Backlog là gì? Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Backlog là thuật ngữ quan trọng trong quản lý dự án, giúp doanh nghiệp điều hành các hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về các yêu cầu và công việc cần thực hiện. Hãy cùng khám phá sâu hơn về Backlog là gì, vai trò và ý nghĩa của nó, cũng như các phương pháp quản lý Backlog mà nhà quản lý không nên bỏ qua.

Backlog là gì?

Backlog là gì? Backlog hay còn được gọi là “tồn đọng”, là danh sách các công việc, nhiệm vụ, tính năng hoặc yêu cầu chưa hoàn thành và cần được xử lý. Trong môi trường doanh nghiệp, Backlog được sử dụng để theo dõi và quản lý các đầu mục dự án để đảm bảo tiến độ và thời hạn công việc được duy trì, đồng thời tránh bỏ sót bất kỳ công việc nào. Danh sách Backlog có thể bao gồm các yêu cầu từ khách hàng, tính năng cần phát triển, lỗi cần sửa chữa, hoặc các vấn đề cần giải quyết. Các mục trong danh sách này được sắp xếp theo mức độ ưu tiên để tập trung vào những công việc quan trọng nhất và mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Vai trò của Backlog là gì?

Vai trò của Backlog là gì? Backlog đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp với nhiều mặt lợi ích:

• Đầu tiên, nó giúp xác định thứ tự ưu tiên của các công việc, đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành trước, từ đó giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc.
• Thứ hai, nó hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc, tạo ra sự tự chủ trong việc thực hiện nhiệm vụ và giúp nhân viên tránh việc quên hoặc bỏ sót công việc.
• Thứ ba, vai trò của Backlog là gì? Backlog cung cấp cơ hội cho các thành viên trong dự án để thảo luận sâu hơn về công việc, tạo ra cái nhìn chi tiết về từng nhiệm vụ cần thực hiện, từ đó tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận chung.
• Cuối cùng, Backlog cũng đóng góp vào việc định hình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bằng cách liệt kê chi tiết các tính năng, cải tiến hoặc yêu cầu từ khách hàng, từ đó hỗ trợ việc xây dựng các biện pháp khắc phục và chiến lược phát triển.

Xem thêm : Cách trả lời “Bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty?” dành cho ứng viên

Nội dung cơ bản của một Backlog hoàn chỉnh

Nội dung cần có của Backlog là gì? Một backlog thường chứa thông tin cơ bản về các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu trong dự án. Dưới đây là các thành phần cần có trong một backlog đầy đủ:

• Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các công việc, nhiệm vụ hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Mỗi mục nên được mô tả một cách rõ ràng và đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu cần thiết.
• Thời gian hoàn thành: Phải được xác định cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án và dễ dàng báo cáo tiến trình công việc.
• Người thực hiện: Thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc một cách rõ ràng và tạo ra trách nhiệm cá nhân trong dự án.
• Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong backlog cần được xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp nhận biết công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Các tiêu chí như giá trị, ảnh hưởng hoặc cần thiết có thể được sử dụng để đánh giá mức độ ưu tiên.
• Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến trình của công việc. Các trạng thái như “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy” giúp quản lý tiến độ và biết công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.

Phân loại Backlog

Các loại của Backlog là gì? Việc phân loại Backlog cụ thể như sau:

Product Backlog: Danh sách các tính năng sản phẩm

Product Backlog là danh sách yêu cầu, tính năng, công việc để phát triển, nâng cấp sản phẩm. Nó được xây dựng dựa trên các yêu cầu từ khách hàng, người dùng cuối cùng và các bên liên quan khác. Product Backlog sử dụng các yếu tố như sự phức tạp, sự khẩn cấp và giá trị kinh doanh để ưu tiên và sắp xếp nhiệm vụ cần thiết. Danh sách này thường được cập nhật và điều chỉnh khi có thêm thông tin hoặc yêu cầu mới.

Sprint Backlog: Danh sách các nhiệm vụ cho mỗi sprint trong Scrum

Sprint Backlog là gì? Sprint Backlog chính là một phần của Product Backlog, đại diện cho tập hợp công việc để thực hiện trong “Sprint” – đơn vị thời gian cố định thuộc phương pháp Scrum. Sprint Backlog được sử dụng để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc, đồng thời được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh và rủi ro. Các công việc trong Sprint Backlog thường được chia thành các “User Story” nhỏ hơn và ước lượng thời gian hoàn thành.

Technical Backlog: Danh sách các công việc kỹ thuật cần thực hiện

Technical Backlog là gì? Đây là danh sách các công việc kỹ thuật cần thực hiện để hỗ trợ phát triển và duy trì sản phẩm. Công việc trong Technical Backlog có thể bao gồm việc tối ưu hóa mã nguồn, xử lý nợ kỹ thuật, hoặc triển khai các cải tiến hạ tầng. Technical Backlog giúp đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển và duy trì một cách hiệu quả và bền vững từ mặt kỹ thuật.

>>> Tìm hiểu ngay : Khám phá kỹ năng tổ chức dành cho nhà lãnh đạo

Sự khác nhau giữa Sprint Backlog và Product Backlog là gì?

Điểm khác giữa Sprint Backlog và Product Backlog là gì? Bạn có thể hình dung:

Tiêu chí	Product Backlog	Sprint Backlog
Khái niệm	Danh sách yêu cầu, tính năng, công việc thực hiện trong dự án.	Danh sách con thuộc Product Backlog, tập hợp nhiệm vụ được chọn lọc, phải hoàn tất trong thời gian cụ thể.
Mục tiêu	Tạo ra tầm nhìn tổng thể về sản phẩm, thường bao gồm hàng trăm hay hàng nghìn mục công việc.	Áp dụng nhằm theo dõi tiến độ và triển khai công việc trong quá trình Sprint.
Sự thay đổi	Thường cập nhật, điều chỉnh theo thời gian với mục đích phản ánh thay đổi yêu cầu.	Thường được giữ cố định, cần ước lượng thời gian để hoàn thành.
Ví dụ	– Tạo nên giao diện người dùng cho phần mềm.  – Tích hợp hệ thống thông báo, thông tin liên lạc giữa người dùng.	– Tạo ra giao diện trang đăng nhập, đăng ký. – Xây dựng chức năng đăng nhập, xác minh về tài khoản.

Quy trình quản lý Backlog

Các bước để quản lý Backlog là gì? Quản lý Backlog là một phần quan trọng của quy trình phát triển sản phẩm hoặc dự án. Dưới đây là một quy trình cơ bản để quản lý Backlog một cách hiệu quả:

Xác định mục tiêu và phạm vi

Trước hết, cần xác định rõ mục tiêu tổng thể của dự án hoặc sản phẩm mà đội nhóm đang thực hiện. Điều này bao gồm việc định rõ những gì doanh nghiệp muốn đạt được với dự án và những giá trị mà họ muốn mang lại cho khách hàng. Sau đó, Nhà quản lý cần cụ thể hóa phạm vi của dự án bằng cách xác định rõ tính năng, yêu cầu để đạt được mục đích.

Thiết lập mức độ ưu tiên trong backlog

Bước tiếp theo để quản lý Backlog là gì? Doanh nghiệp cần thiết lập sự ưu tiên cho các yêu cầu và tính năng trong Backlog để nhận diện những nhiệm vụ quan trọng nhất cần được thực hiện trước. Việc ưu tiên này có thể dựa trên giá trị mà yêu cầu đó mang lại cho doanh nghiệp, mức độ phức tạp của nhiệm vụ, tính cấp bách, yếu tố rủi ro và nhiều yếu tố liên quan khác.

Ước lượng thời gian hoàn thành

Sau đó, cần xác định thời gian hoàn thành cho mỗi yêu cầu hoặc tính năng trong Backlog để Nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án hoặc sản phẩm. Việc đo lường thời gian hoàn thành được ước tính dựa trên kinh nghiệm trước đó, năng lực của từng thành viên trong nhóm, cũng như những yếu tố khác như độ phức tạp của công việc.

Quản lý nguồn lực, phân bố công việc

Quy trình quản lý Backlog là gì? Sau khi đánh giá nguồn lực có sẵn cho dự án hoặc sản phẩm, Nhà quản lý cần xác định những nguồn lực cụ thể như nhân lực, kỹ năng chuyên môn và các tài nguyên khác. Tiếp theo, quản lý phải phân chia công việc từ Backlog thành các đơn vị công việc cụ thể, bao gồm việc gán người thực hiện cho mỗi công việc và phân chia nguồn lực đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ.

Giám sát, cập nhật liên tục

Bước cuối cùng trong quy trình Backlog là gì? Nhà quản lý giám sát tiến độ công việc, cập nhật Backlog theo định kỳ, có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc theo quý. Điều này giúp tổ chức duy trì kiểm soát đối với tiến trình thực tế của dự án, sản phẩm và cập nhật trong Backlog để thể hiện sự thay đổi cũng như phản hồi khách hàng.

