Cách viết Email tiếng Nhật chuyên nghiệp và các lưu ý

Cấu trúc một mẫu email tiếng Nhật

Một mẫu email tiếng Nhật được viết đúng cách sẽ bao gồm 7 phần và trong các tình huống thân thiết, bạn có thể loại bỏ một số phần. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc loại bỏ quá nhiều có thể làm giảm tính trang trọng của thư.

宛名 – Người nhận

Phần 宛名 (atena) là phần đầu tiên của email, được sử dụng để nêu rõ danh xưng của người nhận. Đây là cách thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong văn hóa viết email của người Nhật. Có ba loại danh xưng phổ biến như sau:

Một số lưu ý khi ghi danh xưng:

• Đối với đối tác hoặc người ngoài công ty: Cần ghi rõ tên công ty, sau đó bổ sung hậu tố 様 (sama) sau tên người nhận để thể hiện sự kính trọng.
  • Ví dụ: ABC株式会社 山田太郎様 (Ông Yamada Taro, Công ty ABC)
• Đối với người trong cùng công ty: Chỉ cần ghi tên bộ phận, sau đó thêm さん (san) sau tên người nhận.
  • Ví dụ: 営業部 鈴木さん (Anh Suzuki, Phòng Kinh doanh)

挨拶 – Chào hỏi

Phần 挨拶 (aisatsu) là phần chào hỏi mở đầu email. Người Nhật rất coi trọng lễ nghi trong giao tiếp, vì vậy lời chào hỏi cần được viết trang trọng và lịch sự để tạo ấn tượng tốt cho người nhận.

Dưới đây là một số mẫu câu chào hỏi thường dùng:Khi liên lạc với người ngoài công ty:

• お世話になっております: Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi.
• 突然のご連絡失礼いたします: Tôi xin lỗi vì đã liên lạc anh/chị đột ngột thế này.
• ご無沙汰しております: Đã lâu không gặp anh/chị.

Khi liên lạc với người trong cùng công ty:

• お疲れ様でした: Anh chị đã vất vả rồi.
• 横から失礼いたします: Xin phép anh chị tôi chen ngang một chút.

名乗り (Nanori) – Xưng tên

Sau khi chào hỏi, bạn cần giới thiệu bản thân bằng cách nêu tên tổ chức, chức vụ và họ tên đầy đủ. Việc xưng tên trong email tương tự như việc trao danh thiếp khi gặp trực tiếp đối tác, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Cấu trúc thường dùng:

• Chức vụ + をしておりますVí dụ: 株式会社 情報システム本部のアインと申します。(Tôi là Ánh, thuộc Phòng Hệ thống thông tin của công ty ABC.)
• Họ và tên + と申しますVí dụ: アインと申します。(Tôi tên là Ánh.)
• Họ và tên + です (dùng trong công ty)Ví dụ: チームのアインです。(Tôi là Ánh thuộc nhóm của công ty.)

要旨 (Youshi) – Nội dung chính

Sau phần chào hỏi và giới thiệu, bạn sẽ đi vào nội dung chính của email. Mục đích là nêu khái quát thông điệp để người nhận hiểu rõ nội dung email.

Ví dụ về nội dung chính:

• 打ち合わせの日程について、ご相談いたします: Tôi xin phép được trao đổi về lịch trình buổi họp.
• 先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました: Tôi viết email này để cảm ơn anh/chị về việc hôm trước.
• … についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました: Tôi liên lạc để xin lỗi về việc…

Yêu cầu phản hồi:

• お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします: Rất phiền anh/chị, nhưng xin vui lòng kiểm tra giúp tôi.
• お返事をお待ちしております: Tôi đang chờ hồi âm của anh/chị.

詳細 (Shousai) – Nội dung chi tiết

Phần nội dung chi tiết là nơi bạn giải thích thông tin một cách cụ thể và rõ ràng. Lưu ý diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu, tránh câu từ phức tạp.

Lưu ý khi viết nội dung chi tiết:

• Một dòng không dài quá 20 – 30 chữ, xuống dòng hợp lý.
• Trình bày thông tin ngắn gọn, liên quan đến tiêu đề email.
• Áp dụng quy tắc 5W2H:
  • Khi nào (いつ), Ở đâu (どこ), Ai (誰), Cái gì (何), Tại sao (何故)
  • Như thế nào (どうする), Bao nhiêu (いくら)
• Kiểm tra kỹ thông tin quan trọng về thời gian và địa điểm trước khi gửi.

結びの挨拶 (Musubi no Aisatsu) – Lời chào kết thúc

Phần cuối cùng của email là lời chào kết thúc, thể hiện sự tôn trọng và mở ra cơ hội hợp tác lâu dài với người nhận. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường công sở Nhật Bản.

Mẫu câu chào hỏi kết thúc:

• 今後ともどうぞよろしくお願いいたします: Hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự hợp tác của anh/chị trong tương lai.
• ご返信お待ちしております: Tôi rất mong nhận được hồi âm từ anh/chị.

