm cách tiếp cận công việc một cách hiệu quả hơn để giải quyết chúng nhanh chóng.
• Quyết định hành động tiếp theo: Sau khi xác định mục tiêu, hãy quyết định hành động cụ thể tiếp theo để tiến gần hơn đến mục tiêu đó.
• Sử dụng công cụ lưu trữ thông minh: Để tránh bị quá tải trí não và tạo sự thuận tiện, ghi lại tất cả các dự án và nhiệm vụ cần làm vào một hệ thống lưu trữ trực tuyến thay vì sử dụng giấy tờ bản cứng.

Get Things Done là gì? Phương pháp Get Things Done đã làm thay đổi cách làm việc của hàng triệu người trên toàn thế giới, tăng cao hiệu suất làm việc của họ. Dù chỉ là một trong số nhiều phương pháp nâng cao hiệu suất cá nhân, nhưng với đơn giản và hiệu quả của mình, GTD xứng đáng để bạn thử và đánh giá khả năng áp dụng của mình. Chúc bạn có những ngày làm việc hiệu quả và thành công!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Mailisa tuyển dụng, Abbott tuyển dụng, tuyển dụng Long Châu, SAGS tuyển dụng, Nam Á tuyển dụng, Tôn Hoa Sen tuyển dụng, Nhà thuốc An Khang tuyển dụng và Nhựa Duy Tân tuyển dụng.

>>> Xem thêm các chia sẻ thú vị sau:

• • Định nghĩa của slay là gì? Sự phổ biến của nó thời nay
  • Bạn đã hiểu rõ healing là gì? Học cách healing hiệu quả
  • Scam là gì? Hướng dẫn tránh bị lừa đảo tại đây
  • MBTI là gì? Khám phá tính cách của bạn qua bài trắc nghiệm sau
  • Deadline là gì và giới trẻ ngày nay vì sao hay dùng
  • Delulu là gì: nguồn gốc thuật ngữ
  • Chỉ số SQ là gì? Bạn có chỉ số SQ là bao nhiêu?
  • Celeb là gì trong marketing: Khái niệm và ứng dụng thực tiễn
  • Layoff là gì? Vì sao lại có hiện tượng này?

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam