Thư Ký Dự Án (Kiểm Soát Tài Liệu)- Document Controller

Mục tiêu công việc:

• Đảm bảo quản lý tài liệu hiệu quả, chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn nội bộ, hỗ trợ hoạt động của công ty và các dự án thiết kế kiến trúc.

Mô tả công việc:

1. Quản lý tài liệu dự án:

• Lưu trữ, phân loại và quản lý toàn bộ tài liệu dự án (bản vẽ, hợp đồng, báo cáo, hồ sơ kỹ thuật, v.v.).

• Đảm bảo đặt tên, mã hóa và lưu trữ tài liệu đúng quy trình nội bộ.

• Cập nhật hệ thống lưu trữ (vật lý và/hoặc phần mềm) để đảm bảo truy xuất nhanh chóng và hiệu quả.

2. Kiểm soát tài liệu:

• Theo dõi và cập nhật các phiên bản tài liệu mới nhất.

• Đảm bảo tài liệu được kiểm tra, phê duyệt trước khi phát hành cho các bên liên quan.

• Lưu trữ các tài liệu hết hạn hoặc không còn hiệu lực theo đúng quy trình.

• Kiểm soát hồ sơ gửi đi, nhận về, và lưu trữ biên bản bàn giao

3. Theo dõi tiến độ dự án:

• Theo dõi và cập nhật tiến độ dự án trước và sau khi ký hợp đồng.

• Phản hồi các yêu cầu từ khách hàng, đơn vị tư vấn và nội bộ thông qua email, phần mềm chat, hoặc điện thoại.

4. Phối hợp với các bộ phận nội bộ

• Hỗ trợ đội ngũ thiết kế, kỹ thuật và quản lý dự án trong việc tiếp cận, sử dụng tài liệu cần thiết.

• Làm việc chặt chẽ với các bộ phận để giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu, đảm bảo tiến độ công việc.

5. Giao tiếp nội bộ và với các bên liên quan:

• Phân phối tài liệu trong nội bộ, cho khách hàng, nhà thầu, và các bên liên quan theo yêu cầu.

• Đảm bảo tất cả các bên nhận được thông tin chính xác, kịp thời và rõ ràng.

• Xử lý các yêu cầu về tài liệu hoặc khiếu nại liên quan đến tài liệu.

6. Tuân thủ quy trình:

• Xây dựng và thực hiện các quy trình quản lý tài liệu theo tiêu chuẩn công ty hoặc ISO.

• Đảm bảo tài liệu đáp ứng các yêu cầu pháp lý, tiêu chuẩn kỹ thuật, và quy định ngành.

1. Trình độ học vấn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành liên quan (Quản trị văn phòng, Quản lý dự án, Xây dựng hoặc Kiến trúc)

2. Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc vị trí Thư ký dự án, ưu tiên trong ngành kiến trúc, xây dựng hoặc thiết kế nội thất.

3. Kỹ năng:

• Kỹ năng tổ chức và quản lý tài liệu chuyên nghiệp.

• Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý tài liệu (MS Projects, Procore).

• Kỹ năng giao tiếp tốt, làm việc nhóm hiệu quả.

• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Tiếng Anh giao tiếp

4. Phẩm chất:

• Cẩn thận, tỉ mỉ và trách nhiệm cao.

• Chủ động và nhanh nhẹn trong công việc.

• Chịu được áp lực công việc.

**Quyền lợi:

• Lương cạnh tranh và thưởng theo hiệu quả công việc.

• Môi trường làm việc sáng tạo, chuyên nghiệp. Thời gian làm việc T2 đến T6 từ 8h đến 17h15

• Cơ hội học hỏi, đào tạo và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực kiến trúc, thiết kế.

• Chế độ phúc lợi theo quy định pháp luật và công ty."

Thời hạn ứng tuyển: 31/03/2025.