Kaizen là gì? Nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Kaizen không đơn thuần là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý sống, dựa trên nguyên tắc “cải thiện từng bước nhỏ” để hướng tới sự hoàn thiện không ngừng. Trong bài viết này, VietnamWorks HR Insider sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm Kaizen và hướng dẫn chi tiết về cách triển khai nó trong môi trường doanh nghiệp ngay trong nội dung tiếp theo.

Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng xuất phát từ Nhật Bản, mang ý nghĩa “cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”. Trong đó, “Kai” có nghĩa là “thay đổi” và “Zen” là “tốt hơn”.

Triết lý này tập trung vào việc thực hiện các thay đổi nhỏ nhưng liên tục nhằm nâng cao hiệu suất, chất lượng và năng suất trong mọi khía cạnh hoạt động. Mục tiêu chính của Kaizen là loại bỏ lãng phí và cải thiện cả thiết bị lẫn quy trình làm việc.

Kaizen là một chiến lược mà tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, từ cấp quản lý đến công nhân, đều chủ động hợp tác để đạt được những cải tiến liên tục và gia tăng trong quy trình sản xuất. Điều này đồng nghĩa với việc kết hợp các tài năng tập thể trong công ty để tạo ra động lực cải tiến mạnh mẽ.

Kaizen không chỉ là một triết lý mà còn là một kế hoạch hành động:

• Là một kế hoạch hành động, Kaizen tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện những lĩnh vực cụ thể trong doanh nghiệp. Các sự kiện này có sự tham gia của các nhóm nhân viên ở mọi cấp độ, đặc biệt chú trọng đến sự tham gia của nhân viên nhà máy.
• Xét về triết lý, Kaizen nhắm đến việc tạo ra một môi trường văn hóa nơi mọi nhân viên đều chủ động tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện các cải tiến cho doanh nghiệp. Ở những công ty thực hành triết lý này một cách triệt để, Kaizen trở thành lối tư duy quen thuộc của cả các nhà quản lý và nhân viên tại nhà máy.

Thế nào là một môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên?

Tìm hiểu Kaizen là gì?

Lịch sử phát triển của Kaizen

Phương pháp Kaizen bắt nguồn từ thời kỳ hậu Thế chiến thứ hai khi Nhật Bản bắt đầu thực hiện cải cách kinh tế. Năm 1951, Toyota đã tiên phong áp dụng Hệ thống đề xuất ý tưởng, mang lại những thay đổi quan trọng giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và năng suất, góp phần thúc đẩy sự phát triển của Toyota.

Đến tháng 9 năm 1955, các nhà quản lý Nhật Bản sang thăm Hoa Kỳ theo sáng kiến của Trung tâm Năng suất Nhật Bản (Japan Productivity Center). Tại đây, họ học hỏi phương thức kinh doanh của Mỹ kết hợp với phương pháp tiếp cận nhân văn hóa, giúp các doanh nghiệp Nhật Bản tăng khả năng cạnh tranh toàn cầu.

Vào thập niên 1980, Masaaki Imai, nhà tư vấn quản lý hàng đầu, cùng với Taiichi Ohno đã phát triển và lan truyền tư tưởng Hệ thống sản xuất Toyota, được xây dựng trên nền tảng của cải tiến liên tục.

Được xem là “cha đẻ của Kaizen”, Masaaki Imai đã đưa Kaizen ra toàn thế giới qua cuốn sách Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success (1986). Hiện nay, nhiều tổ chức thuộc các lĩnh vực khác nhau áp dụng Kaizen như một phần cốt lõi, kết hợp với các công cụ quản lý hiện đại như Six Sigma, Lean và phân tích SWOT, thực hành cải tiến liên tục mỗi ngày.

Lịch sử phát triển của Kaizen

Các đặc điểm của Kaizen 

Để hiểu rõ hơn về Kaizen, chúng ta hãy cùng khám phá những đặc điểm nổi bật của nó:

• Là quy trình cải tiến liên tục tại nơi làm việc.
• Hướng đến mục tiêu nâng cao năng suất lao động, đáp ứng yêu cầu khách hàng và giảm thiểu lãng phí (chi phí, thời gian,…).
• Thực hiện với sự tham gia đồng bộ từ tất cả các thành viên và ban lãnh đạo trong tổ chức.
• Đòi hỏi sự hợp tác cao trong các hoạt động nhóm.
• Công cụ quan trọng của triết lý Kaizen là thu thập và phân tích dữ liệu để xác định và cải tiến hiệu quả.

Các đặc điểm của Kaizen

Lợi ích của Kaizen

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại lợi ích như sau:

Lợi ích hữu hình

• Tích lũy cải tiến nhỏ thành kết quả lớn: Những cải tiến nhỏ, tích lũy dần theo thời gian, có thể dẫn đến những kết quả to lớn và đáng kể.
• Giảm lãng phí và tăng năng suất: Kaizen giúp giảm hàng tồn kho, giảm sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, giảm thời gian chờ đợi và vận chuyển, đồng thời nâng cao kỹ năng của nhân viên.

Lợi ích vô hình

• Tạo động lực cho nhân viên: Khuyến khích các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến, thúc đẩy sự sáng tạo và cải thiện hiệu quả công việc.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể: Tăng cường sự gắn kết nội bộ và khuyến khích tinh thần làm việc nhóm.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp:Kaizen giúp xây dựng một nền văn hóa tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết của hoạt động doanh nghiệp.

10 quy tắc của triết lý Kaizen

Khi áp dụng Kaizen, bất kể quy mô hay thời đại, có 10 nguyên tắc bất biến mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đạt hiệu quả tối ưu:

Luôn đặt ưu tiên hàng đầu vào lợi ích của khách hàng

Các sản phẩm và dịch vụ phải được định hướng theo nhu cầu của thị trường và khách hàng. Mục tiêu của triết lý là cải tiến và quản lý chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích mà sản phẩm mang lại và loại bỏ mọi hoạt động không phục vụ cho người dùng cuối.

Không ngừng cải tiến

Khách hàng luôn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm và dịch vụ trong tương lai, như tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã và chi phí. Do đó, khái niệm “hoàn thành” không đồng nghĩa với kết thúc công việc, mà doanh nghiệp cần liên tục cải tiến. Chiến lược cải tiến sản phẩm hiện có sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn nhiều so với việc sản xuất sản phẩm mới.

Tạo dựng văn hóa “tránh đổ lỗi”

Mỗi cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải chịu trách nhiệm khi mắc sai lầm. Mỗi người cần phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi và làm việc vì mục tiêu chung của tập thể, thay vì đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

Khuyến khích xây dựng một văn hóa doanh nghiệp cởi mở

Nhân viên được khuyến khích mạnh mẽ để đối diện trực tiếp với sai sót, chỉ ra điểm yếu và yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Một mạng lưới thông tin nội bộ được thiết lập để nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật thông tin, dễ dàng chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

Các nguyên tắc vàng của triết lý

Khuyến khích làm việc nhóm

Kaizen khuyến khích doanh nghiệp xây dựng cấu trúc nhân sự hướng tới việc thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong môi trường này, người lãnh đạo nhóm cần có năng lực lãnh đạo, còn các thành viên cần nỗ lực hợp tác và phát triển bản thân.

Tích hợp nhiều phòng ban vào một dự án chung

Doanh nghiệp có thể khai thác nguồn nhân lực từ các phòng ban khác nhau trong công ty để thực hiện dự án. Khi cần thiết, có thể bổ sung thêm nguồn lực từ bên ngoài.

Xây dựng các mối quan hệ phù hợp

Doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho cả nhân viên và quản lý. Điều này giúp xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng (EVP), tạo niềm tin, lòng trung thành và cam kết lâu dài từ phía nhân viên.

Phát triển tinh thần kỷ luật và tính tự giác

Nhân viên cần phải có ý thức tự giác, kỷ luật bản thân và sẵn lòng tuân thủ các quy định và luật lệ của xã hội. Họ cũng cần chấp nhận hy sinh một phần quyền lợi cá nhân để hòa nhập với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty. Đặt lợi ích của công việc lên hàng đầu, luôn tự kiểm điểm để kiểm soát điểm yếu cá nhân.

Thông tin đến mọi nhân viên

Không thể kỳ vọng nhân viên đạt được hiệu quả cao trong công việc nếu họ không hiểu rõ tình hình hiện tại của công ty. Do đó, việc duy trì việc chia sẻ thông tin thường xuyên và minh bạch là cần thiết.