Cấu trúc một mẫu email tiếng Nhật

Xem thêm >> Tạo Email trên điện thoại một cách nhanh chóng, dễ dàng

Những mẫu email tiếng Nhật trong công việc

Mẫu email xin việc bằng tiếng Nhật

Cách viết email xin việc bằng tiếng Nhật cần sự mạch lạc và đầy đủ thông tin như sau:

• Người nhận: Ghi rõ tên và chức vụ của người nhận.
• Họ và tên ứng viên: Nêu rõ họ tên của ứng viên.
• Yêu cầu: Đặt ra yêu cầu một cách lịch sự và rõ ràng.
• Lời kết: Kết thúc thư bằng lời kết lịch sự và tri ân.
• Ký tên: Đính kèm tên của bạn để tạo sự chính xác và chuyên nghiệp.
• Số điện thoại và Địa chỉ email: Cung cấp thông tin liên hệ để người nhận dễ dàng liên lạc lại.

Lưu ý: Đính kèm file theo định dạng [ngày tháng][tên file][tên ứng viên].

Mẫu email xin việc bằng tiếng Nhật

Mẫu email chào hỏi bằng tiếng Nhật trao đổi lịch trình

Cách viết email bằng tiếng Nhật để sắp xếp lịch trình với một công ty đối tác cụ thể có thể được thực hiện như sau:

• 件名: お打ち合わせ日程のご相談 /kenmei : uchiawase nittei no go soudan/ Thảo luận về lịch trình cuộc họp…
• 株式会社○○○○/kabushiki kaisha …/ Công ty Cổ phần
• 尊敬的鈴木様 /sonkei-teki suzuki sama/ Ngài Suzuki,
• お世話になっております。/osewa ni natte orimasu/ Xin được gửi lời tri ân tới Ngài vì sự giúp đỡ.
• 私は…高橋です。/…no takahashi desu/ Tôi là Takahashi, thuộc phòng ban… của công ty.
• このたびは弊社の新サービス「◇◇」について お問い合わせいただきありがとうございます。/kono tabi ha hesha no shin sa-bisu … ni tsuite otoiawase itadaki arigatou gozaimasu./ Trân trọng cảm ơn Ngài đã liên hệ để thảo luận về dịch vụ mới của chúng tôi “◇◇”…
• 早速ですが、お打ち合わせに伺います。/sassoku desuga, ouchiawase ni ukagaimau / Ngay bây giờ, tôi xin được đề xuất cuộc gặp để thảo luận nhanh chóng.
• サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。/sa-bisu no shousai oyobi dounyu kouka nitsuite, gosetsumei no kikai wo choudai dekireba to sonjimasu/ Chúng tôi mong muốn có cơ hội được giới thiệu chi tiết về dịch vụ và hiệu quả khi triển khai.
• 今月中ですと以下の日程のご都合はいかがでしょうか。/kongetsu chuu desuto ika no nittei no gotsugou ha ikaga deshouka?/ Trong tháng này, Ngài có thể sắp xếp thời gian theo những ngày dưới đây được không ạ?

Ngày giờ (jitsuji):

• 2月20日（火）11時～15時
• 2月22日（木）13時～18時
• 2月26日（月）10時～16時

お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。/ojikanha ichijikan hodo choudai dekiraba saiwaidesu/ Nếu có thể, chúng tôi mong muốn thảo luận trong khoảng 1 giờ.

こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数いただけますでしょうか。/kochira no nittei de gotsugo ga warui baai ha chousei itashimasu node, gotsugou no yoi kouhobi wo fukusuu itadakemasu deshouka/ Nếu lịch trình của chúng tôi không phù hợp, chúng tôi sẽ linh hoạt điều chỉnh. Mong Ngài có thể gửi cho chúng tôi một số ngày phụ khác phù hợp.

Địa điểm (basho):

• 貴社へ伺います。/kisha he ukagaimasu/ Chúng tôi sẽ đến thăm công ty của Ngài.

Ngày họp (toujitsu):

• 当日、弊社からは私が1名で伺います。/toujitsu, heisha kara ha watashi ga ichimei de ukagaimasu/ Trong buổi họp, tôi sẽ đại diện cho công ty của chúng tôi.

よろしくお願いいたします。/yoroshiku onegai itashimasu/ Rất mong được sự hợp tác của Ngài.

Tên (shomei shouryaku):

• Tên của bạn (giản lược)

Những trường hợp không nên sử dụng email tiếng Nhật

Những tình huống không thích hợp để sử dụng mẫu email tiếng Nhật:

• Công việc quan trọng cần thảo luận trực tiếp: Trong những trường hợp công việc quan trọng, đặc biệt là những nhiệm vụ liên quan đến quy trình phức tạp, việc trao đổi trực tiếp với đối tác là cần thiết để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng.
• Có vấn đề lớn cần thảo luận với cấp trên hoặc đồng nghiệp: Khi phát sinh sai lầm lớn, quan trọng là không nên sử dụng email để thông báo. Thay vào đó, bạn cần liên hệ trực tiếp với cấp trên hoặc đồng nghiệp để trao đổi thông tin và đưa ra giải pháp.
• Đi làm muộn hoặc xin phép nghỉ đột xuất: Trong trường hợp bạn đến muộn hoặc cần xin phép nghỉ, việc viết email không phải là lựa chọn tốt nhất. Thay vào đó, hãy sử dụng cuộc gọi điện thoại để thông báo trực tiếp với cấp trên, giúp họ hiểu rõ tình hình và có thể đưa ra quyết định nhanh chóng.