Sau mỗi giai đoạn hoặc Sprint, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá và rà soát lại Backlog, điều chỉnh mức độ ưu tiên, thời gian hoàn thành, và phân chia công việc nếu cần thiết. Việc này giúp dự án duy trì tiến độ hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng.

Tham khảo thêm về: Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

Những phương pháp quản lý Backlog tối ưu

Phương pháp quản lý Backlog là gì? Có nhiều phương pháp quản lý backlog mà các nhà quản lý dự án có thể áp dụng để đảm bảo hiệu quả trong việc tổ chức, ưu tiên và theo dõi các yêu cầu dự án. Cụ thể là:

Bảng tính Excel / Google Sheet

Một cách đơn giản để tạo và quản lý Backlog cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là sử dụng Excel hoặc Google Sheet. Nhà quản trị có thể tạo danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự, ghi thời gian hoàn thành, người thực hiện theo từng cột, hàng. Phần mềm này hỗ trợ các thành viên dự án quản lý và tra cứu thông tin một cách thuận tiện nhờ các tính năng như cách lọc dữ liệu trong google sheet, tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu.

Tìm hiểu thêm excel là gì? Công dụng và tầm quan trọng của Excel

Bảng Kanban

Giải pháp để quản lý Backlog là gì? Kanban llà một phương pháp quản lý công việc sử dụng bảng Kanban, trong đó bảng được chia thành các cột biểu thị các trạng thái khác nhau của công việc như: Cần làm, Đang thực hiện, Đã hoàn thành,…

Các công việc có thể được di chuyển giữa các cột tương ứng khi tiến trình thay đổi hoặc hoàn thành thông qua thao tác kéo thả. Kanban giúp quản lý Backlog hiệu quả bằng cách cho phép theo dõi và điều chỉnh công việc dựa trên trạng thái và mức độ ưu tiên.

Mô hình MoSCoW

Cách quản lý Backlog là gì? Mô hình MoSCoW, viết tắt của Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have, là một phương pháp để đánh giá và ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách. Cụ thể:

• Must-have: Các yêu cầu bắt buộc phải được hoàn thành.
  Should-have: Các yêu cầu quan trọng nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức.
  Could-have: Các yêu cầu có thể thực hiện nếu có thêm thời gian và nguồn lực.
  Won’t-have: Các yêu cầu không được ưu tiên hoặc được loại bỏ khỏi danh sách.

Khung công việc Agile & Scrum

Agile và Scrum là một khung công việc linh hoạt được sử dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm và quản lý dự án. Trong phương pháp này, Backlog được phân chia thành hai loại: Product Backlog và Sprint Backlog.

• Product Backlog bao gồm tất cả các yêu cầu và tính năng cần triển khai cho sản phẩm.
• Sprint Backlog chứa các nhiệm vụ được chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.

Quy trình Scrum cung cấp các công cụ để ưu tiên và quản lý Backlog trong suốt quá trình phát triển sản phẩm.

Ứng dụng phần mềm

Phần mềm quản lý công việc là công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ, nó hỗ trợ nhà quản trị tạo và theo dõi Backlog một cách hiệu quả, ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.HR Insider đã chia sẻ về Backlog là gì và thông tin liên quan nhằm giúp các nhà lãnh đạo và quản lý có khả năng theo dõi mọi nhiệm vụ trong dự án. Đồng thời, họ đề cập đến 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả. Các phương pháp này đều có ưu điểm và hạn chế riêng, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp nên dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu cụ thể của dự án hoặc sản phẩm.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Wall Street English tuyển dụng, Marathon Education tuyển dụng, Hocmai tuyển dụng, Langmaster tuyển dụng, Kyna tuyển dụng, American Study tuyển dụng, Emasi tuyển dụng và Esuhai tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC VietnamWorks là nền tảng tuyển dụng trực tuyến lớn nhất Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng triệu ứng viên tiềm năng. VietnamWorks kết nối hiệu quả người tìm việc với các nhà tuyển dụng uy tín trên mọi lĩnh vực, giúp người tìm việc nhanh chóng tìm được công việc mơ ước. Tại VietnamWorks, người tìm việc sẽ được truy cập hàng ngàn tin tuyển dụng mới nhất, cập nhật liên tục từ các doanh nghiệp hàng đầu, tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và sở thích. Ứng tuyển dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, người tìm việc làm có thể tạo CV trực tuyến miễn phí, chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng và nhận gợi ý việc làm phù hợp dựa trên CV và kinh nghiệm, để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.