Tầm quan trọng của giao tiếp nơi công sở là điều ai cũng biết. Tuy nhiên, để đạt được khả năng giao tiếp thông minh và tinh tế là điều không hề dễ dàng. Chắc hẳn, bạn đã từng nghe câu nhận xét “chị ấy rất khéo léo và thông minh” hoặc “cô bé đó thật vô duyên”. Đây là những nhận xét mà người khác thông qua cách giao tiếp, ứng xử đưa ra. Vì thế, nắm chắc tình huống giao tiếp nơi công sở dưới đây là điều rất cần thiết.
1. Tầm quan trọng của việc giao tiếp nơi công sở
1.1 Dễ đạt được thành công
Kỹ năng giao tiếp nơi công sở tốt sẽ giúp bạn dễ dàng thể hiện rõ quan điểm đến người nghe. Kỹ năng giao tiếp tốt còn giúp bạn nói chuyện được với nhiều người, ở nhiều góc nhìn khác nhau. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng có được cảm tình từ người xung quanh, có được sự ủng hộ và dễ thành công trong công việc.
1.2 Có thêm nhiều mối quan hệ
Giao tiếp nơi công sở tốt sẽ giúp bạn có nhiều mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, đối tác và cấp trên. Khi các mối quan hệ được mở rộng, nhờ kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp lời nói của bạn có giá trị hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng nên hạn chế nói những câu từ khó nghe để tránh những hiểu lầm không đáng có.
1.3 Tăng kỹ năng giao tiếp
Bạn có thể tự tạo ra phong cách riêng cho mình nhờ kỹ năng giao tiếp tốt nhờ sử dụng câu từ dễ hiểu, súc tích và truyền đạt vào thẳng vấn đề. Kỹ năng giao tiếp tốt còn giúp bạn trở nên linh hoạt khi đối diện với bất kỳ tình huống nào hoặc làm việc trong môi trường nào.
Giao tiếp nơi công sở là rất quan trọng trong quá trình làm việc. Vì thế, bạn cần có các giao tiếp phù hợp với từng đối tượng và từng tình huống cụ thể.
2. Giao tiếp nơi công sở với cấp trên
2.1 Khéo léo
Khi giao tiếp với cấp trên, bạn nên giữ thái độ hòa nhãn, khéo léo và tôn trọng, nhất là trong việc trình bày quan điểm hay những vấn đề xoay quanh công việc. Bạn nên dùng giọng điệu lễ phép, từ ngữ có chọn lọc khi nói chuyện với cấp trên của mình.
Nếu gặp phải sự bất đồng quan điểm trong công việc, bạn cũng nên sử dụng từ ngữ một cách nhã nhặn nhất. Bạn cần nhớ rằng trình bày quan điểm, tranh luận để giải quyết vấn đề chứ không phải tranh cãi. Khi nắm được kỹ năng giao tiếp nơi công sở với cấp trên khéo léo sẽ giúp bạn tiến gần hơn với đích đến thành công của mình.
2.2 Tôn trọng
Trong bất cứ tình huống nào, bạn cần nhớ rằng tôn trọng cấp trên là điều tiên quyết. Không một người lãnh đạo nào chấp nhận cấp dưới không tôn trọng mình. Trong công việc, bạn được quyền bày tỏ quan điểm cá nhân, bảo vệ và đóng góp ý kiến để xây dựng một tập thể tốt hơn. Tuy nhiên, tất cả các đều phải đặt sự tôn trọng cấp trên lên hàng đầu. Có như thể, tổ chức mới chuyên nghiệp và có trật tự rõ ràng.
3. Giao tiếp nơi công sở với cấp dưới
Bên cạnh kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp nơi công sở rất quan trọng với người quản lý. Nếu cấp dưới đối với bạn là sự tôn trọng kính nể thì bạn sẽ dùng thái độ nào để giao tiếp với cấp dưới?
