Giải quyết vấn đề khi chậm deadline bằng 4 bước sau

Copylink

Nội Dung Bài Viết

Deadline là gì?

“Deadline” là một từ tiếng Anh được sử dụng để chỉ thời hạn hoặc thời điểm cuối cùng cho việc hoàn thành một nhiệm vụ, công việc, dự án hoặc báo cáo. Nó thường được sử dụng trong các tình huống nơi có một thời hạn cụ thể hoặc một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một công việc.

Việc không hoàn thành một nhiệm vụ trước thời hạn có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, ví dụ như mất cơ hội kinh doanh, mất tiền bồi thường, hoặc ảnh hưởng đến danh tiếng và sự tin tưởng của khách hàng.

Deadline là gì?

Chạy deadline là gì?

Chạy deadline là khi bạn đối mặt với tình huống cấp bách, nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc được giao trước thời hạn mà cấp trên đặt ra. Ví dụ, nếu trưởng phòng yêu cầu bạn phải lập báo cáo và gửi trước 17h trong ngày, nhưng do những khó khăn bất khả kháng, bạn chỉ có thể bắt đầu công việc lúc 15h.

Trong tình thế này, bạn sẽ nhanh chóng và tận dụng mọi cơ hội để đẩy nhanh tiến độ, nhằm hoàn thành công việc theo yêu cầu và kịp thời gửi báo cáo, điều này được gọi là chạy đua với tiến độ công việc.

Deadline có ý nghĩa như thế nào đối với công việc?

Với nhiều người, deadline có thể là nỗi ám ảnh nhưng mặt khác, nó cũng mang một ý nghĩa quan trọng nhất định trong công việc như:

Hoàn thành công việc một cách hiệu quả

Trong quá trình làm việc, mỗi người có những phương pháp và cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo tiến độ thực hiện công việc, người quản lý sẽ đưa ra thời hạn hoàn thành hợp lý. Việc này không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn, mà còn giúp người quản lý phân chia các dự án phù hợp với năng lực của cấp dưới. Nhờ vậy, tối đa hóa sự hiệu quả của nhân sự được đảm bảo.

Tập trung thực hiện các mục tiêu

Deadline có tác động trực tiếp đến thời gian làm việc, do đó bạn cần lập kế hoạch cụ thể và xác định rõ các mục tiêu cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo tiến độ công việc. Nhờ điều này, bạn có thể tập trung hơn vào công việc và giảm bớt những phân tâm do tác động từ bên ngoài. Từ đó việc chậm tiến độ công việc không còn tái diễn nữa.

Phát hiện các sai lầm trong công việc

Khi làm việc theo kế hoạch đã được lập trước, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc tránh chậm tiến độ công việc và có thời gian để kiểm tra lại, phát hiện những sai sót không đáng có.

Tạo bệ phóng thành công cho sự nghiệp

Việc rèn luyện khả năng hoàn thành công việc đúng tiến độ không chỉ giúp người lao động làm tốt hơn các công việc tiếp theo, mà còn tăng hiệu quả làm việc của cả nhóm, phòng và ban. Điều này giúp người lao động nhận được sự công nhận từ đồng nghiệp và cấp trên, từ đó tạo tiền đề cho sự thăng tiến trong tương lai.

Ý nghĩa của deadline trong công việc

Các lỗi phải tránh khi đặt deadline

Đặt tiến độ công việc chồng chéo

Khi khối lượng công việc tăng cao, việc các deadline trùng lên nhau là không tránh khỏi. Điều này đặt ra thách thức trong việc quản lý thời gian và đòi hỏi khả năng ưu tiên. Để tránh tình trạng này, quan trọng nhất là ghi chú và hệ thống lại các nhiệm vụ theo thời gian và yêu cầu cụ thể, giúp bạn điều chỉnh công việc một cách hiệu quả.

Kế hoạch không thực tế

Một kế hoạch làm việc không thực tế sẽ dẫn đến làm việc quá sức và tâm lý chán nản. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc mà còn có thể gây trễ công việc. Việc lên một kế hoạch phù hợp với năng lực và thời gian sẽ giúp duy trì sự hiệu quả và động lực trong quá trình làm việc.

Không chia giai đoạn đúng cách

Việc không chia giai đoạn công việc đúng cách có thể dẫn đến sự mất kiểm soát trong quá trình quản lý tiến độ công việc. Điều này gây khó khăn trong việc giám sát nhân viên và đánh giá tiến trình công việc. Việc chia nhỏ giai đoạn và đặt thời hạn cho từng bước cụ thể sẽ giúp tăng cường quản lý và kiểm soát.

