[Hồ Chí Minh] Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

Mục đích

- Đảm bảo sự ổn định, bền vững về mặt tổ chức, hệ thống quản lý và nguồn nhân lực cho sự phát triển của công ty.

- Đảm bảo các dịch vụ cung ứng văn phòng, máy móc thiết bị, và truyền thông thông tin được duy trì ổn định, chi phí hành chính được sử dụng hiệu quả

Mô tả công việc – bao gồm nhưng không giới hạn ở

1. Quản lý điều hành phòng tổng vụ (20%):

- Xây dựng mục tiêu, kế hoạch hoạt động và tổ chức việc thực hiện, kiểm soát và thông tin kịp thời trong quá trình thực hiện để đạt mục tiêu của công ty.

- Quản lý nguồn nhân lực của phòng: Lập kế hoạch nhân sự, tham gia tuyển dụng để đảm bảo chất lượng nhân lực của phòng, phát triển kiến thức/kỹ năng/thái độ làm việc cho nhân viên, động viên thường xuyên và đánh giá định kỳ thành tích của nhân viên.

- Báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu.

2. Quản lý công tác nhân sự của Công ty (20%):

- Hoạch định, dự báo nhu cầu về nhân sự ngắn, trung, dài hạn.

- Lập chiến lược, kế hoạch đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

- Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức thực hiện công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của công ty.

- Tổ chức triển khai việc đánh giá thành tích (KPI), OGSM, năng lực của nhân viên. Lập lộ trình đào tạo và phát triển sự nghiệp cho cán bộ công nhân viên công ty.

- Quản lý quan hệ lao động.

- Quản lý chế độ lương thưởng, phúc lợi.

- Trợ giúp Tổng Giám Đốc xây dựng văn hóa tích cực và hấp dẫn để thu hút, kết nối và duy trì nhân sự phù hợp trong công ty.

- Xây dựng và thực hiện các chính sách tạo động lực, môi trường làm việc có hiệu suất cao và bền vững.

3. Quản lý công tác hành chính (10%):

- Tổ chức thực hiện và quản lý các công tác về văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức thực hiện và quản lý các dịch vụ văn phòng;

- Tổ chức thực hiện và quản lý việc thu mua cung ứng cho các phòng ban và dự án

- Quản lý chung toàn bộ cơ sở vật chất của Công ty.

4. Quản lý truyền thông (10%)

- Kiểm soát nội dung được đăng tải trên website, facebook, báo chí hoặc các trang mạng khác của Công ty

- Tổ chức phổ biến các thông tin nội bộ đến cán bộ công nhân viên

- Quản lý các chương trình và sự kiện nội bộ Công ty

- Kiểm soát các hình ảnh trước khi được sử dụng bên ngoài

- Tổ chức phối hợp, hỗ trợ với các đơn vị đối tác, liên quan trong các sự kiện quảng bá Công ty.

5. Thư ký – Pháp chế (20%)

- Theo dõi, kiểm soát, quản lý, và tổng hợp các báo cáo phòng ban theo định kỳ;

- Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp của Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông;

- Tham gia, thực hiện ghi chép và tổng hợp biên bản cho các cuộc họp của Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông;

- Phối hợp các phòng ban xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản trị của Công ty;

- Soạn thảo, kiểm soát và ban hành các tài liệu của theo yêu cầu Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông;

- Thay mặt Ban Tổng giám đốc yêu cầu các phòng ban chuyên môn triển khai hoạt động theo yêu cầu Ban Tổng giám đốc và tổ chức giám sát;

- Kiểm soát tuân thủ pháp luật của các hoạt động Công ty;

- Đánh giá và tư vấn các rủi ro về mặt pháp lý cho Ban Tổng giám đốc

- Rà soát các hợp đồng của Công ty đảm bảo tính tuân thủ và giảm thiểu các rủi ro pháp lý;

- Cập nhật các quy phạm pháp luật trong mọi lĩnh vực có liên quan đến vận hành của Công ty.

6. Quản lý hệ thống Công nghệ thông tin (10%)

- Tổ chức thực hiện và quản lý việc cung ứng các máy móc, thiết bị cho cá nhân cũng như văn phòng/dự án;

- Tổ chức thực hiện đào tạo hệ thống ERP, HRM cho cán bộ công nhân viên;

- Kiểm soát sự thông suốt của hệ thống mạng và hệ thống công nghệ thông tin của Công ty.

7. Khai thác và cải tiến hệ thống (5%)

- Khai thác hiệu quả các công cụ hệ thống của Công ty gồm ERP, HRM, các hệ thống lưu trữ, email và các hệ thống khác;

- Xây dựng và cải tiến liên tục các hoạt động nghiệp vụ, quy trình, quy định phục vụ công việc của phòng phụ hợp với công ty

8. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị giao (5%).

Kiến thức chuyên môn

- Cử nhân quản trị kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực, Luật hoặc các ngành có liên quan

- Có khả năng sử dụng tiếng Anh phục vụ công việc

- Hiểu biết tốt về pháp luật, quản trị nhân sự, quản trị chiến lược

Kỹ năng công việc

- Phân tích, tổng hợp, lập kế hoạch: Tốt

- Thuyết phục, đàm phán, tạo ảnh hưởng: Tốt

- Tạo và duy trì các mối quan hệ: Tốt

- Ra quyết định: Nhanh, chính xác

Kinh nghiệm tối thiểu

- 07 năm kinh nghiệm làm việc

- 03 năm làm công tác quản lý

Lưu ý đặc biệt

- Cẩn trọng, quyết đoán, nghiêm khắc và mềm mỏng khi cần

- Có khả năng xử lý song song nhiều vấn đề

- Có tư duy logic tốt

- Đáng tin cậy và tạo được sự an tâm khi chia sẻ thông tin.