3.1 Lắng nghe và thấu hiểu
Người quản lý không chỉ cần dùng cái tai để nghe mà còn phải dùng cái tâm để nhìn nhận ẩn ý trong lời nói. Điều này không chỉ giúp bạn sở hữu kỹ năng giao tiếp nơi công sở tốt mà còn giúp bạn nhận được sự tôn trọng của nhiều người. Khi lắng nghe chân thành bạn sẽ thấu hiểu các câu chuyện xoay quanh cuộc sống của cấp dưới, tạo sự gắn kết thân mật và gần gũi hơn. Từ đó, bạn sẽ biết cách dùng người chuẩn xác hơn cho từng vị trí, từng công việc.
3.2 Khen ngợi và khích lệ
Lời khen ngợi chân thành từ cấp trên sẽ có tác dụng động viên và khích lệ cấp dưới, họ sẽ làm việc vui vẻ, phấn khởi và hăng hái hơn. Trong giao tiếp nơi công sở với cấp dưới, người quản lý không chỉ cần sử dụng lời khen mà còn cần có thái độ chuẩn mực. Bạn không nên ra lệnh với cấp dưới sẽ làm cho họ cảm thấy được tôn trọng.
4. Giao tiếp nơi công sở với đồng nghiệp ngang hàng
Giao tiếp nơi công sở không chỉ là giao tiếp với cấp trên, cấp dưới mà cả với các đồng nghiệp ngang hàng. Dưới đây là bí quyết giúp bạn chinh phục đồng nghiệp qua các ứng xử, giao tiếp hằng ngày.
4.1 Tôn trọng và tạo dựng mối quan hệ tốt
Đồng nghiệp là những người đồng hành của bạn trong quá trình làm việc. Nếu biết cách vận dụng khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ nhận được hỗ trợ nhiều trong quá trình làm việc, nhờ đó công việc sẽ phát triển nhanh hơn. Vì thế, bạn hãy thường xuyên trò chuyện, trao đổi với đồng nghiệp để tạo mối quan hệ hợp tác tốt, đồng thời tôn trọng đồng nghiệp để xóa bỏ bớt khoảng cách.
4.2 Sẵn sàng giúp đỡ
Cho đi là nhận lại, do đó để tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, bạn đừng ngại mở lòng và giúp đỡ. Đây là cơ hội để bạn chia sẻ và trở nên thân thiết hơn với đồng nghiệp.
4.3 Biết cách từ chối khéo léo
Hỗ trợ đồng nghiệp trong công việc là một trong những giải pháp hiệu quả để tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp trong công sở. Tuy nhiên, bạn cần phân biệt hỗ trợ và giúp đỡ ngoài khả năng. Bạn chỉ có thể hỗ trợ đồng nghiệp khi đã hoàn thành công việc hoặc khi đang rảnh. Vì thế, nếu công việc chưa hoàn thành mà được nhờ hỗ trợ, bạn nên từ chối khéo léo để tránh ảnh hưởng đến kết quả công việc của mình.
4.4 Không tán gẫu quá nhiều
Khi nêu các ví dụ tình huống giao tiếp nơi công sở, các chuyên gia thường nhắc đến việc “tán gẫu” nơi công sở. Với 8 tiếng làm việc, tán gẫu trò chuyện là điều cần thiết vào những lúc rảnh rỗi. Việc tán gẫu có thể giúp giải tỏa áp lực và thắt chặt tình đồng nghiệp hơn.
Tuy nhiên, bạn đừng quá lạm dụng điều này sẽ làm mất điểm trước sếp và đồng nghiệp. Đừng để bản thân gánh biệt danh “bà tám” nơi công sở khi đang có một núi công việc đang chờ bạn giải quyết.
4.5 Không nói xấu đồng nghiệp
Là tình huống giao tiếp nơi công sở không hiếm gặp nhưng lại là điều tốt kỵ ở bất kỳ công ty nào. Nếu đang không hài lòng với đồng nghiệp, bạn có thể trao đổi hoặc góp ý thẳng thắn với họ. Không nói xấu hoặc chia bè kết phái trong công ty.
5. Giao tiếp nơi công sở ở một số trường hợp đặc biệt
5.1 Đồng nghiệp tỏ tình
Đây là một ví dụ tình huống giao tiếp nơi công sở điển hình. Khi làm việc và tiếp xúc với nhau, việc nảy sinh tình cảm là điều không thể tránh khỏi. Lúc này bạn cần cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định nhận lời hay từ chối tỏ tình của đồng nghiệp. Bởi khi bạn ra bất kỳ quyết định nào đều ảnh hưởng tới khả năng tập trung, sự thiên vị hoặc che chở lỗi lầm cho nhau, hay sự ngượng ngùng,… Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn quy định nhân viên không được hẹn hò với nhau.
Vì thế, khi được đồng nghiệp tỏ tình mà bạn không có tình cảm với đối phương, bạn hãy giải quyết dứt điểm bằng cách nói rõ ràng là bản thân không muốn hẹn hò với người cùng công ty.
5.2 Đề xuất tăng lương
Trong quá trình làm việc và thăng tiến của bản thân, đề xuất tăng lương là tình huống giao tiếp nơi công sở xuất hiện không dưới hai lần. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng là thời điểm thích hợp để đưa ra lời đề xuất tăng lương. Bạn hãy chọn những lúc tâm trạng sếp đang tốt hoặc bạn đang là “ngôi sao” trong mắt sếp và đồng nghiệp. Không nên đòi hỏi tăng lương khi doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính hay các dự án đang gặp vấn đề.
Khi đề xuất tăng lương, bạn hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng bằng cách tìm hiểu mức đãi ngộ trung bình trong lĩnh vực của bạn, mức lương mà các đồng nghiệp được tăng lương trong thời gian gần đây. Khi bị từ chối, bạn cũng đừng bực tức mà hãy hỏi sếp điều kiện và thời gian dự kiến được tăng lương để gia tăng quyền lợi của mình.
5.3 Xin lỗi và đền bù cho khách hàng
Trong công việc, xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi. Đây không phải là lúc tranh cãi xem ai sai hay ai là người phải chịu trách nhiệm mà hãy đề ra giải pháp, xử lý tình huống giao tiếp nơi công sở, đặc biệt là khi xảy ra sai sót với khách hàng.
Lúc này, cần nhanh chóng nhận lỗi để xoa dịu khách hàng, đồng thời thể hiện thành ý và cam kết của doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng một số câu nói như: “Chúng tôi xin lỗi vì đã để ra sai sót này”, “Chúng tôi xin lỗi vì đã gây ra bất tiện này”, “Chúng tôi rất tiếc về những phiền phức đã gây ra cho quý công ty”, “Chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ của đơn hàng”,…
Bên cạnh đó, để xử lý kịch bản giao tiếp nơi công sở này, bạn cần cam kết đền bù, sửa chữa sai lầm với một số gợi ý như: “Công ty chúng tôi cam kết có thể tìm ra nguyên nhân”, “Chúng tôi sẽ phân bố kỹ thuật viên lành nghề đến lắp đặt thiết bị cho bạn”, “Bạn có thể đổi nó với món hàng đồng giá khác”,…
5.4 Sử dụng điện thoại di động
Vào cuộc họp hay gặp gỡ khách hàng, bạn nên chuyển điện thoại sang chế độ im lặng. Thật khó chịu và khiếm nhã khi có tiếng chuông điện thoại reo trong lúc sếp hay đồng nghiệp đang phát biểu, hoặc khách hàng đang trò chuyện.
Trên đây là một số ví dụ tình huống giao tiếp nơi công sở phổ biến mà bạn thường gặp phải. Trên thực tế, trong môi trường làm việc ở công ty, sẽ có rất nhiều kịch bản diễn ra khác nhau, bạn phải thật linh hoạt để giải quyết tốt nhất nhé!
Xem thêm: Những kỹ năng mềm quan trọng chốn công sở quyết định đến sự thành bại của bạn
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