Thiếu kiên nhẫn

Mỗi công việc đòi hỏi một sự kiên nhẫn khác nhau. Đặt thời hạn hoàn thành quá ngắn cho những công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiên nhẫn có thể dẫn đến kết quả không đạt mong đợi. Việc đặt ra deadline cần phản ánh đúng yêu cầu và đặc thù của công việc để tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo và hoàn thành công việc một cách chất lượng.

Làm theo khuôn mẫu

Mỗi người có cách làm việc và thế mạnh riêng. Đặt thời hạn hoàn thành công việc dựa trên cách làm của người khác có thể không phản ánh đúng năng lực và phong cách cá nhân. Để đạt được hiệu suất tốt nhất, quan trọng là xem xét các yếu tố như khả năng làm việc nhóm, năng lực cá nhân và sử dụng các công cụ hỗ trợ để đặt ra deadline phù hợp và khả thi.

Cách chạy deadline hiệu quả

Để không bị chậm deadline, sếp mắng. Dưới đây là những cách chạy nhiệm vụ công việc hiệu quả mà HR Insider chia sẻ đến bạn:

Lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết

Để thực hiện công việc hiệu quả, việc lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn là cực kỳ quan trọng. Nhờ đó, bạn sẽ có được một hướng đi rõ ràng và biết chính xác mình cần làm gì để hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, bản kế hoạch chi tiết còn giúp bạn theo dõi và kiểm soát tốt kết quả công việc, dễ dàng phát hiện và sửa chữa những sai sót không đáng có.

Vì vậy, trước khi bắt đầu công việc, hãy lập ra một kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Nếu có nhiều công việc cần thực hiện, cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên hoặc mức độ quan trọng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và chính xác, không bị chậm deadline.

Đặt ra thời gian hoàn thành công việc

Để đảm bảo hiệu quả và năng suất lao động, mỗi công việc đều cần có một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành. Việc giao cho nhân viên một khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn sẽ dễ khiến họ chán nản và từ bỏ công việc.

Vì vậy, cần tính toán và đặt ra thời gian hợp lý để hoàn thành các công việc. Việc này giúp đảm bảo tiến độ công việc đúng và tránh ảnh hưởng đến tâm lý của người thực hiện công việc.

Ghi chú lại các thông báo

Để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi và không bị bỏ sót thông tin quan trọng, việc ghi chú lại các thông báo cho từng giai đoạn công việc là rất cần thiết. Việc này giống như một cách thông báo và nhắc nhở bản thân cần tập trung vào công việc, giúp tăng sự tập trung và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Có đội ngũ hoặc công cụ hỗ trợ phù hợp với kế hoạch

Vì tính đặc thù của mỗi công việc, đôi khi cần sử dụng công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp hoặc làm việc theo nhóm để đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn. Thành lập một đội nhóm chạy deadline không chỉ giúp thực hiện yêu cầu công việc, mà còn tạo ra nhiều ý kiến đóng góp và giải pháp xử lý công việc hiệu quả nhất.

Đặt quyết tâm cao nhất, liên tục cố gắng

Để làm bất kỳ công việc hay vị trí nào, sự quyết tâm và cố gắng không ngừng. Tự ý thức về tầm quan trọng của việc tự rèn luyện và thúc đẩy bản thân để cải thiện mình sẽ giúp bạn có động lực và nâng cao năng lực làm việc của mình.

Đừng ngại đề nghị được hỗ trợ khi cần

Trong quá trình làm việc, không ai có thể tránh khỏi gặp khó khăn. Đừng ngần ngại đề nghị được hỗ trợ, điều này không chỉ giúp bạn giải quyết những rủi ro, khó khăn trong công việc mà còn giúp tạo dựng và thiết lập những mối quan hệ tích cực xung quanh.

Cách chạy deadline đúng cách

4 bước giải quyết khi chậm deadline

Bước 1: Không ngụy biện. Thú nhận để được khoan hồng

Bạn biết đấy, các sếp vốn đã chẳng ưa gì “tin dữ” bạn báo rằng trễ tiến độ. Nếu bạn còn kèm theo sau thông báo ấy là 1001 kiểu ngụy biện, viện cớ như laptop hỏng, gia đình có việc đột xuất, bạn bị ốm nặng, con mèo nhà bạn cũng ốm, v.v. thì tin chắc rằng, bạn sẽ nhận ngay một email kiểm điểm hoặc tệ hơn là chiếc “thư cảm ơn” chia tay với công ty đấy.