Những trường hợp không nên sử dụng email tiếng Nhật

Lưu ý: Việc trao đổi thông tin quan trọng và giải quyết vấn đề nên được thực hiện thông qua các phương tiện trực tiếp như cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp, giúp tạo ra sự hiểu biết chính xác và hiệu quả.

Những từ thường dùng trong mẫu email tiếng Nhật là gì?

Dưới đây là danh sách các từ vựng thường dùng trong email tiếng Nhật, cùng với giải thích rõ ràng và ví dụ minh họa:

• Inbox: 受信トレイ（じゅしんトレイ）

• • Thêm する: 受信する (じゅしんする) – Nhận email
  • Ví dụ: メールを受信しました。 (Tôi đã nhận được email.)
• Outbox: 送信トレイ（そうしんトレイ）
  • Thêm する: 送信する (そうしんする) – Gửi email
  • Ví dụ: メールを送信しました。 (Tôi đã gửi email.)
• Đã gửi: 送信済み（そうしんずみ）
  • Thêm 済み vào sau động từ thể ます (bỏ ます) để biểu thị “đã hoàn thành”.
  • Ví dụ: このメールは送信済みです。 (Email này đã được gửi.)
• Chưa gửi: 未送信（みそうしん）
  • Thêm 未 vào trước động từ để biểu thị “chưa được thực hiện”.
  • Ví dụ: このメールは未送信です。 (Email này chưa được gửi.)
• Gửi lại: 再送信（さいそうしん）
  • Thêm 再 vào trước động từ để biểu thị “làm lại lần nữa”.
  • Ví dụ: メールを再送信しました。 (Tôi đã gửi lại email.)
• Forward (Chuyển tiếp): 転送（てんそう）
  • Thêm する: 転送する (てんそうする) – Chuyển tiếp email
  • Ví dụ: このメールを転送してください。 (Vui lòng chuyển tiếp email này.)
• CC/BCC: CC/BCC
  • Thường giữ nguyên từ tiếng Anh.
  • Ví dụ: CCに山田さん、BCCに田中さんを追加しました。 (Tôi đã thêm anh Yamada vào CC và anh Tanaka vào BCC.)
• Subject (Tiêu đề): 件名（けんめい）
  • Ví dụ: 件名を確認してください。 (Vui lòng kiểm tra tiêu đề.)
• Attach (Đính kèm): 添付（てんぷ）
  • Thêm する: 添付する (てんぷする) – Đính kèm
  • Ví dụ: ファイルを添付しましたので、ご確認ください。 (Tôi đã đính kèm file, xin vui lòng kiểm tra.)
• Reply (Trả lời): 返事（へんじ）
  • Thêm する: 返事する (へんじする) – Trả lời email
  • Ví dụ: すぐに返事します。 (Tôi sẽ trả lời ngay.)
• Confirm (Xác nhận): 確認（かくにん）
  • Thêm する: 確認する (かくにんする) – Xác nhận
  • Ví dụ: メールの内容を確認しました。 (Tôi đã xác nhận nội dung email.)
• Check (Kiểm tra, xem xét): 検討（けんとう）
  • Thêm する: 検討する (けんとうする) – Kiểm tra, xem xét
  • Ví dụ: この提案を検討してください。 (Vui lòng xem xét đề xuất này.)
• Signature (Chữ ký): 署名（しょめい）hoặc サイン
  • Ví dụ: メールの署名を設定しました。 (Tôi đã thiết lập chữ ký trong email.)
• Edit (Chỉnh sửa văn bản): 編集（へんしゅう）
  • Ví dụ: この文を編集してください。 (Vui lòng chỉnh sửa câu này.)
• Correction (Chỉnh sửa để đúng hơn): 訂正（ていせい）
  • Ví dụ: 記載内容に訂正があります。 (Có chỉnh sửa trong nội dung ghi chú.)
• Contact (Liên lạc): 連絡（れんらく）
  • Thêm する: 連絡する (れんらくする) – Liên lạc
  • Ví dụ: ご連絡お待ちしております。 (Tôi đang chờ liên lạc từ bạn.)

Trên đây là mẫu email tiếng Nhật mà HR Insider chia sẻ đến bạn. Hi vọng với nội dung này sẽ giúp bạn nắm được cách viết email bằng tiếng Nhật cũng như có thể tự viết cho mình 1 bức email giao dịch bằng tiếng Nhật hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Intertek tuyển dụng, tuyển dụng FamilyMart, Suntory PepsiCo tuyển dụng, FE tuyển dụng, KingFoodMart tuyển dụng, Annam Gourmet tuyển dụng, Rau Má Mix tuyển dụng và Dookki tuyển dụng.

Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam