Student Activities Co-ordinator

Position Summary/ Tổng quan vị trí:

The main duty of the Student Activities Co-ordinator is to lead, plan, and coordinate the student activities programs including daytime and boarding ones on campus that will enrich and enhance the student’s overall experience. The coordinator will supervise student organizations and facilitate meetings and partnerships that will further improve students’ engagement on campus.

Nhiệm vụ chính của Điều phối viên hoạt động học đường là dẫn dắt, lên kế hoạch và triển khai điều phối toàn bộ các chương trình hoạt động liên quan đến học sinh, bao gồm cả học sinh bán trú và nội trú, nhằm bồi dưỡng và tăng cường trải nghiệm tổng quan của các em. Điều phối viên cũng theo dõi các tổ chức học sinh trong trường, tạo điều kiện cho các buổi gặp gỡ và chương trình hợp tác nhằm tăng cường sự tham gia của học sinh trong trường.

Key Responsibilities/Chi tiết công việc:

1. Activities/ Programs Preparation

• Plans, promote, organize, and supervise a robust calendar of both daytime and boarding student events/ activities/ programs for the academic year including but not limited to ECA, weekend trips, residential trips, school camps, as well as internal and external competitions

Lên kế hoạch, thúc đẩy, tổ chức, và giám sát cho các sự kiện/ hoạt động/ chương trình của học sinh cả bán trú và nội trú xuyên suốt năm học, bao gồm nhưng không giới hạn câu lạc bộ ngoài giờ, dã ngoại cuối tuần, các chuyến tham quan, chương trình trại của trường, và các cuộc thi trong và ngoài phạm vi trường

• Promote, support, monitor and provide an annual orientation for all campus clubs and organizations

Thúc đẩy, hỗ trợ, theo dõi và định hướng hàng năm cho toàn bộ các câu lạc bộ và tổ chức trong trường

• Offers innovative ideas and implement new program ideas

Lên ý tưởng và triển khai các ý tưởng chương trình mới

• Follow up with the external competitions to promptly inform students for registration

Theo dõi các cuộc thi ngoài phạm vi trường, kịp thời thông tin để học sinh đăng kí

2. Communication

• Coordinate, prepare, and disseminate publications related to student clubs, student activities to students, related staff, parents and the school community.

Điều phối, chuẩn bị và phổ biến các ấn phẩm liên quan đến các câu lạc học sinh, các hoạt động của học sinh cho học sinh, nhân viên liên quan, phụ huynh và cộng đồng trường.

• Maintain and regularly publish an up to date calendar of activities and events that is made readily available to all students and parents, ensure the clear mutual acknowledgement and communication

Duy trì và thường xuyên cập nhật lịch hoạt động và sự kiện có sẵn cho toàn bộ học sinh và phụ huynh, đảm bảo nội dung trao đổi hai chiều được rõ ràng, thông suốt

• Assists in preparing and editing student flyers, posters, literature and other materials prepared by student groups for on and off-campus distribution.

Hỗ trợ chuẩn bị và chỉnh sửa tờ rơi, poster, văn bản và các tài liệu khác được chuẩn bị bởi học sinh phục vụ việc phân phối trong và ngoài trường.

3. Admin Activities/ Programs

• Work with teachers, departments, vendors, and suppliers to secure assignments, quotes and contracts, monitor the service quality and content

Làm việc với các giáo viên, các phòng ban, nhà thầu, và đối tác bên ngoài để đảm bảo công việc, chi phí và hợp đồng, giám sát nội dung và chất lượng dịch vụ

• Coordinates logistics arrangements for student events/ residential trips including transportations, meals, accommodation when needed

Điều phối công tác hậu cần cho các sự kiện/ các chuyến tham quan dã ngoại của học sinh bao gồm phương tiện di chuyển, bữa ăn, chỗ lưu trú khi cần

• Maintains accurate records of all Student Activities events and Student Council activities (including event proposals, budgets, contacts, contracts, media/publicity, and evaluations)

Lưu trữ hồ sơ chính xác về tất cả các sự kiện Hoạt động học sinh và hoạt động của Hội đồng Học sinh trường (bao gồm đề xuất sự kiện, ngân sách, liên hệ, hợp đồng, phương tiện truyền thông/ công khai và đánh giá)

• Leads student organizations by providing leadership development and advisor training

Dẫn dắt các tổ chức học sinh thông qua việc phát triển khả năng lãnh đạo và tư vấn huấn luyện

• Oversee student organization budgets, assist student organizations in reserving space, procuring vendors and supplies for events

Giám sát ngân sách của tổ chức học sinh, hỗ trợ đặt địa điểm, làm việc với các nhà thầu và vật tư cho các sự kiện

• Other tasks as assigned by Line Manager

Các công việc khác theo yêu cầu Quản lý trực tiếp.

Qualifications & experience/ Bằng cấp và kinh nghiệm:

• University graduates/ Tốt nghiệp đại học

• At least 1-year experience relating to Student Activities or in relevant fields/ Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc liên quan đến Hoạt động học sinh hoặc các lĩnh vực tương đương

• Experience at international schools is a plus/ Kinh nghiệm làm việc tại các trường quốc tế là một lợi thế

Preferred Skills and Attributes/ Kỹ năng:

• Looking for an young and dynamic person/ Chúng tôi tìm kiếm một người trẻ tuổi và năng động

• Excellent oral and written interpersonal skills to effectively communicate in both Vietnamese and English/ Giao tiếp hiệu quả (nói và viết) bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt

• Good organizational skills with attention to details/ Kĩ năng tổ chức công việc tốt, tỉ mỉ

• Well-organized, good reporting skill/ Kĩ năng báo cáo, tổ chức tốt

• Being able to work well under pressure, flexible work schedule including weekends as needed/ Chịu được áp lực cao, linh hoạt làm việc ngoài giờ, bao gồm cuối tuần

• Ability to efficiently multi-task and conduct/complete independent work assignments, take initiative and oversee a variety of projects simultaneously/ Xử lí đa nhiệm, triển khai/ hoàn thành công việc độc lập, chủ động và giám sát nhiều dự án cùng lúc

• Knowledge and experience using integrated software systems and Microsoft applications (with proficiency in MS Word, Excel, and PowerPoint presentation)/ Có kiến thức và kinh nghiệm sử dụng các hệ thống phần mềm và ứng dụng Microsoft (thành thạo MS Word, Excel và PowerPoint)

• Understanding of, and a commitment to the school mission and vision, teaching and learning, high academic standards, and student success./ Hiều và cam kết với sứ mệnh và tầm nhìn, triết lí dạy và học, tiêu chuẩn học thuật của nhà trường, và sự thành công của học sinh

• Result-oriented and Integrated/ Hướng tới mục tiêu chung và kiên định

• Hard working/ Chăm chỉ

• Honest/ Trung thực

• Active & Flexible/ Chủ động và linh hoạt

• Can-do attitude/ Tinh thần cầu thị, vượt qua khó khăn

• Good at working with children in school environment/ Yêu mến trẻ em