Dù có bất kỳ lý do gì, một người làm việc chuyên nghiệp vẫn luôn có cách giải quyết vấn đề ổn thỏa thay vì để cho hậu quả xảy ra rồi trình báo lại. Do đó, đừng có dại mà bịa ra một câu chuyện “lâm li bi đát” khi trễ tiến độ công việc. Bạn nên khai nhận sự thật và chấp nhận mọi lời khiển trách. Sau đó, đợi cho sếp nguôi giận rồi hãy đưa ra cách xử lý cho sự cố này.

Bước 2: Chuộc tội bằng cách đưa ra một deadline khác sớm nhất có thể

Dẫu sao mọi chuyện đã chẳng thể cứu vãn. Giờ thì bạn khóc cũng chẳng để làm gì. Việc cần thiết nhất sau khi nhận tội đó là chuộc lỗi bằng cách đề nghị một nhiệm vụ khác ngắn ngày hơn và gấp rút hơn. Nếu như đối tác của bạn hay sếp chấp nhận thời gian này, hãy chắc rằng bạn sẽ làm mọi thứ để không chậm tiến độ lần nữa. Deadline mới không nên quá dài, tốt nhất là ngắn hơn so với thời hạn hoàn thành trước đó để thể hiện sự quyết tâm giải quyết vấn đề của bạn!

Thời hạn hoàn thành công việc mới mới phải nằm trong khả năng hoàn thành của bạn, đừng vội “ảo tưởng sức mạnh” tìm cách cứu vãn tình thế mà quên mất rằng bạn chỉ có một cái đầu và hai cái tay. Sau đó, hãy tăng tốc hết sức có thể và cố gắng hoàn thành công việc sớm hơn hoặc đúng với tiến độ đưa ra để lấy lại uy tín của bản thân.

Bước 3: Loại bỏ mọi xao nhãng. Đóng cửa tu luyện 77 – 49 ngày

Khi đã được chấp nhận deadline mới đồng nghĩa với việc bạn đang được giao cho cơ hội thứ hai để chuộc lại mọi lỗi lầm. Đừng tiếp tục “đập vỡ bát cơm” của mình chỉ vì những cám dỗ không đáng có. Hãy đóng cửa tập trung mọi sức lực. Tắt điện thoại. Khóa các ứng dụng tạm thời như Facebook, Instagram, Zalo,… Đã đến lúc chỉ có bạn và chiếc máy tính với các file công việc mở sẵn. Ngoài những sinh hoạt cá nhân như ăn uống, tắm rửa, hãy chắc rằng thời gian còn lại bạn chỉ dành cho việc “chạy” tiến độ hoàn thành. Nếu như lần này, bạn hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn dự kiến, biết đâu sếp hoặc khách hàng sẽ tha thứ cho lỗi lầm vì thái độ thành khẩn của bạn đấy.

Bước 4: Đặt ra kỷ luật thép để không tái phạm lần sau

Dĩ nhiên bước cuối cùng sau khi bạn gửi lại công việc được hoàn thành đó là những lời hứa hẹn và cam kết không tái phạm. Tuy nhiên, đừng để những lời nói này chỉ là “trót lưỡi đầu môi”. Nếu chỉ hứa suông mà không thực hiện được, bạn chỉ càng “bôi xấu” hình ảnh và uy tín của mình mà thôi.

Hãy suy nghĩ những quy định hoặc kỷ luật thép để áp dụng với bản thân. Như một lần trễ tiến độ công việc, tiền lương của bạn sẽ bị trừ đi bao nhiêu phần trăm chẳng hạn. Hoặc nếu quên thời hạn hoàn thành, cả tháng sau đó bạn sẽ tự “cấm túc” bản thân không vui chơi tụ họp, không trà sữa, shopping. Những quy định và hình phạt đặt ra cho chính mình sẽ giúp bạn cam kết hoàn thành mọi thứ đúng hạn một cách tích cực hơn.

Mỗi ngày bạn không chỉ đảm nhận một deadline. Có khi, công việc dồn dập năm bảy cái ập đến một lần khiến bạn không kịp trở tay, nên việc chậm tiến độ là chuyện thường tình. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng hoàn thành đúng thời hạn vẫn tốt hơn là tìm cách để giải quyết vấn đề sau đó. Tiến độ công việc chính là cách bạn thể hiện uy tín và thái độ làm việc với cấp trên hoặc đối tác của bạn, hãy chắc rằng bạn luôn sắp xếp các hạn chót và thời gian làm việc một cách cân đối nhất theo thứ tự ưu tiên, để mọi việc luôn được đảm bảo xử lý xong trước giờ “báo tử” nhé.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Công ty DKSH tuyển dụng, NinjaVan tuyển dụng, U&I Logistics tuyển dụng, Sotrans tuyển dụng, AASC tuyển dụng, DSV tuyển dụng, TransViet tuyển dụng, và Viettel Logistics tuyển dụng.