Tăng cường hiệu suất và năng suất công việc

Để tăng năng suất và hiệu quả làm việc, cần kết hợp nhiều biện pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền rõ ràng, khuyến khích sự chủ động và tự quyết định của từng cá nhân, công nhận thành tựu và khen ngợi kịp thời, và nhiều biện pháp khác.

Mặt nhược điểm của Kaizen là gì?

Kaizen là một phương pháp quản lý hiệu quả, tuy nhiên, việc triển khai thành công Kaizen không phải lúc nào cũng dễ dàng. Có một số thách thức mà các doanh nghiệp có thể gặp phải khi áp dụng phương pháp này:

Khó khăn khi áp dụng trong môi trường văn hóa không tương thích

Phương pháp Kaizen đòi hỏi sự hợp tác và cởi mở trong chia sẻ thông tin giữa các thành viên. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp có văn hóa “lãnh thổ” và phong cách giao tiếp khép kín, việc triển khai Kaizen có thể gặp nhiều trở ngại. Nhân viên có thể ngại ngần chia sẻ ý tưởng hoặc hợp tác vì lo ngại mất lợi thế hoặc bị đánh giá. Vì vậy, cần xây dựng môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích sự hợp tác để Kaizen đạt hiệu quả tốt.

Hiệu quả ngắn hạn và thiếu tính bền vững

Các hoạt động Kaizen diễn ra ngắn hạn, kéo dài vài ngày đến vài tuần, thường tạo động lực ban đầu cho nhân viên, nhưng động lực này có thể giảm dần nếu không có sự theo dõi và hỗ trợ bền bỉ. Để Kaizen thực sự mang lại kết quả lâu dài, cần có cam kết từ ban lãnh đạo và sự tham gia liên tục của tất cả nhân viên.

Đòi hỏi kiên nhẫn và kỷ luật cao

Là một quy trình cải tiến liên tục, Kaizen đòi hỏi sự kiên trì và tính kỷ luật. Kết quả cải thiện không luôn rõ ràng ngay trong thời gian ngắn, mà đòi hỏi nỗ lực duy trì động lực và cam kết liên tục từ phía nhân viên và lãnh đạo để đảm bảo thành công lâu dài.

Mặt nhược điểm của Kaizen là gì?

Các bước thực hiện Kaizen trong doanh nghiệp

Quy trình thực hiện Kaizen trong doanh nghiệp bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Phân tích hiện trạng, xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi triển khai Kaizen, doanh nghiệp cần phải phân tích thực trạng và đặt ra mục tiêu phù hợp. Mặc dù Kaizen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn, nhưng lại yêu cầu sự cam kết và nỗ lực kéo dài từ tất cả nhân viên. Doanh nghiệp có thể bắt đầu thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định và sau đó mở rộng dần.

Bước 2: Tìm ra nguyên nhân của vấn đề

Sau khi đánh giá tình hình của doanh nghiệp, cần xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Ví dụ, liệu tồn kho quá cao có phải do quy trình phân phối không hiệu quả hay do chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu? Việc thu thập dữ liệu liên tục trong một khoảng thời gian dài sẽ giúp làm rõ vấn đề này. Cần tổng hợp ý kiến từ toàn bộ nhân viên để đạt được cái nhìn đầy đủ và toàn diện.

Quy trình ứng dụng triết lý trong doanh nghiệp

Bước 3: Đưa ra giải pháp

Sau khi xác định được nguyên nhân, đây là lúc các thành viên cùng nhau đưa ra các giải pháp. Cấp trên cần khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến sáng tạo. Sau đó, chọn ra giải pháp khả thi nhất và thiết lập kế hoạch thực hiện, liên kết với các chỉ tiêu có thể đo lường được để đánh giá hiệu quả.

Bước 4: Tiến hành giải pháp Kaizen

Thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã đề ra. Doanh nghiệp có thể thử nghiệm chương trình thí điểm hoặc tiến hành các bước nhỏ để kiểm tra giải pháp trước khi triển khai chính thức. Trong quá trình thực hiện, việc thu thập thông tin và giám sát đều cần được thực hiện một cách chặt chẽ.

Bước 5: Phân tích kết quả, đánh giá hiệu quả

Dựa trên thông tin thu thập được trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả và hiệu quả của giải pháp Kaizen, so sánh với tình hình ban đầu. Thực tế cho thấy, hầu hết các giải pháp Kaizen đều mang lại ảnh hưởng tích cực cho doanh nghiệp.

Bước 6: Tối ưu giải pháp

Để củng cố và tối đa hóa hiệu quả của các giải pháp đã triển khai, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt hoạt động, bao gồm tài liệu hóa, ghi chú chi tiết về quy trình thực hiện, kết quả và bài học kinh nghiệm rút ra từ việc áp dụng giải pháp. Những tài liệu này sẽ đóng vai trò như hướng dẫn chuẩn cho các triển khai tương tự trong tương lai và giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các bước cải tiến.

Bước 7: Lặp lại quy trình Kaizen đã chuẩn hóa

Sau khi triển khai giải pháp Kaizen, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả và xác định các vấn đề mới có thể xuất hiện. Thông qua việc thu thập dữ liệu, khảo sát ý kiến của nhân viên và quan sát trực tiếp quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề này và áp dụng các công cụ phân tích như 5W1H, sơ đồ xương cá hay phân tích Pareto.

Việc lặp lại chu trình Kaizen cần được thực hiện một cách liên tục và doanh nghiệp cần tạo ra một văn hóa Kaizen để khuyến khích sự tham gia của tất cả nhân viên và tạo điều kiện cho họ đóng góp ý tưởng.

 Mời bạn đón đọc thêm các bài viết hay sau:

• Xenophobic là gì? Hiểu bản chất và nguồn gốc của sự bài ngoại
• Giải mã: Bitmap là gì và hoạt động như thế nào?
• Hostess là ai? Vai trò và nhiệm vụ của người làm Hostess
• Khám phá khái niệm bucket list là gì?
• Hàm Random trong excel: cú pháp và cách sử dụng
• Sở đoản là gì? Bí quyết nhận diện và khắc phục điểm yếu
• Những việc làm bảo vệ môi trường: Hành động để xây dựng tương lai bền vững

Những câu hỏi phổ biến liên quan đến triết lý Kaizen

Khi nào nên áp dụng Kaizen? 

Triết lý Kaizen tập trung vào việc cải tiến liên tục, nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng cho doanh nghiệp. Những tình huống phù hợp để triển khai Kaizen bao gồm:

• Tăng cường hiệu quả và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giảm chi phí sản xuất hoặc hoạt động.
• Tăng cường mức độ hài lòng của khách hàng.
• Mở rộng lợi thế cạnh tranh trong ngành.

Câu hỏi liên quan đến Kaizen

Mối quan hệ giữa Kaizen và chu trình PDCA là gì?

Kaizen và chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) thường kết hợp để thúc đẩy cải tiến liên tục. Kaizen cung cấp một triết lý về việc cải tiến không ngừng, trong khi PDCA là công cụ cụ thể hỗ trợ việc triển khai triết lý này.

PDCA giúp Kaizen với một cấu trúc rõ ràng cho việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các sáng kiến cải tiến. Khi kết hợp hai phương pháp này, tổ chức có thể tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng một cách hiệu quả.

Ví dụ về Kaizen?

Toyota được biết đến như là một trong những công ty tiêu biểu trong việc áp dụng Kaizen, nhưng cũng có nhiều công ty khác đã thành công với phương pháp này. Dưới đây là ba ví dụ:

• Lockheed Martin: Họ đã sử dụng Kaizen để giảm chi phí sản xuất, tồn kho và thời gian giao hàng.
• Ford: Alan Mulally, CEO của Ford, đã áp dụng Kaizen để cải tổ công ty khi hãng này gặp khó khăn vào năm 2006.
• Pixar: Họ đã áp dụng mô hình cải tiến liên tục để giảm thiểu nguy cơ thất bại của các dự án phim hoạt hình

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về Kaizen là gì cùng các lợi ích cũng như cách triển khai phương pháp này trong doanh nghiệp. Hãy áp dụng Kaizen vào tổ chức của bạn một cách hiệu quả và liên tục, từ đó tạo ra sự cải tiến và tiến bộ không ngừng.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Mailisa tuyển dụng, Abbott tuyển dụng, tuyển dụng Long Châu, SAGS tuyển dụng, Nam Á tuyển dụng, Tôn Hoa Sen tuyển dụng, Nhà thuốc An Khang tuyển dụng và Nhựa Duy Tân tuyển dụng.

Xem thêm:

• Nắm rõ phương pháp 6 chiếc mũ tư duy: ý nghĩa và quy trình áp dụng
• NLP là gì? Những nguyên tắc cơ bản của NLP

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam